导读：外贸沟通，从一封专业邮件开始
在国际贸易中，邮件是与客户建立联系、促成合作的核心工具。一封结构清晰、语言得体的英文邮件，不仅能展现你的专业素养，还能有效提升客户信任度。然而，许多外贸人常因英语表达不地道或格式不规范而错失良机。
本文精心整理了10个外贸高频英文邮件模板，涵盖客户开发、报价、订单确认、催款等常见场景。每个模板均提供中英双语对照、实用点评与重点标注，帮助你在实际工作中快速套用，提升沟通效率与英语写作水平。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our solar panels. We appreciate your interest in our products.
Please find attached our latest product catalog and quotation for your reference. The prices are based on FOB Shanghai, with a minimum order quantity of 500 units.
Should you have any questions or need further details, please feel free to contact us. We look forward to your reply.
Best regards,
Lucy Chen
Sales Manager
✏️中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我司太阳能板产品的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上我们最新的产品目录及报价单供您参考。报价基于上海港离岸价，最低起订量为500件。
如您有任何问题或需要更多资料，请随时与我们联系。期待您的回复。
此致
敬礼！
陈露
销售经理
✅点评与重点：
- “Thank you for your inquiry” 是标准开场白，礼貌且专业。
- 使用 “Please find attached” 引导附件，比 “I send you” 更正式。
- 明确报价条款（FOB）和MOQ，避免后续误解。
✅重点词汇： inquiry（询盘），FOB（离岸价），MOQ（最小起订量）
2. 发送报价单（Sending Quotation）
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our formal quotation for 1,000 units of LED flashlights (Model No. L2024).
Price: USD 8.50 per unit, CIF Los Angeles
Delivery Time: Within 15 days after order confirmation
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
Validity: This quotation is valid for 7 days.
We believe our quality and service will meet your expectations. Looking forward to your confirmation.
Sincerely,
Tom Wang
Export Sales
✏️中文翻译：
尊敬的约翰逊女士：
根据您的要求，现提供1000件LED手电筒（型号L2024）的正式报价。
价格：每件8.50美元，到洛杉矶成本加运费价
交货期：订单确认后15天内
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
有效期：本报价有效期为7天。
我们相信我们的品质与服务能满足您的期望。期待您的确认。
此致
王涛
出口销售
✅点评与重点：
- 报价需包含价格、贸易术语、交期、付款方式和有效期五大要素。
- “As requested” 表示响应客户需求，体现服务意识。
- 使用 “We believe…” 增强说服力，但不过度承诺。
✅重点词汇： CIF（到岸价），T/T（电汇），validity（有效期）
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation I sent last week for waterproof jackets.
I understand you may be busy, but I’d appreciate it if you could let me know your thoughts or any concerns you might have.
We currently have a special offer: 5% discount for orders placed before the end of this month.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
Anna Liu
✏️中文翻译：
亲爱的布朗先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送给您的防水夹克报价单。
我理解您可能事务繁忙，但如能告知您的想法或顾虑，我们将不胜感激。
目前我们有一个特别优惠：本月内下单可享5%折扣。
期待您的回复。
此致
刘安娜
✅点评与重点：
- “I hope this email finds you well” 是温和的开场方式，避免显得催促。
- 使用 “I’d appreciate it if…” 表达请求更委婉。
- 加入限时优惠可提升客户回复意愿。
✅重点句型： follow up on（跟进），I’d appreciate it if…（如能…将不胜感激）
4. 确认订单（Order Confirmation）
Dear Ms. Taylor,
Thank you for your order (Order No. OT20240415). We are pleased to confirm the details as follows:
- Product: Wireless Earbuds (Model E100)
- Quantity: 2,000 pcs
- Unit Price: USD 12.00
- Total Amount: USD 24,000.00
- Delivery Date: May 20, 2024
Please arrange the advance payment as per our agreed terms. We will begin production upon receipt of payment.
Thank you for your business.
Sincerely,
David Zhao
✏️中文翻译：
亲爱的泰勒女士：
感谢您的订单（订单号OT20240415）。我们很高兴确认以下订单详情：
- 产品：无线耳机（型号E100）
- 数量：2000件
- 单价：12.00美元
- 总金额：24,000.00美元
- 交货日期：2024年5月20日
请按约定安排预付款。收到款项后，我们将立即安排生产。
感谢您的合作。
此致
赵大卫
✅点评与重点：
- 使用项目符号（-）清晰列出订单信息，便于客户核对。
- “We are pleased to confirm…” 语气积极，增强客户信心。
- 明确付款与生产的关系，避免误解。
✅重点表达： as per our agreed terms（按约定条款），upon receipt of（收到…后）
5. 请求客户付款（Payment Reminder）
Dear Mr. Lee,
I hope you are doing well. This is a gentle reminder that the balance payment of USD 18,000.00 for Order No. PL20240308 is due on April 25, 2024.
Please kindly arrange the payment at your earliest convenience to avoid any delay in shipment.
If you have already made the payment, please ignore this email and accept our thanks.
Best regards,
Sophia Xu
Finance Department
✏️中文翻译：
亲爱的李先生：
希望您一切顺利。此邮件提醒您，订单号PL20240308的尾款18,000.00美元应于2024年4月25日支付。
为避免 shipment 延误，请您尽快安排付款。
如您已付款，请忽略此邮件，并接受我们的感谢。
此致
财务部 徐 Sophia
✅点评与重点：
- “gentle reminder” 表达委婉，避免让客户感到被催促。
- “at your earliest convenience” 是礼貌催款的常用表达。
- 提醒已付款可忽略，体现专业与体贴。
✅重点短语： balance payment（尾款），due on（到期日），at your earliest convenience（尽快）
6. 延迟交货通知（Delay Notification）
Dear Ms. Clark,
We regret to inform you that there will be a slight delay in the delivery of your order (No. CL20240401) due to unexpected raw material shortages.
