导读：让物流沟通更高效
在国际贸易和跨境业务中，清晰、专业的英文邮件是确保货物顺利运输和准时交付的关键。然而，许多从业者在撰写货运或交货相关邮件时常常感到措辞困难，担心表达不清导致误解或延误。
为此，本文精心整理了8个高频场景下的英文货运与交货邮件模板，涵盖发货通知、延迟提醒、清关协助、签收确认等常见情境。每个模板均提供准确中文翻译，并附有【点评】与【重点词汇/句型】标注，帮助你快速掌握商务英语表达技巧，提升沟通效率。
1. 发货通知邮件（Shipment Notification）
Dear [Recipient's Name],
We are pleased to inform you that your order #[Order Number] has been shipped today via [Carrier Name].
The tracking number is: [Tracking Number].
You can monitor the delivery status at: [Tracking Website URL].
Expected delivery date: [Estimated Delivery Date].
Please ensure someone is available to receive the package upon arrival.
If you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单 #[订单编号] 已于今日通过[承运商名称]发出。
运单号码为：[运单号]。
您可通过以下网址查询物流状态：[追踪网址]。
预计送达日期为：[预计送达日期]。
请确保收货时有人签收。
如有任何疑问，欢迎随时联系我们。
此致敬礼！
[你的名字]
📍【点评】 这是一封标准的发货通知邮件，语气正式且信息完整。适合用于B2B或B2C场景。
📍【重点词汇】 shipped（已发货）、tracking number（运单号）、monitor the delivery status（跟踪物流状态）
2. 货物已送达确认邮件（Delivery Confirmation）
Dear [Recipient's Name],
This is to confirm that your shipment (Order #[Order Number]) was successfully delivered on [Delivery Date].
The package was signed for by: [Name of Recipient or 'Authorized Person'].
Attached is the delivery proof for your reference.
Thank you for your business. We look forward to serving you again.
Sincerely,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
特此确认，您的货物（订单 #[订单编号]）已于[送达日期]成功送达。
签收人为：[签收人姓名或“授权人员”]。
随附签收凭证供您参考。
感谢您的合作，期待再次为您服务。
此致
[你的名字]
📍【点评】 此邮件用于正式确认货物已送达，常用于合同履行或财务结算依据。
📍【重点句型】 was successfully delivered（已成功送达）、signed for by（由…签收）、delivery proof（签收凭证）
3. 货物延迟发货通知（Delay in Shipment Notice）
Dear [Recipient's Name],
We regret to inform you that there will be a delay in shipping your order #[Order Number].
Due to [brief reason, e.g., 'unexpected supply chain disruption' or 'customs inspection'], the new estimated shipping date is [New Shipping Date].
We sincerely apologize for the inconvenience and are doing our best to minimize the delay.
We will keep you updated on the progress.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
我们很抱歉地通知您，您的订单 #[订单编号] 将出现发货延迟。
由于[简要原因，如“供应链突发中断”或“海关查验”]，新的预计发货日期为[新发货日期]。
我们对由此带来的不便深表歉意，并正尽力减少延误时间。
我们将持续向您更新进展。
感谢您的理解。
此致敬礼！
[你的名字]
📍【点评】 面对延迟，主动沟通是关键。此模板语气诚恳，既说明原因又表达歉意，有助于维护客户关系。
📍【重点表达】 regret to inform（遗憾地通知）、due to（由于）、minimize the delay（尽量减少延迟）
4. 请求提供收货地址确认（Request for Delivery Address Confirmation）
Dear [Recipient's Name],
Before we proceed with shipping your order #[Order Number], we would like to confirm the delivery address:
[Full Delivery Address]
Could you please verify that this information is correct?
If any changes are needed, kindly reply to this email as soon as possible.
Shipping will be arranged upon confirmation.
