导读：掌握外贸沟通全流程，提升转化率
在国际贸易中，一封专业、清晰、礼貌的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，每一个环节的沟通都至关重要。本文精心整理了从询盘到成交的10个完整英文邮件模板，涵盖客户开发、产品咨询、报价、议价、样品安排、合同确认、付款、生产跟进、发货通知和售后维护等关键阶段。
每个模板均配有准确的中文翻译，并附有【点评】与【重点提示】，帮助英语学习者掌握实用表达，提升商务写作能力，同时为外贸从业者提供可直接借鉴的沟通范本。
1. 客户初次询盘回复邮件
💻Subject: Re: Inquiry about Your Products
Dear Mr. Smith,
Thank you for your interest in our products. We appreciate your inquiry and would be happy to provide you with more information.
Could you please let us know which specific items you are interested in? We can then send you detailed specifications, pricing, and available stock.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
💻主题：关于您产品的咨询回复
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我们产品的关注。我们非常感谢您的咨询，并乐意为您提供更多信息。
请问您具体对哪些产品感兴趣？我们可以随后发送详细规格、价格及库存情况。
期待您的回复。
此致问候，
王琳
销售经理
✅【点评】：这是标准的询盘回复，语气礼貌、专业，先表达感谢，再引导客户明确需求。
✅【重点提示】：Thank you for your interest 是常见开场白；Could you please let us know… 是委婉提问的经典句型，适合商务沟通。
2. 提供产品目录与报价单
💻Subject: Product Catalog and Quotation Attached
Dear Mr. Smith,
As requested, please find attached our latest product catalog and a detailed quotation for the items you inquired about.
The prices are based on FOB Shanghai, with payment terms of 30% advance and 70% before shipment. MOQ is 500 pieces per item.
If you have any questions or need further assistance, please feel free to contact me.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：产品目录及报价单已附上
亲爱的史密斯先生：
如您所要求，随信附上我们最新的产品目录及您咨询产品的详细报价单。
报价基于上海港离岸价（FOB），付款条件为30%预付款，70%发货前付清。每款产品的最小起订量为500件。
如有任何问题或需要进一步协助，请随时与我联系。
此致问候，
王琳
✅【点评】：附件信息清晰，关键贸易条款（价格术语、付款方式、MOQ）明确列出，体现专业性。
✅【重点提示】：FOB Shanghai、payment terms、MOQ 是外贸核心术语，务必准确使用。
3. 客户要求降价的回复
💻Subject: Re: Price Negotiation for Order #1023
Dear Mr. Smith,
Thank you for your feedback. We understand your concern about the pricing.
While our current quotation is already competitive, we can offer a 5% discount if the total order quantity reaches 2,000 pieces.
We believe this is a fair offer considering the quality and reliability of our products.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：关于订单#1023的价格协商回复
亲爱的史密斯先生：
感谢您的反馈。我们理解您对价格的顾虑。
虽然我们目前的报价已具竞争力，但如果总订单量达到2000件，我们可以提供5%的折扣。
考虑到我们产品的质量与可靠性，我们认为这是一个公平的报价。
期待您的确认。
此致问候，
王琳
【点评】：面对议价，不直接拒绝，而是设定条件给予优惠，既维护利润又展现合作诚意。
【重点提示】：While… we can… 是转折让步句型，常用于谈判；competitive 强调价格优势。
4. 安排样品发送
💻Subject: Sample Shipment Confirmation
Dear Mr. Smith,
Good news! The samples you requested have been shipped today via DHL. The tracking number is 1234567890. You can expect delivery within 3-5 business days.
We hope you will be satisfied with the quality. Please let us know your feedback once you receive them.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：样品寄送确认
亲爱的史密斯先生：
好消息！您所要求的样品已于今日通过DHL寄出，运单号为1234567890。预计3-5个工作日内送达。
希望您对样品质量满意。收到后请告知您的反馈意见。
此致问候，
王琳
✅【点评】：及时通知样品寄出，提供物流信息，增强客户信任。
✅【重点提示】：tracking number（运单号）、expect delivery within…（预计送达时间）是实用表达。
5. 样品反馈后推动下单
💻Subject: Follow-up on Sample Feedback
Dear Mr. Smith,
Thank you for confirming that the samples meet your expectations. We are pleased to hear that.
