导读：为什么外贸业务员需要英文邮件模板？
在国际贸易中，电子邮件是最常见的沟通方式之一。一封结构清晰、语言得体的英文邮件，不仅能提升客户对你专业度的认可，还能有效推动订单进展。对于刚入行的外贸业务员来说，掌握常用邮件模板是快速上手的关键。
本文精心整理了12个高频外贸场景下的实用英文邮件模板，涵盖初次联系、报价、催款、售后等环节，每封邮件均提供中英双语对照、翻译解析与重点点评，帮助你在实战中灵活运用，提升英语沟通能力。
1. 初次联系客户（Initial Contact）
Subject: Introduction and Product Offering from [Your Company]
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. My name is Lisa Wang, and I’m a sales representative at a professional manufacturer of home appliances based in China. We specialize in high-quality kitchen gadgets and have been exporting to North America and Europe for over 8 years.
I came across your company online and noticed that you distribute similar products. I’d love to introduce our latest product line and explore the possibility of cooperation. Please find our catalog attached for your review.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Lisa Wang
Sales Representative
主题：来自[公司名称]的产品介绍
亲爱的史密斯先生：
希望您一切安好。我叫王丽莎，是中国一家专业家用电器制造商的销售代表。我们专注于高品质厨房小工具，已向北美和欧洲出口超过8年。
我在网上了解到贵公司，注意到您也在分销类似产品。我很乐意介绍我们的最新产品线，并探讨合作可能。随信附上产品目录，供您查阅。
期待您的回复。
此致
敬礼！
王丽莎
销售代表
点评与重点：
- 开头使用“I hope this email finds you well”是商务邮件中的经典问候语，礼貌得体。
- 简明介绍自己和公司背景，突出“专业”和“出口经验”。
- “explore the possibility of cooperation”表达合作意愿，语气委婉不强求。
- 附件提示清晰，便于客户查阅。
2. 发送产品报价（Sending Quotation）
Subject: Quotation for Your Requested Items
Dear Ms. Johnson,
Thank you for your inquiry dated May 10. As requested, please find the detailed quotation for the items below:
- Product A: $12.50/unit (MOQ: 500 pcs)
- Product B: $8.30/unit (MOQ: 1,000 pcs)
Payment terms: T/T 30% in advance, 70% before shipment.
Delivery time: 25-30 days after order confirmation.
All prices are FOB Shanghai. Let me know if you need CIF or DDP pricing.
Please feel free to contact me if you have any questions. I’d be happy to assist.
Best regards,
Lisa Wang
主题：您所询产品的报价单
亲爱的约翰逊女士：
感谢您5月10日的询盘。根据您的要求，以下是相关产品的详细报价：
- 产品A：12.50美元/件（最小起订量：500件）
- 产品B：8.30美元/件（最小起订量：1000件）
付款方式：30%预付，出货前付70%。
交货时间：订单确认后25-30天。
以上价格均为上海港离岸价（FOB）。如需到岸价（CIF）或完税后交货价（DDP），请告知。
如有疑问，欢迎随时联系。我将竭诚为您服务。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- “Thank you for your inquiry”体现及时响应，建立良好印象。
- 报价条目清晰，使用项目符号便于阅读。
- 明确标注MOQ、付款方式、交期和贸易术语，避免后续误解。
- 主动提出可提供其他报价方式，展现专业与服务意识。
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Subject: Follow-up on Our Quotation
Dear Mr. Brown,
I’m writing to follow up on the quotation I sent you last week. I understand you may be busy, but I’d appreciate it if you could let me know your thoughts on our offer.
If you have any concerns about pricing, MOQ, or delivery, please don’t hesitate to let me know. I’m happy to discuss alternatives.
We’re currently running a special promotion for new clients—orders placed this month will receive a 5% discount.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
Lisa Wang
主题：关于我方报价的跟进
亲爱的布朗先生：
我写此邮件是想跟进上周发送给您的报价单。我理解您可能较忙，但仍希望能了解您对我方报价的看法。
如果您对价格、起订量或交货期有任何疑问，请随时告知。我很乐意讨论其他方案。
目前我们正对新客户推出特别促销——本月下单可享5%折扣。
期待尽快收到您的回复。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 使用“I understand you may be busy”体现同理心，避免给客户压力。
- 主动提出可调整方案，增强灵活性。
- 加入限时优惠信息，制造紧迫感，促进决策。
4. 确认订单（Order Confirmation）
Subject: Order Confirmation No. 20240515
Dear Ms. Taylor,
Thank you for your order. We confirm receipt of your purchase order for 2,000 units of Product A.
As agreed:
- Unit price: $12.00
- Total amount: $24,000
- Payment: 30% deposit received, balance due before shipment
- Production will start immediately, and estimated delivery date is June 20, 2024.
