导读：掌握外贸邮件写作，轻松拿下国际订单
在国际贸易中，一封专业、得体的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，每一个环节的沟通都至关重要。本文精心整理了9个外贸全流程中常用的英文邮件模板，涵盖询盘回复、产品报价、样品安排、付款确认、订单跟进等关键节点，每封邮件均提供中文翻译、重点词汇标注和实用点评，帮助你提升英文写作水平，增强客户信任，顺利从询盘走向成交。
1. 回复客户初次询盘（Initial Inquiry Reply）
📤Subject: Re: Inquiry about Your Products
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our eco-friendly kitchenware. We appreciate your interest in our products.
We are a professional manufacturer with over 10 years of experience, and we specialize in sustainable household items. Attached is our latest product catalog and price list for your reference.
If you have any specific requirements or need samples, please let us know. We’d be happy to assist.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
📤主题：关于您产品的咨询
尊敬的Smith先生：
感谢您对我们环保厨具产品的询盘，我们非常感谢您对我们产品的关注。
我们是一家拥有10多年经验的专业制造商，专注于可持续家居用品。随信附上我们最新的产品目录和价格表，供您参考。
如果您有具体需求或需要样品，请随时告知，我们将竭诚为您服务。
期待您的回复。
此致
敬礼！
Linda Wang
销售经理
✅点评与重点：
• 开头表达感谢，体现礼貌；
• 简要介绍公司背景，增强可信度；
• 主动提供附件资料，展现专业性；
• 结尾开放提问，鼓励客户进一步沟通。
✅重点词汇：inquiry（询盘）、eco-friendly（环保的）、catalog（目录）、sustainable（可持续的）
2. 发送产品报价单（Quotation Email）
📤Subject: Quotation for Stainless Steel Water Bottles
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our quotation for 500 pcs of stainless steel water bottles (Model: SB-2024).
Unit Price: USD 8.50 FOB Shanghai
Delivery Time: 25 days after order confirmation
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
The price is valid for 15 days. Should you require customization (logo printing, packaging), please advise.
We look forward to your confirmation.
Best regards,
David Chen
Sales Department
📤主题：不锈钢水瓶的报价单
尊敬的Johnson女士：
根据您的要求，现提供500个不锈钢水瓶（型号：SB-2024）的报价。
单价：8.50美元，上海离岸价
交货期：订单确认后25天
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
本报价有效期为15天。如需定制（如印logo、包装等），请告知。
期待您的确认。
此致
敬礼！
David Chen
销售部
✅点评与重点：
• 报价清晰列出关键信息：单价、交货期、付款方式；
• 注明报价有效期，制造紧迫感；
• 主动提及定制服务，增加成交机会。
✅重点词汇：quotation（报价单）、FOB（离岸价）、T/T（电汇）、valid for（有效期为）
3. 安排样品寄送（Sample Sending Email）
📤Subject: Samples Shipped – Tracking Number Attached
Dear Mr. Brown,
We have dispatched the requested samples today via DHL. The tracking number is 1234567890 – you can check the delivery status online.
The samples include: 2 pcs of Model A, 1 pc of Model B, and 1 color card.
We hope you will be satisfied with the quality. Please let us know your feedback once received.
Best regards,
Susan Li
Customer Service
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的Brown先生：
我们已于今日通过DHL寄出您所需的样品，运单号为1234567890，您可在线查询物流状态。
样品包括：A型号2个，B型号1个，以及1份色卡。
希望您对产品质量满意。收到后请告知您的反馈意见。
此致
敬礼！
Susan Li
客服部
✅点评与重点：
• 明确说明寄送方式和运单号，提升客户体验；
• 列出样品明细，避免遗漏争议；
• 主动请求反馈，推动下一步沟通。
✅重点词汇：dispatch（寄出）、tracking number（运单号）、color card（色卡）、feedback（反馈）
4. 跟进样品反馈（Follow-up After Sample Delivery）
📤Subject: Follow-up on Sample Feedback
Dear Ms. Taylor,
I hope you have received the samples we sent last week. Could you kindly share your thoughts on the quality and design?
We are ready to proceed with mass production once we receive your confirmation. If any modifications are needed, we can adjust accordingly.
Looking forward to your update.
Best regards,
Michael Wu
Account Manager
📤主题：关于样本反馈的后续处理事宜
尊敬的Taylor女士：
希望您已收到我们上周寄出的样品，能否请您分享一下对质量和设计的看法？
一旦收到您的确认，我们即可安排批量生产。如有任何修改需求，我们也可相应调整。
期待您的回复。
此致
敬礼！
Michael Wu
客户经理
✅点评与重点：
• 语气礼貌，使用“Could you kindly”体现尊重；
• 强调“ready to proceed”，展示响应速度；
• 主动提出可修改，体现灵活性。
✅重点词汇：follow-up（跟进）、mass production（批量生产）、modification（修改）、accordingly（相应地）
5. 确认订单细节（Order Confirmation Email）
📤Subject: Order Confirmation – PO#2024-087
Dear Mr. Lee,
Thank you for your order. We confirm the following details:
Product: Ceramic Coffee Mugs (Model CM-300)
Quantity: 2,000 pcs
Unit Price: USD 4.20 FOB Ningbo
Total Amount: USD 8,400
Delivery: 30 days after deposit received
Payment: 30% deposit, balance before shipment
Please confirm if everything is correct. We will begin production upon receipt of the deposit.
