导读：为什么专业邮件能提升客户信任？
在国际贸易中，样品寄送是促成订单的关键一步。一封清晰、礼貌且专业的英文邮件，不仅能准确传递信息，还能展现你的职业素养，增强客户对你的信任感。本文精选样品寄送全流程中6个典型场景的英文邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附上【点评】与【重点词汇/句型】标注，帮助你在实际工作中高效应用，同时提升商务英语写作能力。
1. 请求客户确认收件信息
📤Subject: Request for Shipping Details for Sample Delivery
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. We are preparing to send out the samples you requested. Could you please confirm your full shipping address, contact number, and preferred courier (if any)?
Additionally, if there are any import restrictions or special delivery instructions, kindly let us know in advance.
Looking forward to your confirmation so we can proceed promptly.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：请求提供样品寄送的收件信息
尊敬的[客户姓名]：
您好！感谢您的关注。我们正准备寄送您所要求的样品，请您确认完整的收货地址、联系电话以及偏好的快递方式（如有）。
此外，若您所在地区有进口限制或特殊派送要求，也请提前告知。
期待您的确认，以便我们尽快安排寄送。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 这是一封礼貌且周全的确认邮件，避免因信息错误导致寄送失败。语气正式但不过于生硬，适合初次沟通。
✅【重点词汇/句型】
- request for：请求……
- preferred courier：偏好的快递公司
- import restrictions：进口限制
- Looking forward to your confirmation：期待您的确认（商务邮件高频结尾句）
2. 通知样品已寄出（含物流信息）
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your requested samples have been shipped today via DHL. The tracking number is: 1234567890.
You can monitor the shipment status using the following link: [Tracking Link].
The estimated delivery time is 3–5 business days. Should you have any questions or not receive the package within the expected timeframe, please don’t hesitate to contact us.
Thank you for your interest in our products!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出——附物流单号
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您所要求的样品已于今日通过DHL寄出，物流单号为：1234567890。
您可通过以下链接查询物流状态：[物流链接]。
预计送达时间为3至5个工作日。如您有任何疑问，或未在预计时间内收到包裹，请随时与我们联系。
感谢您对我们产品的关注！
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 邮件简洁明了，包含关键信息：寄送方式、单号、预计时效和后续支持，体现专业服务意识。
✅【重点词汇/句型】
- be pleased to inform you：很高兴通知您（正式表达）
- tracking number：物流单号
- estimated delivery time：预计送达时间
- don’t hesitate to contact us：请随时联系我们（经典服务用语）
3. 样品寄送后礼貌跟进
📤Subject: Follow-up on Sample Delivery
Dear [Customer's Name],
I hope you’re doing well. I’m writing to follow up on the samples we sent last week. Have you received them? We’d love to hear your initial feedback.
If you have any questions about the materials, packaging, or usage, please feel free to ask. We’re here to support you.
Looking forward to your reply.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：关于样品寄送的后续跟进
尊敬的[客户姓名]：
您好！希望您一切顺利。我写这封邮件是想跟进一下我们上周寄出的样品，您是否已经收到？我们非常期待听取您的初步反馈。
如果您对材料、包装或使用方法有任何疑问，欢迎随时提出，我们将全力为您解答。
期待您的回复！
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 跟进邮件不宜过早，建议在预计送达后2-3天发送。语气友好，重在建立互动，而非催促。
✅【重点词汇/句型】
- follow up on：跟进……
- initial feedback：初步反馈
- feel free to ask：请随时提问（营造开放沟通氛围）
- We’re here to support you：我们随时为您提供支持（增强客户安全感）
4. 客户未收样时的询问邮件
📤Subject: Inquiry About Sample Delivery Status
Dear [Customer's Name],
I noticed that the tracking information shows the package was delivered last Monday, but I haven’t heard from you yet. Could you please confirm whether you’ve received the samples?
If there was any issue with the delivery, we can arrange a replacement promptly. Please let us know how we can assist.
Thank you for your attention.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于样品送达情况的询问
尊敬的[客户姓名]：
我注意到物流信息显示包裹已于上周一送达，但至今尚未收到您的回复。请您确认是否已收到样品？
如寄送过程中出现问题，我们可以立即安排补发。请告知我们如何协助您。
感谢您的关注！
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 此邮件用于客户“已签收但无反馈”的情况，语气关切而非质问，体现服务主动性。
✅【重点词汇/句型】
- tracking information shows：物流信息显示
- was delivered：已送达（注意时态）
- arrange a replacement：安排补发
- how we can assist：我们如何协助您（客户导向表达）
5. 收到客户反馈后的回复邮件
📤Subject: Thank You for Your Feedback on the Samples
Dear [Customer's Name],
Thank you for sharing your feedback on the samples. We’re glad to hear that you found the material quality satisfactory.
Regarding your suggestion on color options, we currently offer three standard shades: navy, gray, and beige. Custom colors are also available with a minimum order quantity.
Please let us know if you’d like to proceed with a bulk order or need additional information.
We look forward to working with you!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：感谢您对样品的反馈
尊敬的[客户姓名]：
感谢您分享对样品的反馈。我们很高兴得知您对材料质量表示满意。
关于您提出的颜色选择建议，我们目前提供三种标准色：深蓝、灰色和米色。定制颜色也可提供，但需满足最低起订量。
如您有意下单或需要更多信息，请随时告知。
期待与您的合作！
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 回复反馈时要表达感谢，并针对性回应建议，展现灵活性和合作意愿。
✅【重点词汇/句型】
- share your feedback：分享您的反馈
- found the material quality satisfactory：认为材料质量令人满意
- custom colors：定制颜色
- minimum order quantity：最低起订量（外贸常用术语）
6. 推动客户下单的最后跟进
📤Subject: Ready to Move Forward with Your Order?
Dear [Customer's Name],
It’s been two weeks since you received the samples, and I wanted to check in to see if you have any further questions.
We’re ready to proceed with production upon your confirmation. To help you decide, I’ve attached our latest catalog and price list for your reference.
If now is a good time to discuss a trial order, please let me know. We offer flexible terms and fast lead times.
Looking forward to your positive response!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：是否准备推进您的订单？
尊敬的[客户姓名]：
距离您收到样品已过去两周，我想跟进一下，您是否还有其他问题？
我们已准备好在您确认后立即安排生产。为便于您决策，我附上了最新的产品目录和报价单供您参考。
如现在是讨论试订单的合适时机，请随时告知。我们提供灵活的交易条款和快速交货周期。
期待您的积极回复！
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 此邮件用于推动决策，语气积极但不施压，提供附加资料增加说服力。
✅【重点词汇/句型】
- check in：跟进，联系（口语化但专业）
- proceed with production：推进生产
- trial order：试订单
- flexible terms and fast lead times：灵活条款与快速交期（客户关注点）
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