导读：高效沟通，化解付款难题
在国际商务往来中，付款延迟或确认不及时是常见问题。使用专业、礼貌且清晰的英文邮件，不仅能有效推动款项到账，还能维护良好的客户关系。本文精选9个高频场景下的英文催款与付款确认邮件模板，涵盖初次提醒、紧急催促、付款确认等环节，每封邮件均附中文翻译、使用点评与重点词汇/句型标注，助您轻松应对各类付款沟通场景，提升英语商务写作水平。
模板1：初次友好提醒付款（Payment Reminder - First Notice）
📤Subject: Friendly Reminder: Invoice #INV-2023-888 is Due
Dear Mr. Thompson,
I hope this message finds you well. I'm writing to kindly remind you that Invoice #INV-2023-888 for USD $2,500 is now due as of May 10, 2024. The payment details are included in the attached invoice for your reference.
Could you please confirm when we might expect the payment to be processed? We appreciate your prompt attention to this matter.
Thank you for your continued partnership.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：友情提醒：发票编号INV-2023-888已到期，请尽快付款
尊敬的汤普森先生：
希望您一切安好。特此温馨提醒，编号为 #INV-2023-888 的发票（金额2,500美元）已于2024年5月10日到期。相关付款信息详见附件发票。
请您确认预计何时处理付款？感谢您对此事的及时关注。
感谢您一直以来的合作。
此致问候，
林达 陈
账务经理
✍️点评与重点：
- 使用“Friendly Reminder”作为主题，语气温和，避免冒犯。
- “I hope this message finds you well”是商务邮件常用开场白，体现礼貌。
- “kindly remind”比直接说“remind”更委婉。
- “Could you please confirm...”是请求信息的标准句型，礼貌且清晰。
模板2：第二次催款提醒（Second Payment Reminder）
📤Subject: Second Reminder: Overdue Payment for Invoice #INV-2023-888
Dear Mr. Thompson,
This is a follow-up regarding Invoice #INV-2023-888, which remains unpaid and is now 15 days past the due date. We kindly request that you settle the outstanding amount of USD $2,500 at your earliest convenience.
Please let us know if there are any issues or discrepancies with the invoice. We are happy to assist.
We value your business and hope to resolve this matter promptly.
Sincerely,
Linda Chen
Accounts Department
📤主题：第二次提醒：发票编号#INV-2023-888的款项已逾期未付
尊敬的汤普森先生：
此邮件为跟进编号 #INV-2023-888 的发票，该款项尚未支付，已逾期15天。恳请您尽快安排支付2,500美元的未结款项。
如您对发票内容有任何疑问或差异，请随时告知，我们将乐意协助。
我们重视与您的合作，希望尽快解决此事。
此致，
林达 陈
账务部
✍️点评与重点：
- 主题中使用“Second Reminder”明确邮件性质。
- “remains unpaid”和“past the due date”清晰说明逾期状态。
- “at your earliest convenience”是催促付款的礼貌表达。
- 主动提出协助解决疑问，体现专业与服务意识。
模板3：紧急催款邮件（Urgent Payment Follow-up）
📤Subject: URGENT: Immediate Payment Required for Overdue Invoice #INV-2023-888
Dear Mr. Thompson,
We are writing to inform you that Invoice #INV-2023-888 for USD $2,500 is now 30 days overdue. Despite our previous reminders, we have not yet received payment.
Please arrange for immediate payment to avoid any further action. We would appreciate confirmation of payment by end of day tomorrow.
If payment is not received, we may be forced to suspend future services.
Regards,
Linda Chen
Finance Manager
📤主题：紧急事项：逾期发票#INV-2023-888需立即付款
尊敬的汤普森先生：
我们通知您，编号为 #INV-2023-888 的2,500美元发票现已逾期30天。尽管我们已多次提醒，但仍未收到付款。
请立即安排付款，以免采取进一步措施。敬请于明天下班前确认付款情况。
如仍未收到款项，我们可能被迫暂停后续服务。
此致，
林达 陈
财务经理
✍️点评与重点：
- 主题使用“URGENT”和“Immediate Payment Required”强调紧迫性。
- “despite our previous reminders”表明已多次沟通，增强合理性。
- “avoid any further action”暗示可能采取法律或信用措施。
- “may be forced to suspend”是施加压力的委婉表达，保持专业。
模板4：客户付款后确认邮件（Payment Confirmation - Received）
📤Subject: Payment Received – Thank You! (Invoice #INV-2023-888)
Dear Mr. Thompson,
We are pleased to confirm that we have received your payment of USD $2,500 for Invoice #INV-2023-888, dated May 10, 2024. The payment was credited to our account on June 5, 2024.
Thank you for your prompt settlement. Your account is now up to date.
We appreciate your continued trust and look forward to serving you in the future.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Team
📤主题：已收到付款——感谢！（发票编号：INV-2023-888）
尊敬的汤普森先生：
我们很高兴确认，已收到您于2024年6月5日支付的编号 #INV-2023-888 发票款项2,500美元（发票日期：2024年5月10日）。款项已入账。
感谢您及时结清账款。您的账户现已结清。
感谢您持续的信任，期待未来继续为您服务。
此致问候，
林达 陈
账务团队
✍️点评与重点：
- 主题使用“Payment Received – Thank You!”传递积极情绪。
- “pleased to confirm”表达正面态度。
- 明确列出金额、发票号、付款日期，信息完整。
- “account is now up to date”是标准财务术语，表示无欠款。
模板5：部分付款确认与余额提醒（Partial Payment & Balance Reminder）
📤Subject: Partial Payment Received – Outstanding Balance for Invoice #INV-2023-888
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your partial payment of USD $1,000 received on June 3, 2024, towards Invoice #INV-2023-888.