We will send you production updates and photos for approval during the process.
Please confirm if everything is correct. Let us know if you have any special packaging requirements.
Best regards,
Lisa Wang
主题：订单确认函 编号20240515
亲爱的泰勒女士：
感谢您的订单。我们已确认收到您关于2000件产品A的采购单。
根据约定：
- 单价：12.00美元
- 总金额：24,000美元
- 付款：已收30%定金，余款出货前付清
- 生产将立即启动，预计交货日期为2024年6月20日。
生产过程中，我们将发送进度更新和产品照片供您确认。
请确认以上信息是否准确。如有特殊包装要求，请及时告知。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 邮件标题注明订单编号，便于客户归档。
- 逐条列出关键信息，清晰明了。
- 承诺提供生产进度和照片，增强客户信任。
- 主动询问包装要求，体现细致服务。
5. 请求付款（Payment Reminder）
Subject: Reminder: Balance Payment Due for Order #20240515
Dear Ms. Taylor,
I hope you’re doing well. This is a friendly reminder that the balance payment of $16,800 for Order #20240515 is due before shipment.
Our bank details are as follows:
Bank Name: [Bank Name]
Account Name: [Company Name]
Account Number: [Account Number]
SWIFT Code: [SWIFT Code]
Please send the payment confirmation once the transfer is completed, so we can arrange shipment promptly.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Lisa Wang
主题：提醒：订单#20240515尾款即将到期
亲爱的泰勒女士：
希望您一切顺利。此邮件提醒您，订单#20240515的尾款16,800美元需在出货前支付。
我方银行信息如下：
银行名称：[银行名称]
账户名称：[公司名称]
账号：[账号]
SWIFT代码：[SWIFT代码]
转账完成后，请发送付款凭证，以便我们及时安排出货。
感谢您的配合。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 使用“friendly reminder”语气友好，避免显得咄咄逼人。
- 明确金额、订单号和付款目的，减少误解。
- 提供完整银行信息，方便客户操作。
- 强调付款后即可出货，激励客户尽快行动。
6. 安排发货通知（Shipping Notification）
Subject: Shipment Arranged for Order #20240515
Dear Ms. Taylor,
We are pleased to inform you that your order has been shipped today via sea freight.
Below are the shipping details:
- BL Number: COSCO123456789
- Vessel Name: COSCO SHANGHAI V.123
- ETD: June 20, 2024
- ETA: July 15, 2024
- Port of Destination: Los Angeles
Attached please find the Bill of Lading and packing list for your reference.
We hope everything arrives in perfect condition. Please let us know once the goods are received.
Best regards,
Lisa Wang
主题：订单#20240515已安排发货
亲爱的泰勒女士：
我们很高兴通知您，您的订单已于今日通过海运发出。
发货详情如下：
- 提单号：COSCO123456789
- 船名：COSCO SHANGHAI V.123
- 预计离港：2024年6月20日
- 预计到港：2024年7月15日
- 目的港：洛杉矶
随信附上提单和装箱单，供您参考。
希望货物顺利抵达。收货后请告知我们。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- “We are pleased to inform you”表达积极情绪，增强客户满意度。
- 提供完整物流信息，便于客户跟踪。
- 附件说明清晰，体现专业性。
- 结尾提醒客户确认收货，保持沟通闭环。
7. 处理客户投诉（Handling Customer Complaint）
Subject: Apology and Solution for Damaged Goods
Dear Mr. Wilson,
Thank you for informing us about the damaged items in your recent shipment. We sincerely apologize for the inconvenience caused.
After investigating with our logistics partner, we found that the packaging was compromised during transit. We will improve our packaging standards immediately.
As a solution, we will send you 100 replacement units at no cost, and offer a 10% discount on your next order.
We value your business and hope to regain your trust.
Best regards,
Lisa Wang
主题：关于货物破损的致歉与解决方案
亲爱的威尔逊先生：
感谢您告知我们最近一批货物中存在破损情况。我们对此带来的不便深表歉意。
经与物流方核实，我们发现包装在运输途中受损。我们将立即改进包装标准。
作为解决方案，我们将免费补发100件产品，并给予您下一笔订单10%的折扣。
我们重视与您的合作，希望重新赢得您的信任。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 第一时间道歉，展现负责任态度。
- 说明调查结果，增强可信度。
- 提供具体补偿方案（补货+折扣），体现诚意。
- 结尾表达长期合作意愿，维护客户关系。
8. 请求客户推荐（Request for Referral）
Subject: Thank You & A Small Favor
Dear Ms. Lee,
Thank you for your continued support and trust in our products. We’re glad to hear that your customers are satisfied with the quality.
