导读：为什么样品沟通邮件如此重要？
在外贸业务中，样品是促成订单的关键一步。客户通过样品评估产品质量、工艺和实际效果，而专业的沟通邮件不仅能展现你的服务态度，还能提升客户信任感。然而，许多业务员在寄送样品时，因邮件表达不清晰或遗漏关键信息，导致客户体验不佳，甚至错失订单。
本文为你整理了样品寄送全流程中6个高频场景的英文邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附上【点评】与【重点提示】，帮助你在实际工作中高效使用，同时提升英语写作能力。
1. 请求客户确认寄样信息（Request for Sample Shipping Details）
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. As discussed, we are ready to send the samples you requested. Could you please confirm your full shipping address, preferred courier (e.g., DHL, FedEx), and any special instructions? Also, kindly let us know if you have an account number we can use to avoid shipping charges.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
您好！如之前沟通，我们已准备好寄送您所需的样品。请您确认完整的收货地址、偏好的快递方式（如DHL、FedEx），以及是否有特殊要求。同时，请告知是否有快递账号可供使用，以避免产生运费。
期待您的回复。
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 这封邮件礼貌且清晰，适用于客户表达寄样意向后。语气专业，避免直接询问“谁付运费”，而是委婉提出“是否有账号可用”，更易获得积极回应。
✅【重点提示】 “Could you please...” 是请求类邮件的高阶表达，比“Can you...”更正式；“avoid shipping charges” 比 “free shipping” 更准确，体现专业性。
2. 确认样品已准备就绪（Sample Readiness Confirmation）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our products. We’re pleased to inform you that your requested samples are now ready for shipment. We’ve double-checked the specifications to ensure they match your requirements.
Once we receive your shipping details, we’ll arrange dispatch immediately. Please let us know if there are any changes.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
感谢您对我们产品的关注。我们很高兴通知您，您所要求的样品现已准备就绪。我们已核对产品规格，确保符合您的要求。
一旦收到您的收货信息，我们将立即安排寄出。如有任何变更，请及时告知。
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 使用 “We’re pleased to inform you” 传递积极情绪，增强客户好感。“double-checked” 强调细致负责，提升专业形象。
✅【重点提示】 “ready for shipment” 是“可发货”的标准表达；“arrange dispatch” 比 “send out” 更正式，适合商务场景。
3. 通知样品已寄出（Sample Shipment Notification）
Dear [Customer's Name],
We’re happy to let you know that your samples have been shipped today via [Courier Name].
Tracking number: [Insert Number]
Estimated delivery: [Insert Date]
You can monitor the shipment status using the link: [Tracking Link]
Please check upon arrival and feel free to share your feedback. We’re looking forward to your thoughts!
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过[快递公司名称]寄出。
运单号码：[填写号码]
预计送达时间：[填写日期]
您可通过以下链接查询物流状态：[跟踪链接]
收到后请检查，并欢迎随时反馈意见。我们期待您的宝贵建议！
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 邮件传递积极信息，使用 “We’re happy to let you know” 增强亲和力。提供完整物流信息，体现服务周到。
✅【重点提示】 “Tracking number” 和 “Estimated delivery” 是客户最关心的信息，务必清晰标注；“feel free to share” 鼓励客户互动，促进后续沟通。
4. 样品签收后跟进（Follow-up After Sample Delivery）
Dear [Customer's Name],
I hope you’ve received the samples we sent last week. We’d appreciate it if you could take a moment to evaluate them and let us know your initial thoughts.
If you have any questions about the materials, packaging, or customization options, please don’t hesitate to ask. We’re here to support you.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
希望您已收到我们上周寄出的样品。如您能抽出时间评估并告知初步意见，我们将非常感激。
若您对材料、包装或定制选项有任何疑问，欢迎随时提出。我们随时为您提供支持。
期待您的反馈。
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 使用 “We’d appreciate it if...” 表达尊重与期待，语气得体。“don’t hesitate to ask” 是鼓励提问的经典表达，拉近客户距离。
✅【重点提示】 “initial thoughts” 比 “opinion” 更柔和，适合初期沟通；“customization options” 是外贸高频词，指“定制选项”。
5. 客户反馈不佳时的回应（Responding to Negative Sample Feedback）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your honest feedback regarding the samples. We truly value your input and are sorry to hear that they didn’t fully meet your expectations.
We’ve shared your comments with our production team and are working on improvements. Would you be open to receiving a revised version next week?
We’re committed to delivering a product that satisfies your needs.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
感谢您对样品的坦诚反馈。我们非常重视您的意见，对于样品未能完全满足您的期望，我们深表歉意。
我们已将您的建议反馈给生产团队，并正在改进。您是否愿意下周接收一个修改后的版本？
我们致力于提供符合您需求的产品。
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 面对负面反馈，邮件表现出诚恳与责任感。“truly value your input” 强化客户价值感，“working on improvements” 展现积极态度。
✅【重点提示】 “didn’t fully meet your expectations” 比 “bad quality” 更委婉；“revised version” 指“修改版”，避免使用 “new sample” 显得重复。
6. 样品通过后推动订单（Pushing for Order After Sample Approval）
Dear [Customer's Name],
Great to hear that you’re satisfied with the samples! We’re excited about the possibility of working together.
Shall we proceed with a trial order? We can offer favorable terms for the first shipment, including flexible MOQ and fast lead time.
Please let me know your target quantity and delivery timeline, and I’ll prepare a formal quotation for you.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[客户姓名]，
很高兴得知您对样品感到满意！我们非常期待与您合作。
是否可以推进试订单？我们可为首次发货提供优惠条件，包括灵活的最小起订量和快速交期。
请告知您的目标数量和交货时间，我将为您准备正式报价。
期待您的确认。
此致问候，
[你的名字]
✅【点评】 利用客户满意情绪顺势推进订单，“excited about the possibility” 传递合作热情。“favorable terms” 是促成订单的关键话术。
✅【重点提示】 “trial order” 指“试单”，降低客户决策压力；“MOQ”（Minimum Order Quantity）是外贸常用缩写，需确保客户理解。
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