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
在安排发货前，我们希望确认您的订单 #[订单编号] 的收货地址：
[完整收货地址]
请您核实以上信息是否正确？
如有变更，请尽快回复本邮件。
确认后我们将立即安排发货。
感谢您的及时配合。
此致敬礼！
[你的名字]
📍【点评】 在发货前确认地址可避免投递错误，此邮件礼貌且清晰，适合用于高价值或国际订单。
📍【重点句型】 we would like to confirm（我们希望确认）、verify that... is correct（核实…是否正确）、upon confirmation（一经确认）
5. 清关协助请求邮件（Request for Customs Clearance Assistance）
Dear [Recipient's Name],
Your shipment (Tracking #: [Number]) has arrived at the destination port and is currently undergoing customs clearance.
Customs authorities require additional documentation: [e.g., commercial invoice, certificate of origin].
Please provide the requested documents as soon as possible to avoid delays.
If you have any questions about the process, we are happy to assist.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
您的货物（运单号：[编号]）已抵达目的港，目前正在办理清关手续。
海关方面要求补充以下文件：[如商业发票、原产地证等]。
请尽快提供所需文件，以免造成延误。
如对流程有疑问，我们乐意协助。
感谢您的配合。
此致
[你的名字]
📍【点评】 国际运输中清关是常见瓶颈，此邮件明确指出所需文件，帮助客户快速响应。
📍【重点词汇】 undergoing customs clearance（正在清关）、additional documentation（补充文件）、avoid delays（避免延误）
6. 货物部分交付通知（Partial Shipment Notification）
Dear [Recipient's Name],
We are shipping part of your order #[Order Number] today due to temporary unavailability of some items.
Shipped items: [List of Items]
Remaining items will be dispatched by [Date].
Tracking number for this shipment: [Tracking Number]
We apologize for any inconvenience and appreciate your patience.
Best regards,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
由于部分商品暂时缺货，我们今日先发出您订单 #[订单编号] 中的部分货物。
已发货商品：[商品列表]
剩余商品将于[日期]前发出。
本次发货运单号：[运单号]
对此造成的不便我们深表歉意，感谢您的耐心等待。
此致敬礼！
[你的名字]
📍【点评】 当无法整单发货时，使用此模板可有效管理客户预期，体现专业服务意识。
📍【重点表达】 temporary unavailability（暂时缺货）、will be dispatched by（将于…前发出）、partial shipment（部分发货）
7. 提醒收货人查收包裹（Reminder to Receive Package）
Dear [Recipient's Name],
Our records show that your package (Tracking #: [Number]) has not been collected yet.
It has been held at the local delivery station since [Date].
Please collect it before [Deadline] to avoid return to sender.
If you need delivery rescheduling or have any issues, contact the carrier directly using the tracking number.
Let us know if you need further assistance.
Thank you,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
根据记录，您的包裹（运单号：[编号]）尚未领取。
该包裹自[日期]起已存放在当地派送站点。
请在[截止日期]前领取，以免被退回发件人。
如需重新安排派送或遇到问题，请使用运单号直接联系承运方。
如需进一步协助，请告知我们。
谢谢！
[你的名字]
📍【点评】 此邮件用于提醒客户及时取件，语气友好但带有紧迫感，避免货物滞留。
📍【重点句型】 has not been collected yet（尚未领取）、held at（存放在）、avoid return to sender（避免被退回）
8. 货物签收后满意度调查（Post-Delivery Follow-up Email）
Dear [Recipient's Name],
We hope your recent order (#[Order Number]) arrived in perfect condition and met your expectations.
We would appreciate it if you could take a moment to share your feedback on the delivery experience.
Your input helps us improve our service.
Thank you for choosing us. We look forward to serving you again soon.
Warm regards,
[Your Name]
尊敬的[收件人姓名]：
希望您最近的订单 #[订单编号] 已安全送达，并符合您的期望。
如您能花一点时间反馈此次配送体验，我们将不胜感激。
您的意见有助于我们提升服务质量。
感谢选择我们，期待再次为您服务。
顺致问候！
[你的名字]
📍【点评】 售后跟进邮件不仅能收集客户反馈，还能增强客户粘性，提升品牌形象。
📍【重点表达】 arrived in perfect condition（完好无损送达）、met your expectations（符合您的期望）、share your feedback（分享反馈）
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