Best regards,
Jane Zhang
Sales Coordinator
📤主题：订单确认 – 采购订单编号#2024-087
尊敬的Lee先生：
感谢您的订单，现确认如下信息：
产品：陶瓷咖啡杯（型号CM-300）
数量：2000个
单价：4.20美元，宁波离岸价
总金额：8400美元
交货期：收到定金后30天
付款方式：30%定金，余款发货前付清
请确认以上信息是否正确。收到定金后，我们将立即安排生产。
此致
敬礼！
Jane Zhang
销售协调员
✅点评与重点：
• 使用列表形式清晰呈现订单细节，避免误解；
• 明确生产启动条件（收到定金）；
• 要求客户确认，确保信息一致。
✅重点词汇：order confirmation（订单确认）、deposit（定金）、balance（余款）、coordinator（协调员）
6. 通知生产进度（Production Update Email）
📤Subject: Production Update – 50% Completed
Dear Ms. Garcia,
We are pleased to inform you that 50% of your order has been completed. Attached are photos of the production line and finished items for your review.
Quality inspection will be conducted before packaging. Estimated completion date: June 15th.
We will keep you updated on the progress.
Best regards,
Tom Liu
Production Supervisor
📤主题：生产进展更新——已完成50%的工作量
尊敬的Garcia女士：
很高兴通知您，您的订单已完成50%。随附生产线及成品照片，供您审阅。
包装前将进行质量检验。预计完成日期为6月15日。
我们将持续向您汇报进展。
此致
敬礼！
Tom Liu
生产主管
✅点评与重点：
• 主动提供生产进度和照片，增强客户信任；
• 提及质检环节，突出质量控制；
• 承诺持续更新，体现服务意识。
✅重点词汇：production update（生产进度）、quality inspection（质量检验）、completed（已完成）、supervisor（主管）
7. 安排发货通知（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Arranged – BL Copy Attached
Dear Mr. Kim,
Your order has been shipped today via sea freight. The vessel name is “Ocean Star” and the estimated time of arrival is July 10th.
Attached is the Bill of Lading (BL) copy for your reference. Original documents will be sent by express.
Thank you for your business. We hope to work with you again soon.
Best regards,
Lucy Zhou
Logistics Department
📤主题：运输安排已完成——附上提单副本
尊敬的Kim先生：
您的订单已于今日通过海运发出。船名为“Ocean Star”，预计到港时间为7月10日。
随附提单（BL）副本供您参考，正本文件将通过快递寄出。
感谢您的合作，期待再次为您服务。
此致
敬礼！
Lucy Zhou
物流部
✅点评与重点：
• 明确告知运输方式、船名和ETA，便于客户安排清关；
• 说明提单副本和正本的处理方式；
• 结尾表达感谢与期待，提升客户好感。
✅重点词汇：shipment（发货）、sea freight（海运）、vessel name（船名）、Bill of Lading（提单）
8. 请求客户评价（Request for Feedback/Review）
📤Subject: How Was Your Experience with Us?
Dear Ms. Patel,
We hope your order has arrived safely and met your expectations.
We would greatly appreciate it if you could share your feedback on our product quality and service. Your review helps us improve and serve you better.
Thank you once again for choosing us.
Warm regards,
Emily Wang
Customer Success Team
📤主题：您与我们合作的体验如何？
尊敬的Patel女士：
希望您的订单已安全抵达，并符合您的期望。
如能分享您对我们产品质量和服务的反馈，我们将不胜感激。您的评价有助于我们不断改进，为您提供更优质的服务。
再次感谢您选择我们。
此致
敬礼！
Emily Wang
客户成功团队
✅点评与重点：
• 语气温暖真诚，使用“How was your experience”更自然；
• 强调反馈的价值，鼓励客户回复；
• 使用“Customer Success Team”提升品牌形象。
✅重点词汇：feedback（反馈）、review（评价）、improve（改进）、expectations（期望）
9. 成交后维护客户关系（Post-Sale Relationship Maintenance）
📤Subject: New Arrivals – Exclusive Offer for Valued Customers
Dear Mr. Thompson,
Thank you again for your recent order. We truly value our partnership.
We’re excited to introduce our new summer collection. As a valued customer, you’ll receive a special 10% discount on your next order placed within 30 days.
Let us know if you’d like the catalog.
Best wishes,
Alan Xu
Sales Director
📤主题：新到商品——为尊贵客户提供专属优惠
尊敬的Thompson先生：
再次感谢您最近的订单，我们非常珍视与您的合作关系。
我们很高兴推出新款夏季系列产品。作为尊贵客户，您在30天内下单可享9折专属优惠。
如需目录，请随时告知。
顺致问候！
Alan Xu
销售总监
✅点评与重点：
• 表达感谢，强化客户关系；
• 提供专属优惠，刺激复购；
• 信息简洁有力，突出“valued customer”提升归属感。
✅重点词汇：valued customer（尊贵客户）、exclusive offer（专属优惠）、new arrivals（新品上市）、partnership（合作关系）