Shall we proceed with the formal order? We can reserve production capacity for you upon receipt of your purchase order.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：关于样品反馈的跟进
亲爱的史密斯先生：
感谢您确认样品符合您的期望。我们对此感到非常高兴。
我们是否可以推进正式订单？收到您的采购订单后，我们将为您预留生产能力。
期待您的确认。
此致问候，
王琳
✅【点评】：在客户认可样品后及时跟进，推动成交，语气积极但不催促。
✅【重点提示】：meet your expectations（符合期望）、proceed with the formal order（推进正式订单）是关键表达。
6. 确认订单与合同
💻Subject: Order Confirmation and Proforma Invoice
Dear Mr. Smith,
Thank you for your purchase order. We hereby confirm your order as follows:
Product: LED Light Bulb 9W
Quantity: 1,500 pcs
Unit Price: USD 2.80
Total Amount: USD 4,200
Delivery: Within 30 days after receiving deposit
Attached is the proforma invoice for your review and payment.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：订单确认及形式发票
亲爱的史密斯先生：
感谢您的采购订单。我们现确认您的订单如下：
产品：9W LED灯泡
数量：1500件
单价：2.80美元
总金额：4200美元
交货期：收到定金后30天内
随附形式发票，请查收并安排付款。
此致问候，
王琳
✅【点评】：清晰列出订单细节，避免后续争议。附上形式发票是标准流程。
✅【重点提示】：hereby confirm（特此确认）、proforma invoice（形式发票）是正式商务用语。
7. 收到预付款后的生产通知
💻Subject: Production Started – Order #1023
Dear Mr. Smith,
We have received your 30% deposit and thank you for the prompt payment.
Production has now started and is on schedule. We will send you photos of the production process and final products before packaging.
Estimated completion date: June 15th.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：生产已启动 – 订单#1023
亲爱的史密斯先生：
我们已收到您30%的定金，感谢您及时付款。
生产现已启动，进度正常。我们将在包装前发送生产过程及成品照片供您查看。
预计完成日期：6月15日。
此致问候，
王琳
✅【点评】：及时通知生产进展，增强客户信心，主动提供照片体现透明度。
✅【重点提示】：prompt payment（及时付款）、on schedule（按计划进行）是积极反馈用语。
8. 发货通知与提单发送
💻Subject: Shipment Advice and Bill of Lading
Dear Mr. Smith,
Your order has been shipped today via sea freight. Please find attached the Bill of Lading, Packing List, and Commercial Invoice.
Vessel: COSCO Shanghai
ETD: June 16th
ETA: July 10th
Tracking information will be updated shortly.
Thank you for your business!
Best regards,
Linda Wang
💻主题：发货通知及提单
亲爱的史密斯先生：
您的订单已于今日通过海运发出。随附提单、装箱单和商业发票。
船名：中远上海号
启运日期：6月16日
预计到港日期：7月10日
物流信息将稍后更新。
感谢您的合作！
此致问候，
王琳
✅【点评】：完整提供发货文件，关键物流信息清晰，体现专业服务。
✅【重点提示】：Bill of Lading（提单）、ETD/ETA（启运/到港时间）是重要术语。
9. 尾款催收邮件
💻Subject: Final Payment Reminder – Order #1023
Dear Mr. Smith,
This is a gentle reminder that the balance payment of USD 2,940 is due before shipment.
Kindly arrange the payment at your earliest convenience so we can proceed with delivery.
Bank details are provided in the invoice. Please send us the payment confirmation once completed.
Thank you.
Best regards,
Linda Wang
💻主题：尾款提醒 – 订单#1023
亲爱的史密斯先生：
温馨提示：您尚有2940美元的尾款需在发货前支付。
请尽快安排付款，以便我们推进发货事宜。
银行信息详见发票。付款完成后请发送付款凭证给我们。
谢谢。
此致问候，
王琳
✅【点评】：语气礼貌但明确，使用 gentle reminder 减少压迫感。
✅【重点提示】：balance payment（尾款）、at your earliest convenience（尽快）是常用委婉表达。
10. 售后维护与客户回访
💻Subject: Thank You & Feedback Request
Dear Mr. Smith,
Thank you for your recent order. We hope the products have arrived in good condition and meet your expectations.
We would greatly appreciate it if you could share your feedback on the quality, packaging, and service.
We look forward to serving you again in the future.
Warm regards,
Linda Wang
💻主题：感谢与反馈请求
亲爱的史密斯先生：
感谢您最近的订单。希望产品已安全抵达并符合您的期望。
如能分享您对产品质量、包装及服务的反馈，我们将不胜感激。
期待未来再次为您服务。
此致问候，
王琳
✅【点评】：售后回访提升客户满意度，为长期合作打下基础。
✅【重点提示】：arrived in good condition（完好抵达）、greatly appreciate（非常感激）是高情商表达。
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