If you know any other companies that might be interested in our product line, we’d be grateful if you could refer us.
We always offer special pricing for referred clients, and we’ll make sure to appreciate your help.
Looking forward to growing together.
Best regards,
Lisa Wang
主题：感谢您与一个小请求
亲爱的李女士：
感谢您一直以来对我们产品的支持与信任。我们很高兴得知您的客户对产品质量表示满意。
如果您认识其他可能对我方产品感兴趣的公司，烦请推荐给我们。
我们为推荐客户提供特别价格，同时也会铭记您的帮助。
期待与您共同成长。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 先表达感谢，建立情感连接。
- 使用“a small favor”降低请求的压迫感。
- 承诺对推荐客户给予优惠，并回馈推荐人，激励推荐行为。
- 语言温暖真诚，适合长期客户沟通。
9. 询问客户反馈（Request for Feedback）
Subject: How Was Your Experience with Our Products?
Dear Mr. Clark,
I hope your new batch of products has arrived safely. We’d love to hear your feedback on the quality, packaging, and delivery.
Your opinion is very important to us and helps us improve our service.
If you’re satisfied, we’d be honored if you could share your experience with others or leave a review.
Thank you for your time and support.
Best regards,
Lisa Wang
主题：您对我们的产品体验如何？
亲爱的克拉克先生：
希望您新一批货物已安全抵达。我们非常想了解您对产品质量、包装和交货的反馈。
您的意见对我们非常重要，有助于我们改进服务。
如果您满意，我们诚挚希望您能分享使用体验，或留下评价。
感谢您的时间与支持。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 以关心客户收货情况开头，自然过渡到反馈请求。
- 强调反馈的价值，让客户感到被重视。
- 委婉请求评价，避免显得功利。
- 语气谦逊有礼，适合售后维护。
10. 感谢客户订单（Thank You for Order）
Subject: Thank You for Your Order!
Dear Ms. Green,
Thank you for placing your first order with us. We truly appreciate your trust and look forward to a long-term partnership.
Your order is now in production, and we will keep you updated on the progress.
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
Wishing you a great day!
Best regards,
Lisa Wang
主题：感谢您的订单！
亲爱的格林女士：
感谢您首次下单。我们非常感谢您的信任，并期待与您建立长期合作关系。
您的订单已进入生产阶段，我们将持续向您汇报进度。
如有任何问题，请随时联系我。
祝您今天愉快！
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 主动表达感谢，增强客户好感。
- 强调“first order”和“long-term partnership”，传递重视信号。
- 告知订单状态，让客户安心。
- 结尾祝福语增添亲切感。
11. 产品缺货通知（Out of Stock Notification）
Subject: Update on Product Availability
Dear Mr. Adams,
Thank you for your inquiry. We regret to inform you that Product X is currently out of stock due to high demand.
We expect to restock by July 10, 2024. If you’d like, we can place a pre-order for you and ship it as soon as it’s available.
Alternatively, I can recommend a similar product with the same quality and function.
Please let me know how you’d like to proceed.
Best regards,
Lisa Wang
主题：关于产品库存的最新通知
亲爱的亚当斯先生：
感谢您的询盘。很抱歉通知您，由于需求旺盛，产品X目前缺货。
预计2024年7月10日可补货。如您愿意，我们可以为您预留库存，到货后立即发货。
此外，我也可以推荐一款功能与质量相似的替代产品。
请告知您希望如何处理。
此致
敬礼！
王丽莎
点评与重点：
- 使用“regret to inform”表达遗憾，体现同理心。
- 说明缺货原因（高需求），减少客户疑虑。
- 提供两种解决方案：预购或推荐替代品，展现灵活性。
- 主动征求客户意见，保持沟通主动权。
12. 节日问候邮件（Festival Greeting）
Subject: Happy Thanksgiving from Our Team!
Dear Valued Customer,
On this special day, we would like to extend our warmest wishes to you and your team.
Thank you for your trust and support throughout the year. We truly value our partnership.
Wishing you a joyful Thanksgiving filled with gratitude and happiness.
Best regards,
Lisa Wang
On behalf of the entire team
主题：我们团队祝您感恩节快乐！
尊敬的客户：
在这个特别的日子里，我们向您和您的团队致以最诚挚的祝福。
感谢您一年来的信任与支持。我们非常珍视与您的合作关系。
祝您度过一个充满感恩与快乐的感恩节。
此致
敬礼！
王丽莎
代表全体团队
点评与重点：
- 节日问候是维护客户关系的重要方式。
- 使用“Valued Customer”体现尊重。
- 表达感谢与祝福，情感真挚。
- 简洁温馨，适合群发，增强品牌温度。