导读：为什么你需要这些英文货运邮件模板？
在全球化贸易日益频繁的今天，清晰、专业的英文邮件沟通能力已成为物流、外贸、跨境电商从业者的基本功。无论是通知发货、查询物流状态，还是处理延误或清关问题，一封结构清晰、用语得体的英文邮件不仅能提升沟通效率，还能建立专业可信的形象。
本文精心整理了10个高频使用场景下的英文 shipping 与货运邮件模板，涵盖从发货通知到问题处理的全流程。每个模板均配有准确中文翻译，并附有【重点提示】和【使用点评】，帮助你理解关键表达、掌握商务邮件写作技巧，真正做到学以致用。
1. 发货通知邮件（Shipment Notification）
Dear [Recipient's Name],
We are pleased to inform you that your order #[Order Number] has been shipped today via [Shipping Method].
The tracking number is: [Tracking Number].
You can track the shipment at: [Tracking Website URL].
Estimated delivery date: [Date].
Thank you for your business.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨ 中文翻译：
尊敬的[收件人姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单 #[订单编号] 已于今日通过[运输方式]发出。
运单号码为：[运单号]。
您可在以下网址查询物流信息：[追踪网站链接]。
预计送达日期：[日期]。
感谢您的惠顾。
此致敬礼
[您的姓名]
[您的职位]
✅【重点提示】
• “We are pleased to inform you” 是正式且礼貌的通知开头。
• 明确列出订单号、运输方式、追踪号和预计送达时间（EDD）是关键信息。
• 提供追踪链接方便客户自助查询。
✅【使用点评】
适用于所有发货场景，结构清晰，信息完整，是建立客户信任的第一步。
2. 货物已装运确认（Shipment Confirmation）
Dear [Client's Name],
This is to confirm that your shipment (PO #: [Purchase Order Number]) has been successfully loaded and dispatched from our warehouse on [Date].
Vessel/Flight Name: [Name]
Departure Port/Airport: [Location]
Destination Port/Airport: [Location]
Estimated Time of Arrival (ETA): [Date]
Attached please find the Bill of Lading (B/L) and packing list for your reference.
Should you have any questions, feel free to contact us.
Sincerely,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
特此确认，您的货物（采购单号：[采购订单号]）已于[日期]从我方仓库成功装运发出。
船名/航班号：[名称]
起运港/机场：[地点]
目的港/机场：[地点]
预计到达时间（ETA）：[日期]
随附提单（B/L）和装箱单供您参考。
如有任何疑问，欢迎随时联系我们。
此致
[您的姓名]
✅【重点提示】
• “This is to confirm” 是正式确认的常用句式。
• 提供详细的运输工具、起运地、目的地和ETA信息。
• 提及附件文件（提单、装箱单）体现专业性。
✅【使用点评】
适用于海运或空运大宗货物，信息详尽，适合与客户或代理共享关键物流节点。
3. 查询货物状态（Inquiry About Shipment Status）
Dear [Carrier/Supplier's Name],
I hope this email finds you well.
Could you please provide an update on the status of shipment #[Tracking Number]?
The goods were scheduled to depart on [Date], but we have not received any tracking updates since then.
We would appreciate it if you could check the current location and estimated delivery time.
Thank you for your assistance.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[承运商/供应商姓名]：
希望您一切安好。
能否请您提供一下运单号 #[运单号] 的货物最新状态？
货物原定于[日期]启运，但此后我们未收到任何物流更新。
烦请协助查询当前所在位置及预计送达时间。
感谢您的协助。
此致敬礼
[您的姓名]
✅【重点提示】
• “I hope this email finds you well” 是礼貌开场白。
• 使用 “Could you please” 表达委婉请求。
• 明确说明问题：无更新、需确认位置与ETA。
✅【使用点评】
语气礼貌且清晰，适用于向承运方或供应商查询延迟或无更新的货物。
4. 货物延误通知（Shipment Delay Notification）
Dear [Customer's Name],
We regret to inform you that your order #[Order Number] has been delayed due to [reason, e.g., weather conditions, customs inspection].
The new estimated delivery date is now [New Date].
We sincerely apologize for the inconvenience and are working closely with the carrier to ensure prompt delivery.
We will keep you updated on any further changes.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们很遗憾地通知您，由于[原因，如天气状况、海关检查]，您的订单 #[订单编号] 将会延迟。
新的预计送达日期为[新日期]。
对此造成的不便我们深表歉意，并正与承运方密切合作以确保尽快送达。
我们将持续向您通报任何进一步的变动。
感谢您的理解。
此致敬礼
[您的姓名]
[公司名称]
✅【重点提示】
• “We regret to inform you” 是表达坏消息的标准开头。
• 明确说明延迟原因和新的ETA。
• 表达歉意并承诺跟进，有助于维护客户关系。
✅【使用点评】
主动沟通延迟问题可减少客户焦虑，展现责任感，是危机沟通的典范。
5. 要求提供提单副本（Request for Bill of Lading Copy）
Dear [Shipping Agent's Name],
Could you please send us a scanned copy of the Bill of Lading for shipment #[B/L Number]?
We need it for customs clearance and internal record purposes.
Please send it at your earliest convenience.