Please note that an outstanding balance of USD $1,500 remains due. We kindly request that you settle the remaining amount by June 15, 2024.
We appreciate your cooperation and look forward to receiving the balance soon.
Sincerely,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：已收到部分款项——发票编号#INV-2023-888的未结余额
尊敬的汤普森先生：
感谢您于2024年6月3日支付编号 #INV-2023-888 发票的部分款项1,000美元。
请注意，尚有1,500美元余额未付。恳请您于2024年6月15日前结清余款。
感谢您的配合，期待尽快收到剩余款项。
此致，
林达 陈
账务经理
✍️点评与重点：
- 主题清晰说明“Partial Payment Received”和“Outstanding Balance”。
- 先表达感谢，再提醒余额，语气更易接受。
- “remains due”表示款项仍需支付。
- 明确设定新的付款截止日期，便于管理。
模板6：付款方式变更请求（Request for Payment Method Change）
📤Subject: Request to Update Payment Method for Future Invoices
Dear Mr. Thompson,
We hope you are doing well. To streamline our billing process, we kindly request that you update your preferred payment method for future invoices.
Currently, we have you on file with bank transfer. If you would like to switch to credit card, PayPal, or another method, please let us know by June 10, 2024.
This will help ensure timely processing and avoid any delays.
Thank you for your attention to this matter.
Best regards,
Linda Chen
Billing Coordinator
📤主题：请求更新未来发票的支付方式
尊敬的汤普森先生：
希望您一切顺利。为简化我们的账单流程，恳请您更新未来发票的首选付款方式。
目前我们记录的付款方式为银行转账。如您希望更改为信用卡、PayPal或其他方式，请于2024年6月10日前告知我们。
此举将有助于确保及时处理，避免延误。
感谢您对此事的关注。
此致问候，
林达 陈
账单协调员
✍️点评与重点：
- “streamline our billing process”说明变更目的，增强说服力。
- “on file”表示“记录在案”，是常用商务表达。
- 列出可选方式（credit card, PayPal），提供清晰选项。
- 设定回复截止日期，推动客户行动。
模板7：发票争议处理邮件（Handling Invoice Dispute）
📤Subject: Clarification Requested: Invoice #INV-2023-888
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your email regarding Invoice #INV-2023-888. We understand you have concerns about the charges listed.
We have reviewed the invoice and attached a detailed breakdown of the services provided. If you could specify which items you believe are incorrect, we will investigate immediately and provide clarification or adjustment as needed.
We value your feedback and are committed to resolving this promptly.
Looking forward to your response.
Sincerely,
Linda Chen
Customer Support Team
📤主题：需要澄清的事项：发票编号#INV-2023-888
尊敬的汤普森先生：
感谢您关于发票 #INV-2023-888 的邮件。我们理解您对所列费用存在疑虑。
我们已审核该发票，并附上所提供服务的详细清单。如您能指出具体哪些项目有误，我们将立即调查，并根据需要提供说明或调整。
我们重视您的反馈，并致力于尽快解决此事。
期待您的回复。
此致，
林达 陈
客户支持团队
✍️点评与重点：
- 主题使用“Clarification Requested”而非“Dispute”，语气更缓和。
- “We understand you have concerns”表达共情，缓解对立情绪。
- 主动提供详细清单，展现透明度。
- “investigate immediately”和“adjustment as needed”体现解决问题的诚意。
模板8：付款成功后感谢信（Post-Payment Thank You Note）
📤Subject: Thank You for Your Payment – We Appreciate Your Business!
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your recent payment of USD $2,500. We confirm that your account is now fully settled.
We truly appreciate your promptness and continued partnership. Your trust means a lot to us.
Should you need any further assistance or wish to place a new order, please don’t hesitate to contact us.
Warm regards,
Linda Chen
Client Relations Manager
📤主题：感谢您的付款——我们非常感谢您的支持与惠顾！
尊敬的汤普森先生：
感谢您最近支付的2,500美元。我们确认您的账户现已完全结清。
我们衷心感谢您的及时付款以及持续的合作。您的信任对我们意义重大。
如需进一步协助或希望下单，请随时与我们联系。
此致问候，
林达 陈
客户关系经理
✍️点评与重点：
- 主题使用积极词汇“Thank You”和“We Appreciate Your Business”。
- “fully settled”强调账款已清。
- 表达感激之情，增强客户忠诚度。
- 主动提供后续支持，促进长期合作。
模板9：预付款确认邮件（Advance Payment Confirmation）
📤Subject: Confirmation of Advance Payment – Order #ORD-777
Dear Mr. Thompson,
We are writing to confirm receipt of your advance payment of USD $1,200 for Order #ORD-777, received on May 20, 2024.
This payment represents 50% of the total order value. We will proceed with production and keep you updated on the progress.
The remaining balance of USD $1,200 will be due upon completion and prior to shipment.
Thank you for your trust and cooperation.
Best regards,
Linda Chen
Sales Operations
📤主题：预付款确认事宜 – 订单编号：ORD-777
尊敬的汤普森先生：
我们写信确认已于2024年5月20日收到您为订单 #ORD-777 支付的1,200美元预付款。
该款项占订单总额的50%。我们将启动生产，并持续向您汇报进展。
剩余1,200美元将在生产完成后、发货前支付。
感谢您的信任与合作。
此致问候，
林达 陈
销售运营
✍️点评与重点：
- 明确标注“Advance Payment”和订单号，信息清晰。
- 说明预付款比例（50%）和后续付款安排。
- “proceed with production”表明已开始执行订单。
- “keep you updated”增强客户信心，体现服务意识。
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