导读：样品寄出后，别让沟通断线！
在外贸业务中，寄出样品往往是促成订单的关键一步。然而，很多业务员在样品寄出后就陷入被动等待，错失了最佳跟进时机。适时、得体的英文跟进邮件不仅能体现专业度，还能有效推动客户决策。本文精心整理6个实用英文邮件模板，涵盖不同阶段的客户心理，每一封都配有中文翻译、重点词汇和使用场景点评，助你提升客户回应率与订单转化率。
模板一：样品已寄出，通知客户并建立期待
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Info Inside
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. I’m writing to inform you that the samples you requested have been shipped today via [Courier Name].
Tracking number: [Tracking Number]
Estimated delivery date: [Date]
We’re confident you’ll find the quality meets your expectations. Once received, we’d appreciate your feedback at your earliest convenience.
Looking forward to your thoughts!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出——内部包含追踪信息
亲爱的[客户姓名]：
希望您一切顺利。特此通知您，您所要求的样品已于今日通过[快递公司]寄出。
快递单号：[单号]
预计送达时间：[日期]
我们相信样品质量会符合您的期望。收到后，如能尽早反馈意见，我们将不胜感激。
期待您的回复！
此致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 使用“I hope this message finds you well”作为开场，礼貌且自然。
• 明确提供快递单号和预计送达时间，增强可信度。
• “We’re confident”表达自信，但不过分推销，留出客户反馈空间。
• 适合在寄出当天发送，建立初步联系。
模板二：样品已送达，礼貌询问反馈
📤Subject: Did You Receive the Samples?
Dear [Customer's Name],
I hope you're doing well. I noticed the tracking shows your samples were delivered on [Date]. I just wanted to check if everything arrived in good condition.
Could you please share your initial thoughts on the quality and packaging? We value your feedback and are happy to make any adjustments if needed.
Looking forward to hearing from you.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：您收到样品了吗？
亲爱的[客户姓名]：
希望您一切安好。我注意到物流信息显示您的样品已于[日期]送达。特此确认样品是否完好无损地收到。
能否请您分享一下对产品质量和包装的初步看法？我们非常重视您的反馈，并可根据需要进行调整。
期待您的回复。
顺致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 使用“I noticed”体现细心关注，增强客户被重视感。
• “initial thoughts”降低压力，鼓励客户轻松反馈。
• “We value your feedback”强调客户意见的重要性，提升好感。
• 建议在样品签收后24-48小时内发送。
模板三：客户未回复，温和提醒
📤Subject: Following Up on Sample Feedback
Dear [Customer's Name],
I hope you're having a great week. I’m following up on the samples we sent last week to see if you’ve had a chance to review them.
If you have any questions or need additional information—such as pricing, MOQ, or customization options—please don’t hesitate to let me know.
We’re here to support you every step of the way.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：针对样本反馈的后续处理事宜
亲爱的[客户姓名]：
祝您本周愉快！我们上周寄出的样品，不知您是否已抽空查看？特此跟进。
如果您有任何问题，或需要进一步了解价格、最小起订量（MOQ）或定制选项，请随时告知。
我们愿全程为您提供支持。
此致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “I hope you're having a great week”语气轻松，避免施加压力。
• “had a chance to review”委婉表达，不指责客户未回复。
• 主动提供价格、MOQ、定制等关键信息，推动下一步沟通。
• 适合在首次跟进后3-5天未收到回复时使用。
模板四：客户反馈积极，推动下单
📤Subject: Great to Hear You Like the Samples!
Dear [Customer's Name],
Thank you for your positive feedback on the samples! I’m glad to hear that the quality meets your standards.
As discussed, I’ve attached the updated quotation for your review. If you’re ready to proceed, I can help prepare the Proforma Invoice and arrange production promptly.
Let me know how you’d like to move forward—I’m here to assist!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：很高兴听到您喜欢这些样例！
亲爱的[客户姓名]：
感谢您对样品的积极反馈！很高兴得知产品质量符合您的标准。
如之前沟通，我已附上更新后的报价单供您审阅。若您准备下单，我可以立即准备形式发票（Proforma Invoice）并安排生产。
请告知您的下一步计划，我将全力协助！
此致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “Thank you for your positive feedback”迅速回应客户情绪，增强互动感。
• 使用“as discussed”体现专业性和连续性。
• 主动提出准备发票和安排生产，推动客户进入决策环节。
• 适合在客户明确表示满意后24小时内发送。
模板五：客户提出问题，专业回应并解决
📤Subject: Re: Feedback on Sample – We Can Help
Dear [Customer's Name],
Thank you for sharing your feedback. I understand your concern about [specific issue, e.g., material thickness].
We can certainly adjust the specification to better meet your needs. I’ve consulted our production team, and we can offer [solution, e.g., a thicker material option] without affecting the lead time.
Would you like me to send a revised sample or updated quotation?
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于样品的反馈意见——我们能够提供帮助
亲爱的[客户姓名]：
感谢您提供反馈。我理解您对[具体问题，如材质厚度]的担忧。
我们完全可以调整规格以更好地满足您的需求。我已与生产团队沟通，可在不影响交期的情况下提供[解决方案，如更厚的材质选项]。
您是否需要我寄送修改后的样品或更新报价？
期待您的回复。
此致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “I understand your concern”表达共情，缓解客户疑虑。
• 明确说明解决方案和不影响交期，增强说服力。
• 以问句结尾，引导客户做出选择，促进互动。
• 体现快速响应与专业能力，提升信任度。
模板六：长时间未回复，最后一次温和跟进
📤Subject: Final Follow-Up on Sample Inquiry
Dear [Customer's Name],
I hope you're well. I’m writing to follow up one last time regarding the samples we sent in [Month].
If you’re no longer interested, I completely understand. However, if you’re still considering, I’d be happy to offer a special discount or arrange a new sample if needed.
Thank you for your time, and I wish you all the best.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：关于样品查询的最终跟进事宜
亲爱的[客户姓名]：
希望您一切安好。这是我就[月份]寄出的样品所做的最后一次跟进。
若您已无兴趣，我完全理解。但若您仍在考虑，我很乐意提供特别折扣，或根据需要安排新样品。
感谢您的时间，祝您一切顺利。
顺致问候
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “one last time”明确为最终跟进，避免骚扰感。
• “I completely understand”体现尊重，保持良好关系。
• 提供特别折扣或新样品作为激励，增加转化可能。
• 即使未成交，也为未来合作留下良好印象。
总结：跟进有策略，沟通有温度
样品寄出后的跟进不是简单的催促，而是建立信任、引导决策的过程。以上6个英文邮件模板覆盖了从通知到促成下单的完整流程，语言简洁专业，语气得体有礼。建议根据客户反应灵活调整使用，并结合及时性、个性化和解决方案导向三大原则，提升邮件打开率与客户转化率。坚持练习这些模板，不仅能提高业务效率，还能显著提升你的商务英语写作能力。