导读：掌握外贸沟通主动权，从一封专业邮件开始
在国际贸易中，一封清晰、礼貌且专业的英文邮件，往往是促成订单的第一步。报价与议价环节尤为关键，直接影响客户对供应商的信任度与合作意愿。本文精选12个高频使用场景下的外贸英文邮件模板，涵盖初次报价、价格协商、折扣请求、付款方式讨论等核心环节，每一封邮件均附带精准中文翻译，并配有【重点提示】与【使用点评】，帮助你提升英语写作能力，同时增强客户沟通效率，轻松拿下海外订单。
1. 初次报价邮件（Initial Quotation Email）
Dear [Client's Name],
Thank you for your inquiry. We are pleased to provide you with our quotation for the requested products as follows:
Product: Wireless Bluetooth Earbuds
Model: X200
Unit Price: USD 18.50 FOB Shanghai
MOQ: 500 pcs
Delivery Time: 15-20 days after order confirmation
Please note that this quotation is valid for 14 days. Should you have any questions or require samples, feel free to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的咨询。我们很高兴为您提供以下产品报价：
产品：无线蓝牙耳机
型号：X200
单价：18.50美元，上海离岸价（FOB）
最小起订量：500件
交货时间：订单确认后15-20天
请注意，本报价有效期为14天。如您有任何疑问或需要样品，请随时联系我们。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
【重点提示】：使用“FOB Shanghai”明确贸易术语，避免后续误解；注明报价有效期（valid for 14 days）可制造紧迫感。
【使用点评】：结构清晰，信息完整，适合首次回复询盘，展现专业性。
2. 报价后跟进邮件（Follow-up After Quotation）
Dear [Client's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent last week for the Bluetooth speakers.
We understand you may be comparing options, but we believe our quality and service offer great value. If you have any concerns about pricing or specifications, we’d be happy to discuss them.
Would you like us to arrange a sample shipment?
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我写此邮件是想跟进上周发送的蓝牙音箱报价。
我们理解您可能正在比较不同供应商，但我们相信我们的产品质量和服务具有很高性价比。如果您对价格或规格有任何疑问，我们很乐意为您解答。
是否需要我们安排寄送样品？
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“follow up”是外贸中高频动词短语，表示“跟进”；“offer great value”强调性价比，提升说服力。
【使用点评】：语气友好，不显催促，适合报价后5-7天使用，提升客户回应率。
3. 客户要求降价时的回应（Responding to Price Negotiation）
Dear [Client's Name],
Thank you for your feedback. We appreciate your interest in our products.
While our current price is already highly competitive, we can offer a 5% discount if you increase the order quantity to 2,000 units.
We believe this adjustment provides a win-win solution that benefits both parties.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的反馈，我们非常感谢您对我们产品的关注。
尽管目前价格已极具竞争力，但如果您的订单数量增加到2000件，我们可以提供5%的折扣。
我们认为这一调整能实现双赢，对双方都有利。
期待您的确认。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“highly competitive”是表达“价格有竞争力”的标准说法；“win-win solution”体现合作思维。
【使用点评】：不直接拒绝降价请求，而是以“量大优惠”作为条件，既维护利润又展现灵活性。
4. 提供折扣后的确认邮件（Confirming Discount Offer）
Dear [Client's Name],
As discussed, we are pleased to confirm a special discount of 8% for your first order of 3,000 units.
The revised unit price will be USD 27.60 FOB Ningbo. All other terms remain unchanged.
We hope this offer strengthens our partnership and look forward to long-term cooperation.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
如前所述，我们很高兴确认您首批3000件订单可享8%的特别折扣。
调整后的单价为27.60美元，宁波离岸价（FOB）。其他条款保持不变。
希望此优惠能加强我们的合作关系，期待长期合作。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“as discussed”表示“如前所讨论”，体现沟通连贯性；“strengthens our partnership”提升客户情感认同。
【使用点评】：用于价格谈判达成一致后，正式确认优惠，增强客户信任。
5. 拒绝降价请求（Politely Declining a Price Reduction Request）
Dear [Client's Name],
Thank you for your message. We understand your need to control costs.
However, our pricing is based on high-quality materials and strict production standards. At this time, we are unable to reduce the price further without compromising quality.
We hope you understand, and we remain committed to delivering reliable products.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的来信，我们理解您控制成本的需求。
然而，我们的定价基于高质量材料和严格的生产标准。目前若进一步降价，将影响产品质量。
希望您能理解，我们将始终致力于提供可靠的产品。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“without compromising quality”强调“不牺牲质量”，是拒绝降价的经典理由。
【使用点评】：语气坚定但礼貌，避免直接说“no”，用“unable to”更委婉。
6. 提议分期付款（Suggesting Payment in Installments）
Dear [Client's Name],
To support your budget planning, we propose a payment plan as follows:
30% deposit upon order confirmation
70% balance before shipment
This arrangement helps manage cash flow while ensuring production proceeds smoothly.
