导读：掌握高效沟通，让订单主动找上门
在外贸业务中，一封专业、得体的英文邮件往往能决定客户是否愿意继续沟通甚至下单。尤其是报价和后续跟进环节，直接影响客户的信任感与成交率。本文精心整理了12个高频使用场景下的外贸邮件模板，涵盖初次报价、价格解释、付款提醒、订单确认等关键节点，全部采用中英双语对照形式，并附有实用点评与重点词汇/句型标注，帮助你在提升英语写作能力的同时，高效促成交易。
1. 初次报价邮件（Initial Quotation Email）
📤Subject: Quotation for [Product Name] – [Your Company]
Email:
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We are pleased to provide you with the following quotation:
- Product: [Product Name]
- Specification: [Details]
- Unit Price: USD [Price] per [Unit]
- MOQ: [Minimum Order Quantity]
- Delivery Time: [Number] days after order confirmation
- Payment Terms: [e.g., T/T 30% in advance, 70% before shipment]
Please note that this quotation is valid for 15 days. Should you have any questions or require samples, feel free to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：[产品名称] 报价单 – [公司名称]
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的咨询。我们很高兴为您提供以下报价：
- 产品：[产品名称]
- 规格：[详细信息]
- 单价：每[单位] [价格] 美元
- 最小起订量：[数量]
- 交货期：订单确认后 [天数] 天
- 付款方式：[例如：30%预付，70%发货前付清]
请注意，本报价有效期为15天。如您有任何问题或需要样品，请随时联系我们。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
[职位]
[公司名称]
✍️点评与重点：
• 使用 “Thank you for your inquiry” 开头，礼貌专业。
• 报价信息清晰分项列出，便于客户阅读。
• 强调报价有效期（valid for 15 days），制造紧迫感。
• 提供样品选项，增加客户兴趣。
2. 报价后跟进邮件（Follow-up After Quotation）
📤Subject: Follow-up on Quotation for [Product]
Email:
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent you last week for [Product Name].
Have you had a chance to review it? We’d be happy to clarify any questions or provide samples upon request.
As a reminder, the current quotation is valid until [Date]. We’re offering competitive pricing and fast delivery, and we’d love to support your upcoming project.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品]报价的跟进
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我写这封邮件是想跟进上周我们发送给您的[产品名称]报价单。
您是否已有机会查看？我们很乐意为您解答任何疑问，或根据需要提供样品。
提醒一下，当前报价有效期至[日期]。我们提供有竞争力的价格和快速交货服务，希望能支持您的项目进展。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “I hope this email finds you well” 体现关怀。
• 用 “Have you had a chance to…” 委婉询问，避免压迫感。
• 再次强调报价有效期，推动客户决策。
3. 客户未回复的二次跟进（Second Follow-up – No Response）
📤Subject: Checking In: Quotation for [Product]
Email:
Dear [Customer's Name],
I’m reaching out to see if you’ve received our quotation for [Product Name] and whether there’s anything we can assist with.
Sometimes emails get lost, so I wanted to ensure you have all the information needed. If pricing or specifications are a concern, we’re open to discussion.
We value your interest and would appreciate any feedback.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：确认：关于[产品]的报价
尊敬的[客户姓名]：
我联系您是想确认您是否已收到我们关于[产品名称]的报价，以及是否有我们可以协助的地方。
有时邮件可能会被遗漏，因此我想确保您已收到所有必要信息。如果价格或规格方面有任何顾虑，我们愿意进一步沟通。
我们重视您的关注，期待您的反馈。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 假设“邮件可能丢失”，避免指责客户。
• 表达“愿意讨论价格”，展现灵活性。
• 语气温和，保持专业形象。
4. 价格解释与优势说明（Justifying Price）
📤Subject: Clarification on Our Quoted Price
Email:
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback on our quotation. We understand your concern regarding the price.
While our price may be slightly higher than some suppliers, it reflects the high quality of materials, strict quality control, and reliable after-sales service we provide. Many of our clients choose us for long-term cooperation due to consistent performance.
We’d be happy to send sample test reports or customer references if needed.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于报价价格的说明
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们报价的反馈。我们理解您对价格的关注。
虽然我们的价格可能略高于部分供应商，但这反映了我们所使用的优质材料、严格的质量控制以及可靠的售后服务。许多客户因我们稳定的表现而选择长期合作。
如有需要，我们可提供样品测试报告或客户推荐信。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “We understand your concern” 表达共情。
• 强调“质量”与“售后服务”作为溢价理由。
• 提供“测试报告”和“客户推荐”增强可信度。
5. 样品请求回复（Responding to Sample Request）
📤Subject: Sample Arrangement for [Product]
Email:
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. We’re happy to provide a sample for your evaluation.
The sample is free of charge, but shipping will be at your cost. Please provide your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx).
Once we receive your details, we’ll arrange shipment within 2 business days.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：[产品]样品安排
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的兴趣。我们很乐意为您提供样品供您评估。
样品免费，但运费需由您承担。请提供您的完整收货地址及首选快递公司（如DHL、FedEx）。
收到信息后，我们将在两个工作日内安排寄出。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 明确“样品免费，运费自理”，避免误解。
• 要求客户提供快递偏好，提升服务体验。
• 承诺“2个工作日内寄出”，体现效率。
6. 样品寄出通知（Sample Shipped Notification）
📤Subject: Your Sample Has Been Shipped – Tracking No. Attached
Email:
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to inform you that your sample of [Product Name] has been shipped today via [Courier].