The new estimated delivery date is May 30, 2024, which is 5 days later than originally planned.
We sincerely apologize for any inconvenience caused and are doing our best to minimize the delay.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Jason Wu
Customer Service
✏️中文翻译：
亲爱的克拉克女士：
由于原材料意外短缺，我们很遗憾地通知您，您的订单（编号CL20240401）将略有延迟。
新的预计交货日期为2024年5月30日，比原计划推迟5天。
对于由此带来的不便，我们深表歉意，并正尽最大努力减少延迟时间。
感谢您的理解。
此致
客户服务 吴杰森
✅点评与重点：
- “We regret to inform you” 是通知坏消息的标准开场。
- 说明原因 + 新时间 + 道歉 + 补救措施，结构完整。
- 语气诚恳，避免推卸责任。
✅重点句型： due to（由于），estimated delivery date（预计交货日），sincerely apologize（诚挚道歉）
7. 产品样品请求回复（Sample Request Response）
Dear Mr. Adams,
Thank you for your interest in our eco-friendly water bottles. We are happy to provide samples upon request.
We can send 2 free samples (Model W001 and W002) via DHL. However, the shipping cost will be collected upon delivery.
Please confirm your shipping address and preferred model(s), and we will arrange shipment within 2 working days.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Zhou
✏️中文翻译：
亲爱的亚当斯先生：
感谢您对我司环保水杯的关注。我们很乐意根据要求提供样品。
我们可以免费寄出2个样品（型号W001和W002），通过DHL寄送，但运费需到付。
请确认您的收货地址及所需型号，我们将在2个工作日内安排寄出。
期待您的回复。
此致
周琳达
✅点评与重点：
- 明确样品数量、型号和运费承担方式，避免后续争议。
- “upon delivery” 指“到付”，清晰表达。
- 提供处理时效，增强客户信任。
✅重点词汇： samples（样品），collected upon delivery（到付），working days（工作日）
8. 客户投诉回复（Handling Complaint）
Dear Ms. Reed,
Thank you for bringing the issue to our attention. We sincerely apologize for the damaged goods in your recent shipment.
We have investigated the matter and found that the packaging was compromised during transit.
We will send a replacement batch at no cost and improve our packaging standards to prevent future issues.
Your satisfaction is our top priority. Please let us know if there’s anything else we can assist with.
Sincerely,
Michael Tang
Customer Support
✏️中文翻译：
亲爱的里德女士：
感谢您向我们反馈问题。对于您最近收到的货物破损，我们深表歉意。
我们已调查此事，发现包装在运输过程中受损。
我们将免费寄送一批替换货物，并改进包装标准以避免类似问题再次发生。
您的满意是我们的首要任务。如需其他协助，请随时告知。
此致
客服部 唐迈克尔
✅点评与重点：
- 先道歉，再调查，后解决方案，逻辑清晰。
- “Your satisfaction is our top priority” 是提升客户体验的关键句。
- 主动提出免费补货，展现责任感。
✅重点表达： bring the issue to our attention（反馈问题），at no cost（免费），transit（运输途中）
9. 感谢客户订单（Thank You for Order）
Dear Mr. Harris,
Thank you very much for your continued support and for placing Order No. HR20240410.
We truly value our partnership and will ensure your order is processed with the highest quality standards.
You will receive a shipping notification once the goods are dispatched.
Wishing you a great day!
Warm regards,
Eva Lin
Account Manager
✏️中文翻译：
亲爱的哈里斯先生：
非常感谢您一直以来的支持以及订单号HR20240410的下单。
我们非常珍视与您的合作关系，并将确保您的订单以最高标准处理。
货物发出后，您将收到发货通知。
祝您今天愉快！
此致
客户经理 林伊娃
✅点评与重点：
- “continued support” 强调长期合作，增强客户归属感。
- “We truly value…” 表达重视，提升客户体验。
- 结尾祝福语让邮件更有人情味。
✅重点句型： continued support（持续支持），value our partnership（珍视合作关系）
10. 维护老客户关系（Maintaining Relationship）
Dear Ms. Parker,
I hope you’re doing well. It’s been a few months since your last order, and I wanted to check in and see if you have any new requirements.
We’ve recently launched two new product lines: smart home devices and portable power stations. I’d be happy to send you the catalogs.
Also, as a valued customer, you’re eligible for a 3% loyalty discount on your next order.
Looking forward to hearing from you.
Best wishes,
Ryan Chen
✏️中文翻译：
亲爱的帕克女士：
希望您一切顺利。距离您上次下单已有数月，我想跟进一下，了解您是否有新的采购需求。
我们最近推出了两个新产品线：智能家居设备和便携式电源站。我很乐意为您发送产品目录。
此外，作为我们的尊贵客户，您下次下单可享受3%的忠诚客户折扣。
期待您的回复。
此致
陈瑞安
✅点评与重点：
- 主动联系老客户，体现服务主动性。
- 提供新产品信息 + 专属优惠，刺激复购。
- “valued customer” 和 “loyalty discount” 增强客户认同感。
✅重点表达： check in（跟进），eligible for（有资格获得），loyalty discount（忠诚折扣）
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