导读：在外贸业务中，样品寄出只是第一步，能否成功转化客户，关键在于后续的跟进。很多业务员寄完样品后便陷入沉默，错失良机。本文精选6个高转化率的英文邮件跟进模板，涵盖寄样后不同阶段的沟通场景，每一封都配有精准中文翻译、重点词汇标注与写作技巧点评，帮助你在提升英语表达能力的同时，有效推动订单达成。
1. 样品已寄出，通知客户并确认收件信息
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
This is to inform you that we have shipped the requested samples today via [Courier Name]. The tracking number is 123456789, and you can monitor the delivery status at [Tracking Website].
The package includes:
– Product A (Color: Blue)
– Product B (Size: Medium)
Please let us know once you receive the samples. We look forward to your feedback!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的[客户姓名]：
我们已于今日通过[快递公司]寄出您所要求的样品，运单号为123456789，您可在[追踪网站]查看物流状态。
包裹内含：
– 产品A（颜色：蓝色）
– 产品B（尺寸：中号）
收到样品后请告知我们，期待您的反馈！
此致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用“This is to inform you”正式通知，适合商务场景。
• 明确列出包裹内容，避免客户遗漏检查。
• 提供追踪号和物流网站，体现专业与贴心。
• 重点词汇：shipped（已寄出）、tracking number（运单号）、monitor the delivery status（查看物流状态）。
2. 寄样3天后，礼貌询问是否收到
📤Subject: Follow-up: Did You Receive Our Samples?
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to kindly check if you have received the samples we sent on [Date].
We’d love to hear your initial thoughts and answer any questions you might have. Your feedback is highly valuable to us.
Looking forward to your reply.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：跟进问题：您是否已经收到了我们的样品？
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利！冒昧来信确认您是否已收到我们于[日期]寄出的样品？
我们非常期待了解您的初步看法，并乐意解答任何疑问。您的反馈对我们至关重要。
静候回复。
顺致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “I hope this email finds you well”是经典开场白，礼貌得体。
• 使用“kindly check”表达委婉询问，避免显得催促。
• 强调“your feedback is highly valuable”，提升客户参与感。
• 重点句型：answer any questions（解答疑问）、initial thoughts（初步看法）。
3. 客户收到样品后，主动邀请反馈
📤Subject: We’d Love Your Feedback on the Samples
Dear [Customer's Name],
Great to hear that the samples arrived safely! Thank you for confirming.
Now that you’ve had a chance to review them, we’d really appreciate your feedback. How do you feel about the quality, packaging, and overall impression?
If you have any suggestions or need further information, please don’t hesitate to let us know. We’re here to support you.
Best wishes,
[Your Name]
📤主题：我们非常希望收到您对这些样品的意见和建议
尊敬的[客户姓名]：
很高兴得知样品已安全抵达，感谢您的确认！
现在您已有机会查看样品，我们非常期待您的反馈。您对产品质量、包装及整体印象如何？
如有任何建议或需要更多信息，请随时告知。我们随时为您提供支持。
顺颂商祺，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Great to hear”表达积极情绪，拉近距离。
• 列出具体反馈维度（quality, packaging, impression），引导客户回复。
• “don’t hesitate to let us know”是鼓励沟通的常用表达。
• 重点短语：had a chance to review（有机会查看）、overall impression（整体印象）。
4. 一周未回复，温和提醒并提供帮助
📤Subject: Friendly Reminder: Your Thoughts on the Samples?
Dear [Customer's Name],
I hope you’re doing well. I’m following up on the samples we sent last week to see if you’ve had a chance to evaluate them.
If you’re busy, no worries—we understand. But if there’s anything we can clarify or assist with, please feel free to reach out.
We’re eager to move forward based on your feedback.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：友情提醒：您对这些样品有什么意见吗？
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切安好。我们上周寄出的样品，不知您是否已抽空评估？
若您正忙，完全理解。但如有任何需要澄清或协助之处，欢迎随时联系。
我们期待根据您的反馈推进下一步合作。
此致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Friendly reminder”语气友好，避免让客户感到压力。
• “no worries – we understand”体现同理心，降低客户心理负担。
• “move forward based on your feedback”暗示合作意愿，推动进展。
• 重点表达：following up（跟进）、evaluate（评估）、reach out（联系）。
5. 客户反馈积极，推动试单或报价
📤Subject: Great to Hear You Like the Samples – Next Steps?
Dear [Customer's Name],
Thank you for your positive feedback on the samples! We’re thrilled to know you’re satisfied with the quality.
Would you be interested in placing a trial order? We can offer you a special price for the first batch and arrange fast production.
Let me know your target quantity, and I’ll send a detailed quotation right away.
Looking forward to working together!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：很高兴听到您喜欢这些样本，下一步该怎么做呢？
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品的积极反馈！得知您对质量满意，我们非常高兴。
您是否有兴趣下试订单？我们可为首批订单提供特别价格，并安排快速生产。
请告知您的目标数量，我将立即发送详细报价。
期待合作！
此致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “thrilled to know”表达强烈喜悦，增强情感共鸣。
• 主动提出“special price”和“fast production”，增加吸引力。
• 明确下一步行动（target quantity → quotation），引导客户回应。
• 关键句型：place a trial order（下试订单）、detailed quotation（详细报价）。
6. 客户提出问题，专业回应并重建信任
📤Subject: Thank You for Your Feedback – We Can Improve That
Dear [Customer's Name],
Thank you for your honest feedback regarding the sample’s [issue, e.g., color mismatch]. We truly appreciate your input.
We’ve reviewed your concern and can confirm that this can be adjusted in mass production. For example, we can use Pantone 285C for a deeper blue, as you suggested.
We’d be happy to send a revised sample if needed. Let us know how you’d like to proceed.
Sincerely,
[Your Name]
📤主题：感谢您的反馈——我们会加以改进的
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品[问题，如颜色不符]的坦诚反馈，我们非常重视您的意见。
我们已评估您的建议，确认在大货生产中可进行调整。例如，我们可以如您所建议，使用潘通285C实现更深的蓝色。
如有需要，我们很乐意寄送修改后的样品。请告知您的下一步安排。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用“honest feedback”肯定客户，建立信任。
• 明确说明改进方案（如Pantone色号），展现专业性。
• 提供“revised sample”选项，体现服务灵活性。
• 重点词汇：mass production（大货生产）、adjust（调整）、proceed（推进）。
总结：样品寄出后的跟进邮件不仅是信息传递，更是建立信任、推动合作的关键环节。以上6个模板覆盖了从通知到促成订单的完整流程，语言简洁专业，情感得体。建议收藏并根据实际情况灵活调整，配合精准的英语表达，显著提升客户响应率与成单转化率。