导读：高效沟通从邮件开始
在国际商务合作中，合同确认与付款安排是关键环节。一封清晰、礼貌且专业的英文邮件，不仅能提升合作效率，还能树立良好的职业形象。本文精选8个高频使用场景的英文邮件模板，涵盖合同发送、付款提醒、发票确认等常见需求，每封邮件均配有中文翻译、使用点评与重点词汇/句型标注，帮助你在实际工作中快速上手，提升商务英语写作能力。
1. 发送合同草案（Sending a Contract Draft）
Dear [Client's Name],
I hope this message finds you well. Please find attached the draft contract for our upcoming project. We’ve included all the terms we discussed, including scope of work, timeline, and payment schedule. Kindly review it at your earliest convenience and let us know if any adjustments are needed.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
希望您一切顺利。随信附上我们即将开展项目的合同草案。其中包含了我们讨论过的所有条款，包括工作范围、时间安排和付款计划。请您在方便时审阅，并告知我们是否需要任何修改。
期待您的反馈。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Please find attached” 是正式邮件中常用的附件说明句式，简洁得体。
• “at your earliest convenience” 表示“在您方便时尽快”，礼貌且不施加压力。
• 重点词汇：draft contract（合同草案），payment schedule（付款计划），scope of work（工作范围）。
2. 请求确认合同签署（Requesting Contract Confirmation）
Dear [Client's Name],
Could you please confirm that you’ve received and signed the contract? We’d like to proceed with the next steps as soon as possible. If you haven’t received it, I can resend the document.
Thank you for your prompt attention.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
请您确认是否已收到并签署合同？我们希望尽快推进下一步工作。如果您尚未收到，我可以重新发送文件。
感谢您的及时关注。
此致，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Could you please confirm…” 是请求确认的礼貌表达，适用于正式场合。
• “proceed with the next steps” 意为“推进下一步”，常用于项目管理语境。
• 重点短语：prompt attention（及时关注），resend the document（重新发送文件）。
3. 发送发票（Sending an Invoice）
Dear [Client's Name],
I’m writing to inform you that the invoice for the completed work has been issued. Please find it attached. Payment is due within 15 days from the invoice date. Let me know if you have any questions.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
特此通知您，已完成工作的发票已开具，随信附上。请在发票日期起15天内完成付款。如有任何疑问，请随时告知。
感谢您的配合。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “has been issued” 使用现在完成时，强调动作已完成。
• “Payment is due within…” 是说明付款期限的标准表达。
• 重点句型：Let me know if…（如有……请告知），常见于商务邮件结尾。
4. 付款提醒（Payment Reminder）
Dear [Client's Name],
This is a gentle reminder that the invoice #12345 is now overdue by 5 days. We kindly ask you to complete the payment at your earliest convenience. Please let us know once the payment has been made, or if there are any issues on your end.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
此为温馨提醒：发票#12345已逾期5天。恳请您尽快完成付款。付款完成后请告知我们，或如您那边存在问题也请说明。
感谢您的理解。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “a gentle reminder” 表达委婉提醒，避免显得咄咄逼人。
• “is now overdue by…” 准确说明逾期天数，专业清晰。
• 重点词汇：overdue（逾期），at your earliest convenience（尽快），on your end（在您那边）。
5. 确认收到付款（Confirming Payment Receipt）
Dear [Client's Name],
Thank you for your payment. We’ve confirmed receipt of the amount for invoice #12345. Your account is now up to date. We appreciate your promptness and look forward to continuing our collaboration.
Warm regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
感谢您的付款。我们已确认收到发票#12345的款项，您的账户现已结清。感谢您的及时付款，期待继续合作。
此致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “We’ve confirmed receipt of…” 是确认收款的标准句式。
• “up to date” 表示“账户无欠款”，常用于财务沟通。
• 重点表达：appreciate your promptness（感谢您的及时付款），继续合作的常用表达“look forward to continuing our collaboration”。
6. 请求修改付款方式（Requesting Payment Method Change）
Dear [Client's Name],
Due to recent banking updates, we kindly request to change the payment method from bank transfer to PayPal. This will help streamline the process and reduce processing time. Please let us know if this works for you.
Thank you for your flexibility.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
由于近期银行系统更新，我们恳请将付款方式由银行转账更改为PayPal。这将有助于简化流程并缩短处理时间。请告知我们此方式是否可行。
感谢您的配合与理解。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Due to recent…” 用于说明变更原因，逻辑清晰。
• “streamline the process” 意为“简化流程”，是商务高频词。
• 重点短语：payment method（付款方式），processing time（处理时间），flexibility（灵活性）。
7. 询问付款延迟原因（Inquiring About Payment Delay）
Dear [Client's Name],
We noticed that the payment for invoice #67890 has not been received yet, and it is now 10 days past the due date. Could you please let us know if there’s any issue on your side? We’re happy to assist if needed.
Looking forward to your reply.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们注意到发票#67890的款项尚未收到，目前已逾期10天。请问您那边是否存在问题？如有需要，我们很乐意协助处理。
期待您的回复。
此致，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “We noticed that…” 客观陈述事实，避免指责语气。
• “on your side” 表示“在您那边”，委婉表达责任归属。
• 重点句型：We’re happy to assist（我们很乐意协助），体现服务意识。
8. 合同续约提议（Proposing Contract Renewal）
Dear [Client's Name],
As our current agreement is approaching its end date, we’d like to discuss the possibility of renewing the contract for another 12 months. We’ve been very satisfied with our collaboration and believe continued partnership will bring mutual benefits.
Please let us know your thoughts.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
由于我们当前协议即将到期，我们想探讨将合同续约12个月的可能性。我们对目前的合作非常满意，相信持续合作将带来互利共赢。
请告知您的想法。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “is approaching its end date” 表达“即将到期”，比直接说“will end”更委婉。
• “mutual benefits” 意为“互利”，是合作类邮件中的高频词。
• 重点句型：We’d like to discuss…（我们想探讨……），用于提出建议。