导读：为什么样品寄送邮件如此重要？
在国际贸易中，样品是客户评估产品质量的第一步，而围绕样品寄送的沟通邮件则是建立专业形象的关键环节。一封清晰、礼貌、信息完整的英文邮件，不仅能提升客户信任，还能减少误解，加快合作进程。本文精选样品寄送全流程中的5个核心场景，提供完整英文邮件模板、中文翻译及实用点评，帮助你在外贸沟通中脱颖而出。
1. 样品准备完成通知邮件
💻Subject: Sample Ready for Shipment – Confirmation Required
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your requested samples have been prepared and are ready for shipment. The details are as follows:
- Product Name: [Product Name]
- Quantity: [Number] pcs
- Estimated Delivery Time: 5–7 business days via [Courier Name]
Please confirm your shipping address and any special instructions. Once confirmed, we will proceed with dispatch.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
💻主题：样品准备装运-需要确认
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您所要求的样品已准备就绪，可安排寄送。具体信息如下：
- 产品名称：[产品名称]
- 数量：[数量] 件
- 预计送达时间：通过[快递公司]寄送，5–7个工作日
请确认您的收货地址及是否有特殊要求。确认后我们将立即安排发货。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的名字]
[你的职位]
点评与重点：
✅ 使用“pleased to inform you” 展现积极态度，增强客户好感。
✅ 列出关键信息点（产品、数量、时效），便于客户快速核对。
✅ 要求确认地址 避免寄错，体现专业与细心，是建立信任的第一步。
2. 样品已寄出通知邮件
💻Subject: Samples Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
We have shipped your samples today via [Courier Name]. Below are the shipping details:
- Tracking Number: [Tracking Number]
- Shipment Date: [Date]
- Estimated Delivery: [Date]
You can track the package using the following link: [Tracking Link]
Please let us know once you receive the samples. We’d be happy to answer any questions you may have upon review.
Thank you for your interest in our products.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
💻主题：样品已发货——附跟踪号
尊敬的[客户姓名]：
我们已于今日通过[快递公司]寄出您的样品。寄送详情如下：
- 运单号码：[运单号]
- 发货日期：[日期]
- 预计送达：[日期]
您可通过以下链接查询物流状态：[查询链接]
样品收到后，请及时告知我们。如您在查看样品后有任何问题，我们很乐意为您解答。
感谢您对我们产品的关注。
此致
敬礼！
[你的名字]
[你的职位]
点评与重点：
✅ 邮件主题明确标注“已寄出”和“运单号”，方便客户归档与查找。
✅ 提供完整物流信息，增强透明度，减少客户追问。
✅ 主动邀请反馈，为后续沟通埋下伏笔，提升互动率。
3. 样品送达后跟进邮件
💻Subject: Follow-up on Sample Delivery – Feedback Requested
Dear [Customer's Name],
We hope you have received the samples we sent on [Date]. We would appreciate it if you could share your feedback on the quality, packaging, and overall satisfaction.
Your input is valuable to us and will help us better serve your needs. If you have any questions or require additional samples, please don’t hesitate to let us know.
We look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
💻主题：样品交付的跟进——要求反馈
尊敬的[客户姓名]：
希望您已收到我们于[日期]寄出的样品。我们非常希望了解您对样品质量、包装及整体满意度的反馈。
您的意见对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的需求。如您有任何问题或需要更多样品，请随时告知。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的名字]
[你的职位]
点评与重点：
✅ 使用“we would appreciate it if...” 是礼貌请求反馈的经典句型，语气委婉得体。
✅ 明确列出反馈维度（质量、包装、满意度），引导客户具体回复。
✅ 强调“您的意见很重要”，提升客户参与感，促进深度沟通。
4. 客户反馈后回复邮件
💻Subject: Thank You for Your Feedback – Next Steps
Dear [Customer's Name],
Thank you for your valuable feedback on the samples. We are glad to hear that you are satisfied with [specific aspect, e.g., the material quality].
Regarding your comment on [specific point, e.g., packaging improvement], we have noted it and will make the necessary adjustments. We can provide revised samples if needed.
As the next step, we would like to discuss pricing and minimum order quantity (MOQ). Please let us know a convenient time for a call or meeting.
Looking forward to moving forward together.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
💻主题：感谢您的反馈-下一步
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品提供的宝贵反馈。我们很高兴得知您对[具体方面，如材料质量]表示满意。
关于您提出的[具体建议，如包装改进]，我们已记录在案，并将进行相应调整。如有需要，我们可提供修改后的样品。
接下来，我们希望与您讨论价格及最小起订量（MOQ）。请告知您方便通话或会议的时间。
期待与您进一步合作。
此致
敬礼！
[你的名字]
[你的职位]
点评与重点：
✅ 先表达感谢与认可，建立积极沟通氛围。
✅ 针对反馈做出回应，展现企业响应力与专业性。
✅ 自然过渡到商务谈判（价格、MOQ），推动合作进程。
5. 样品未收到时的安抚与处理邮件
💻Subject: Follow-up on Missing Sample Shipment
Dear [Customer's Name],
We understand that you have not yet received the samples shipped on [Date] with tracking number [Tracking Number]. We sincerely apologize for the inconvenience.
We have contacted the courier for an investigation. Current status shows [brief update, e.g., “the package is delayed at customs”]. We will keep you updated every step of the way.
As a backup, we can resend the samples at no cost or offer a virtual product demonstration. Please let us know your preference.
Thank you for your patience and understanding.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
💻主题：跟进丢失的样品装运
尊敬的[客户姓名]：
我们了解到，您尚未收到我们于[日期]寄出的样品（运单号：[运单号]）。对此给您带来的不便，我们深表歉意。
我们已联系快递公司进行查询。目前状态显示[简要说明，如“包裹在海关延误”]。我们将持续跟进并及时向您通报进展。
作为补救措施，我们可以免费重寄样品，或为您提供线上产品演示。请告知您更倾向哪种方式。
感谢您的耐心与理解。
此致
敬礼！
[你的名字]
[你的职位]
点评与重点：
✅ 第一时间道歉并表达理解，缓解客户情绪。
✅ 主动调查并提供进展，展现责任感。
✅ 提供替代方案（重寄或线上演示），体现服务灵活性，有助于挽回信任。
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