导读：为什么样品沟通是成交的关键？
在国际贸易中，客户在正式下单前通常会要求寄送样品。这一阶段看似简单，实则至关重要——它不仅是产品质量的展示窗口，更是建立信任、推动成交的关键环节。如何用专业、礼貌且高效的英文邮件与客户沟通样品事宜，直接影响客户是否愿意继续合作。
本文为你整理了6个高频场景下的英文邮件模板，涵盖样品请求、费用说明、寄送通知、跟进反馈等全流程，并配有精准中文翻译和实用点评，助你轻松应对各类客户，提升转化率。
模板一：客户请求样品时的回复
📤Subject: Re: Sample Request for [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [product name]. We’d be happy to send you a sample for evaluation.
The sample is free of charge, but shipping will be at your cost. Please provide your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx) so we can arrange delivery promptly.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品名称]样品申请的事宜
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们很乐意为您提供样品供您评估。
样品免费，但运费需由您承担。请提供完整的收货地址及您偏好的快递公司（如DHL、FedEx），以便我们尽快安排寄送。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“free of charge”明确样品免费，避免误解。
✅ “shipping will be at your cost”委婉表达运费自理，语气专业。
✅ 主动要求客户提供快递偏好，体现服务细节，提升客户体验。
模板二：说明样品需收费的情况
📤Subject: Sample Fee and Delivery Information
Dear [Customer's Name],
Thank you for your sample request. We can provide the sample of [product name], but please note that a sample fee of [amount] applies due to its high production cost.
Once we receive the payment, we will ship the sample within 2 business days. The fee can be deducted from your future bulk order.
Please let us know if you’d like to proceed.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品费用及配送相关信息
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的样品申请。我们可以提供[产品名称]的样品，但由于生产成本较高，需收取[金额]的样品费。
收到付款后，我们将在两个工作日内寄出样品。该费用可在您后续的大货订单中抵扣。
请告知我们是否继续。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ “due to its high production cost”合理解释收费原因，增强说服力。
✅ 提出“fee can be deducted”增加客户付款意愿，降低心理门槛。
✅ 使用“within 2 business days”强调响应速度，增强信任感。
模板三：样品已寄出的通知邮件
📤Subject: Your Sample Has Been Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
Good news! Your sample of [product name] has been shipped today via [Courier Name].
Tracking number: [Number]
Estimated delivery: [Date]
You can monitor the shipment status using the link below:
[Tracking Link]
We hope you’ll be satisfied with the quality. Please feel free to contact us with any questions.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：您的样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的[客户姓名]：
好消息！您申请的[产品名称]样品已于今日通过[快递公司]寄出。
运单号码：[号码]
预计送达时间：[日期]
您可通过以下链接跟踪物流状态：
[跟踪链接]
希望您对样品质量满意。如有任何问题，欢迎随时联系我们。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 开头用“Good news!”营造积极情绪，提升阅读体验。
✅ 提供完整物流信息，体现专业性和透明度。
✅ 主动邀请客户反馈，为后续沟通埋下伏笔。
模板四：跟进客户是否收到样品
📤Subject: Follow-up: Did You Receive Your Sample?
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to check if you’ve received the sample of [product name] we sent on [date].
We’d appreciate your feedback on the quality and any questions you might have. Your input is important to us as we aim to meet your requirements.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：后续问题：您是否已经收到了样本？
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我写这封邮件是想确认您是否已收到我们于[日期]寄出的[产品名称]样品。
我们非常期待您对产品质量的反馈，以及您可能有的任何问题。您的意见对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的需求。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ “I hope this email finds you well”是经典开场白，礼貌得体。
✅ 使用“we’d appreciate”表达尊重，避免催促感。
✅ 强调“your input is important”，让客户感受到被重视。
模板五：客户反馈样品问题时的回应
📤Subject: Re: Feedback on Sample of [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback regarding the sample. We’re sorry to hear that it didn’t fully meet your expectations.
We take your comments seriously and would like to discuss possible adjustments, such as [suggestion: material, size, color, etc.]. Could we schedule a short call or video meeting to go over the details?
We’re committed to providing a product that matches your needs.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品名称]样品的反馈意见
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品的反馈。很抱歉得知样品未能完全达到您的期望。
我们高度重视您的意见，愿就可能的调整进行讨论，例如[建议：材质、尺寸、颜色等]。我们是否可以安排一次简短通话或视频会议，详细沟通？
我们致力于提供符合您需求的产品。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ “We’re sorry to hear…”表达共情，缓解客户情绪。
✅ 提出具体改进建议，展现专业态度和解决问题的能力。
✅ 主动提议会议沟通，推动关系进入深度合作阶段。
模板六：客户满意样品后推动下单
📤Subject: Great to Hear You Like the Sample – Ready for Bulk Order?
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming that the sample meets your requirements. We’re glad to hear you’re satisfied!
Now that you’ve approved the quality, we can proceed with the bulk production. Please let us know your target order quantity and desired delivery date, and we’ll prepare a formal quotation and production timeline.
We’re ready to support your business with high-quality products and reliable service.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：很高兴听到您喜欢这个样品——那么，准备进行批量采购了吗？
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认样品符合您的要求。很高兴您对样品感到满意！
既然您已确认质量，我们可以进入批量生产阶段。请告知您的目标订单数量和期望交货日期，我们将为您准备正式报价和生产排期。
我们已准备好以高质量产品和可靠服务支持您的业务发展。
此致
[您的姓名]
点评与重点：
✅ “Great to hear”传递积极情绪，增强客户信心。
✅ 使用“proceed with bulk production”自然引导客户进入下单流程。
✅ 强调“high-quality products and reliable service”，强化品牌形象。
结语：用专业沟通赢得客户信任
样品沟通不是简单的物流安排，而是销售流程中的关键转化点。通过使用以上6个英文邮件模板，你不仅能提升沟通效率，还能在细节中展现专业度与诚意，从而赢得客户信任，加速订单落地。建议收藏本文，根据实际场景灵活调整内容，让每一次沟通都成为成交的助推器。