Please let us know if this works for you.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
为支持您的预算安排，我们建议以下付款方式：
订单确认后支付30%定金
发货前支付70%余款
此安排有助于资金流动，同时确保生产顺利进行。
请告知此方案是否可行。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“cash flow”指现金流，是商务英语高频词；“proceeds smoothly”表达“顺利进行”。
【使用点评】：展现合作诚意，适合新客户或大额订单时使用。
7. 客户要求延长付款周期的回应
Dear [Client's Name],
We appreciate your request for extended payment terms.
While our standard policy is payment before shipment, we can accept 50% upfront and 50% within 30 days after delivery for this first order, as a gesture of goodwill.
We hope this meets your needs.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您提出的延长付款周期请求。
虽然我们通常要求发货前付款，但作为善意表示，本次首单可接受50%预付款，剩余50%在交货后30天内支付。
希望此方案能满足您的需求。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“as a gesture of goodwill”意为“作为善意表示”，体现合作态度。
【使用点评】：在控制风险的前提下适度让步，适合建立初期信任。
8. 报价因原材料涨价而调整
Dear [Client's Name],
Due to recent increases in raw material costs, we regret to inform you that the price for Product A will be adjusted to USD 15.80, effective immediately.
We have kept the increase to a minimum and hope for your understanding. We remain committed to quality and service.
Please confirm if you would like to proceed at the new price.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
由于近期原材料成本上涨，我们遗憾地通知您，产品A的价格将调整为15.80美元，立即生效。
我们已将涨幅控制在最低水平，希望得到您的理解。我们仍将坚持高质量与优质服务。
请确认是否按新价格继续下单。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“effective immediately”表示“立即生效”；“kept the increase to a minimum”体现责任感。
【使用点评】：解释调价原因，语气诚恳，减少客户抵触情绪。
9. 提供多种报价方案供选择
Dear [Client's Name],
Based on your requirements, we offer the following options:
Option 1: Standard quality – USD 12.00/unit, MOQ 1,000
Option 2: Premium quality – USD 15.50/unit, MOQ 500
Option 3: Eco-friendly materials – USD 17.00/unit, MOQ 300
All prices are FOB Guangzhou. Please let us know which option suits your market best.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
根据您的需求，我们提供以下方案：
方案一：标准质量——12.00美元/件，起订量1000件
方案二：优质质量——15.50美元/件，起订量500件
方案三：环保材料——17.00美元/件，起订量300件
以上价格均为广州离岸价（FOB）。请告知哪个方案更适合您的市场。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“based on your requirements”体现以客户为中心；“suits your market”强调市场适配性。
【使用点评】：提供选择权，增强客户参与感，提升成交概率。
10. 客户还价后重新报价
Dear [Client's Name],
Thank you for your counter-offer. After careful consideration, we can accept USD 24.00 per unit for an order of 1,500 pieces.
This is our best possible price, and we hope it meets your expectations.
Please confirm at your earliest convenience.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的还价。经慎重考虑，若订单数量为1500件，我们可以接受每件24.00美元的价格。
这是我们的最优报价，希望符合您的预期。
请尽快确认。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“counter-offer”指“还价”；“best possible price”强调已无降价空间。
【使用点评】：明确“最优价”，防止客户继续压价，同时推动决策。
11. 报价包含样品费用说明
Dear [Client's Name],
We are happy to provide samples for your evaluation.
The sample cost is USD 20 per unit, and shipping will be charged at cost. This fee will be deducted from your first bulk order.
Please confirm if you would like to proceed.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们很乐意为您提供样品用于评估。
样品费用为每件20美元，运费按实际成本收取。该费用将在您首次大货订单中抵扣。
请确认是否需要安排。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“charged at cost”表示“按成本收费”；“deducted from”意为“从……中扣除”。
【使用点评】：合理收取样品费并承诺抵扣，避免资源浪费。
12. 成交后确认订单细节
Dear [Client's Name],
Thank you for placing the order. We confirm the following details:
Product: LED Desk Lamp
Quantity: 2,000 pcs
Unit Price: USD 9.80 FOB Xiamen
Payment: 30% deposit, 70% before shipment
Delivery: Within 25 days
We will send the Proforma Invoice shortly. Please review and confirm.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您下单。我们确认以下订单细节：
产品：LED台灯
数量：2000件
单价：9.80美元，厦门离岸价（FOB）
付款方式：30%定金，70%发货前支付
交货时间：25天内
我们将尽快发送形式发票（Proforma Invoice），请审核确认。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点提示】：“Proforma Invoice”为形式发票，是外贸常用文件；“review and confirm”提醒客户确认。
【使用点评】：订单确认邮件必须准确无误，避免后续纠纷，是专业服务的体现。