Thank you in advance.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
✨ 中文翻译：
尊敬的[货运代理姓名]：
能否请您发送一份提单号 #[B/L编号] 的提单扫描件？
我们需要用于清关和内部存档。
请尽快发送，谢谢。
提前感谢。
此致敬礼
[您的姓名]
[您的公司]
✅【重点提示】
• “Could you please” 保持礼貌请求语气。
• 说明用途（清关、存档）增加合理性。
• “at your earliest convenience” 是委婉催促的常用表达。
✅【使用点评】
简洁明了，适用于与货运代理的日常沟通，专业且高效。
6. 通知清关完成（Customs Clearance Update）
Dear [Client's Name],
We would like to inform you that your shipment has cleared customs in [Country/Port] on [Date].
The goods are now released and will be delivered to your address within [Number] business days.
Tracking status has been updated accordingly.
Please ensure someone is available to receive the delivery.
Best regards,
[Your Name]
[Logistics Team]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
特此通知，您的货物已于[日期]在[国家/港口]完成清关。
货物现已放行，将在[数字]个工作日内送达您指定地址。
物流状态已同步更新。
请确保收货地址有人可签收。
此致敬礼
[您的姓名]
[物流团队]
✅【重点提示】
• “cleared customs” 是“完成清关”的标准表达。
• 明确告知放行后预计送达时间。
• 提醒收货准备，体现服务细节。
✅【使用点评】
清关是跨境物流关键节点，及时通知客户可提升满意度。
7. 货物签收确认（Delivery Confirmation）
Dear [Customer's Name],
This email is to confirm that your order #[Order Number] was successfully delivered on [Date] at [Time].
The package was signed for by: [Name/Receiver].
Thank you for choosing our service.
If you have any feedback, we’d love to hear from you.
Warm regards,
[Your Name]
[Customer Service Team]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
此邮件用于确认您的订单 #[订单编号] 已于[日期][时间]成功送达。
包裹由：[姓名/签收人] 签收。
感谢您选择我们的服务。
如有任何反馈，我们非常乐意听取。
此致问候
[您的姓名]
[客服团队]
✅【重点提示】
• “successfully delivered” 和 “signed for by” 明确交付状态。
• 提供具体签收人信息增强可信度。
• 结尾邀请反馈，促进客户互动。
✅【使用点评】
闭环沟通的重要一环，确认交付完成，提升客户体验。
8. 货物丢失查询（Inquiry About Lost Shipment）
Dear [Carrier's Support Team],
I am writing to report that shipment #[Tracking Number] has not been delivered as expected.
According to the tracking information, the last update was on [Date] at [Location], and there has been no movement since.
The estimated delivery date has passed, and the recipient has not received the package.
Could you please investigate the status and advise on the next steps?
We appreciate your urgent attention to this matter.
Sincerely,
[Your Name]
[Company Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[承运商客服团队]：
我写此邮件报告运单号 #[运单号] 的货物未如期送达。
根据物流信息，最后一次更新为[日期]在[地点]，此后再无动态。
预计送达日期已过，收件人仍未收到包裹。
能否请您调查当前状态并告知后续处理步骤？
恳请贵方尽快处理此事。
此致
[您的姓名]
[公司名称]
✅【重点提示】
• 使用 “I am writing to report” 正式提出问题。
• 提供具体时间节点和物流状态，便于对方核查。
• “urgent attention” 强调问题紧迫性。
✅【使用点评】
语气坚定但不失礼貌，适用于处理严重物流异常，推动问题解决。
9. 修改收货地址请求（Request to Change Delivery Address）
Dear [Shipping Company],
I would like to request a change of delivery address for shipment #[Tracking Number].
Current Address: [Old Address]
New Address: [New Address]
Please confirm if this change is still possible and let us know of any additional fees or procedures required.
We appreciate your support.
Best regards,
[Your Name]
[Contact Information]
✨ 中文翻译：
尊敬的[承运公司]：
我希望能为运单号 #[运单号] 的货物修改收货地址。
原地址：[旧地址]
新地址：[新地址]
请确认是否仍可修改，并告知可能产生的额外费用或所需手续。
感谢您的支持。
此致敬礼
[您的姓名]
[联系方式]
✅【重点提示】
• “I would like to request” 表达正式请求。
• 清晰列出新旧地址，避免混淆。
• 主动询问费用和流程，体现专业性。
✅【使用点评】
客户常有地址变更需求，此模板帮助你高效沟通，减少投递失败。
10. 货物损坏投诉（Complaint About Damaged Goods）
Dear [Supplier's Name],
We regret to inform you that the shipment received on [Date] was damaged upon arrival.
Several items in the package were broken, including [List Damaged Items].
Photos of the damage are attached for your reference.
We kindly request a replacement or compensation as per our agreement.
Please advise on the next steps at your earliest convenience.
Thank you for your prompt attention.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
✨ 中文翻译：
尊敬的[供应商姓名]：
我们很遗憾地通知您，于[日期]收到的货物在抵达时已受损。
包裹中多件物品破损，包括：[列出破损物品]。
随附损坏照片供您参考。
根据协议，我们恳请更换货物或给予赔偿。
请尽快告知后续处理方案。
感谢您的及时关注。
此致
[您的姓名]
[您的职位]
✅【重点提示】
• “damaged upon arrival” 准确描述问题发生时间。
• 列出具体受损物品并附照片，增强说服力。
• 明确诉求（更换或赔偿）和期望响应时间。
✅【使用点评】
处理投诉时需有理有据，此模板结构严谨，适合正式索赔沟通。