Tracking Number: [Number]
Estimated Delivery: [Date]
Please check upon arrival and let us know your feedback. We hope it meets your expectations!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：您的样品已寄出 – 附追踪单号
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您订购的[产品名称]样品已于今日通过[快递公司]寄出。
追踪单号：[号码]
预计送达时间：[日期]
收到后请检查并告知我们您的反馈。希望样品符合您的期望！
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 主题中加入“Tracking No.”，提升打开率。
• 使用 “We hope it meets your expectations” 表达期待。
• 提醒客户反馈，推动下一步沟通。
7. 订单确认邮件（Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmed – Thank You!
Email:
Dear [Customer's Name],
Thank you for placing your order with us! We’ve received your purchase order for [Product] and confirm the following details:
- Quantity: [Number]
- Unit Price: USD [Price]
- Total Amount: USD [Total]
- Delivery Date: [Date]
- Payment: [Status, e.g., 30% deposit received]
Production will begin immediately. We’ll keep you updated on progress.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：订单已确认 – 谢谢！
尊敬的[客户姓名]：
感谢您向我们下单！我们已收到您关于[产品]的采购订单，确认以下信息：
- 数量：[数量]
- 单价：[价格] 美元
- 总金额：[总额] 美元
- 交货日期：[日期]
- 付款情况：[状态，如：已收到30%定金]
生产将立即开始。我们将持续向您汇报进度。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “Thank you for placing your order” 表达感谢。
• 逐项确认订单细节，避免误解。
• 承诺“持续更新进度”，增强客户信任。
8. 生产进度更新（Production Update）
📤Subject: Production Update – Your Order is 50% Complete
Email:
Dear [Customer's Name],
We’d like to update you that your order for [Product] is now 50% complete. Production is on schedule and quality checks are passing smoothly.
We’ll send another update when it reaches 80% and before shipment.
Photos are attached for your reference.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：生产进度更新 – 您的订单已完成50%
尊敬的[客户姓名]：
我们想向您更新：您订购的[产品]目前已完成50%。生产按计划进行，质量检查顺利通过。
当进度达到80%及发货前，我们将再次更新。
附上照片供您参考。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 主动提供生产进度，体现专业性。
• 附照片增强可视化沟通。
• 承诺后续更新，建立持续联系。
9. 发货通知（Shipment Notification）
📤Subject: Your Order Has Been Shipped – Tracking Info Inside
Email:
Dear [Customer's Name],
Great news! Your order has been shipped today via [Shipping Method].
Tracking Number: [Number]
Estimated Arrival: [Date]
Documents: [e.g., Bill of Lading, Invoice] attached
Thank you for your business. We hope you’re satisfied with the products and service.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：您的订单已发货 – 内附追踪信息
尊敬的[客户姓名]：
好消息！您的订单已于今日通过[运输方式]发出。
追踪单号：[号码]
预计到达时间：[日期]
文件：[如提单、发票] 已附上
感谢您的合作。希望您对产品和服务满意。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “Great news!” 营造积极氛围。
• 所有关键信息（单号、文件、预计到达）一应俱全。
• 表达对客户满意度的关注，提升品牌形象。
10. 付款提醒邮件（Payment Reminder）
📤Subject: Reminder: Final Payment for Order [Number]
Email:
Dear [Customer's Name],
This is a friendly reminder that the final payment of USD [Amount] for Order [Number] is due on [Date].
Once payment is received, we’ll proceed with shipment arrangements.
Please let us know once the transfer is completed, and send the bank slip if possible.
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：提醒：订单[编号]尾款支付
尊敬的[客户姓名]：
温馨提醒：订单[编号]的尾款[金额]美元应于[日期]前支付。
收到款项后，我们将安排发货。
付款完成后请告知我们，并尽可能发送银行回单。
感谢您的及时处理。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “friendly reminder” 保持礼貌。
• 明确“付款后发货”，建立流程关联。
• 请求“银行回单”，便于财务核对。
11. 成功合作后感谢信（Post-order Thank You）
📤Subject: Thank You for Your Order!
Email:
Dear [Customer's Name],
Thank you for choosing us as your supplier. We truly appreciate your trust and hope this is the beginning of a long-term partnership.
If you have any feedback or future needs, please don’t hesitate to contact us.
Wishing you continued success!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：感谢您的订单！
尊敬的[客户姓名]：
感谢您选择我们作为供应商。我们非常感激您的信任，希望这是我们长期合作的开始。
如有任何反馈或未来需求，请随时联系我们。
祝您事业顺利！
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 表达“感谢信任”，增强客户情感连接。
• 提出“长期合作”愿景，引导复购。
• 结尾祝福语提升好感度。
12. 长期未联系客户唤醒邮件（Re-engagement Email）
📤Subject: We Miss You – New Updates & Special Offer Inside
Email:
Dear [Customer's Name],
It’s been a while since we last connected. We hope you’re doing well!
We’ve recently launched new products and improved our production capacity. As a valued past contact, we’d like to offer you an exclusive discount on your next order.
Let’s reconnect and explore new opportunities together.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：我们想念您 – 内含新品与特别优惠
尊敬的[客户姓名]：
距离我们上次联系已有一段时间了。希望您一切顺利！
我们最近推出了新产品，并提升了生产能力。作为我们重视的客户，我们愿为您提供下一次订单的专属折扣。
让我们重新联系，共同探索新机会。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用 “We miss you” 拉近距离，情感化沟通。
• 强调“新品”与“专属折扣”，激发兴趣。
• 用“explore opportunities”引导合作重启。