导读：掌握商务邮件写作，轻松推动交易进程
在国际贸易或跨境业务中，一封得体、专业的英文邮件往往能决定合作的成败。从客户初次询盘，到报价、谈判、确认订单，再到最终成交，每一个环节都需要精准、礼貌且高效的沟通。
本文为你整理了从询盘到成交的10个全流程英文邮件模板，涵盖常见商务场景。每封邮件均提供完整英文原文、中文翻译、写作点评与重点词汇/句型标注，帮助你不仅“会用”，更能“学会”。建议收藏，随时查阅！
1. 回复客户初次询盘（Reply to Initial Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our eco-friendly water bottles. We appreciate your interest in our products.
We are pleased to inform you that the items you requested are currently in stock. Attached, please find our latest product catalog and detailed quotation for your review.
If you have any further questions or need samples, please don’t hesitate to contact us. We look forward to the opportunity to work with you.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我们环保水杯产品的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注。
很高兴告知您，您所咨询的产品目前有现货。随信附上我们最新的产品目录及详细报价单，供您参考。
如您有任何疑问或需要样品，请随时与我们联系。期待与您的合作！
此致
敬礼！
王琳
销售经理
✍️点评与重点：
• 开头表达感谢，体现礼貌；
• 使用“inquiry”准确对应“询盘”；
• “Attached, please find...” 是正式邮件中常见的附件说明句式，值得掌握；
• “don’t hesitate to contact us” 是鼓励客户进一步沟通的常用表达。
2. 发送报价单（Sending a Quotation）
Dear Ms. Johnson,
Following up on our previous discussion, please find the quotation for 500 units of stainless steel lunch boxes as requested.
Unit Price: USD 8.50
Delivery Time: 15 working days after order confirmation
Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Should the quantity increase, we may offer a more favorable price. Please let us know your decision at your earliest convenience.
Warm regards,
David Chen
Export Sales
尊敬的约翰逊女士：
根据我们之前的沟通，现附上您所要求的500个不锈钢饭盒的报价单。
单价：8.50美元
交货期：订单确认后15个工作日
付款方式：30%定金，70%发货前付清
如数量增加，我们可提供更优惠的价格。请尽快告知您的决定。
此致
敬礼！
陈大卫
出口销售
✍️点评与重点：
• “Following up on...” 用于承接上文，自然过渡；
• 报价信息清晰分项列出，便于阅读；
• “at your earliest convenience” 比“as soon as possible”更礼貌；
• 提及“quantity increase”可激发客户扩大订单。
3. 跟进未回复客户（Follow-up on No Response）
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation I sent last week for the solar-powered chargers.
Have you had a chance to review it? We’d be happy to adjust the terms or provide samples if needed.
Your feedback would be greatly appreciated. Looking forward to hearing from you.
Best wishes,
Sophia Liu
Customer Service
亲爱的布朗先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送给您的太阳能充电器报价单。
您是否已有机会查看？如需调整条款或获取样品，我们很乐意配合。
非常期待您的反馈。盼复！
此致
敬礼！
刘莎菲
客户服务
✍️点评与重点：
• “I hope this email finds you well” 是温和的开场白；
• “follow up on” 表示“跟进某事”，商务高频词；
• 用“we’d be happy to...”表达积极服务态度；
• 语气友好不催促，避免让客户反感。
4. 客户要求降价时的回复（Responding to Price Negotiation）
Dear Ms. Taylor,
Thank you for your feedback. We understand your concern about the pricing.
While our current quote is already competitive, we value long-term cooperation. If you could commit to an order of 1,000 units or more, we could offer a 5% discount.
We believe this adjustment balances quality and cost-effectiveness. Please let us know your thoughts.
Sincerely,
James Wu
Sales Representative
亲爱的泰勒女士：
感谢您的反馈。我们理解您对价格的顾虑。
虽然目前报价已具竞争力，但我们重视长期合作。若您能承诺订购1000件以上，我们可以提供5%的折扣。
我们认为此调整在质量与成本之间实现了良好平衡。请告知您的想法。
此致
敬礼！
吴杰
销售代表
✍️点评与重点：
• “We understand your concern” 表示共情，缓和谈判气氛；
• 使用“while”引导让步状语从句，体现逻辑性；
• “commit to an order” 是“承诺下单”的地道表达；
• 提出具体条件（1000件）以换取折扣，有理有据。
5. 确认订单细节（Confirming Order Details）
Dear Mr. Lee,
Thank you for confirming the order. We are pleased to proceed with your purchase of 800 LED desk lamps.
Below are the confirmed details:
- Product: LED Desk Lamp Model X7
- Quantity: 800 pcs
- Unit Price: USD 12.00
- Total Amount: USD 9,600
- Delivery: Within 20 days after deposit received
Please arrange the 30% deposit at your earliest convenience. We will begin production upon receipt.
Best regards,
Emily Zhang
Order Coordinator
亲爱的李先生：
感谢您确认订单。我们很高兴为您处理800台LED台灯的采购事宜。
以下是确认的订单详情：
- 产品：LED台灯X7型号
- 数量：800件
- 单价：12.00美元
- 总金额：9,600美元
- 交货期：收到定金后20天内
请尽快安排30%定金付款。我们将在收到后立即开始生产。
此致
敬礼！
张艾米
订单协调员
✍️点评与重点：
• 使用“proceed with your purchase”表示“推进订单”；
• 订单信息用项目符号列出，清晰明了；
• “at your earliest convenience” 再次体现礼貌催促；
• “begin production upon receipt” 强调动作触发条件。
6. 通知生产完成（Production Completion Notice）
Dear Ms. Clark,
We are happy to inform you that your order (Ref: #2024-087) has been completed and passed final quality inspection.
All 800 LED desk lamps are now ready for shipment. We will proceed with packaging and await your confirmation on shipping method.
Please also arrange the remaining 70% payment. Once cleared, we will dispatch the goods immediately.
Warm regards,
Michael Sun
Production Manager
亲爱的克拉克女士：
很高兴通知您，您的订单（编号：#2024-087）已生产完成并通过最终质检。
全部800台LED台灯现已准备发货。我们将进行包装，并等待您确认运输方式。
请安排支付剩余70%货款。款项到账后，我们将立即发货。
此致
敬礼！
孙迈克
生产经理
✍️点评与重点：
• “passed final quality inspection” 强调质量保障；
• “ready for shipment” 是发货前的常用表达；
• “await your confirmation” 体现尊重客户决策；
• 明确付款与发货的先后顺序，避免误解。
7. 安排发货通知（Shipping Arrangement Notice）
Dear Mr. Adams,
This is to inform you that your order has been shipped via sea freight today.
Shipping Details:
- Carrier: Global Ocean Logistics
- Vessel Name: MV Ocean Star
- Departure: June 10, 2024
- Estimated Arrival: July 5, 2024
- Tracking Number: GOL20240610XYZ
The Bill of Lading and invoice have been sent to your registered email. Please check and confirm receipt.
Best regards,
Lisa Huang
Logistics Coordinator
亲爱的亚当斯先生：
特此通知您，您的订单已于今日通过海运发出。
发货详情如下：
- 承运公司：环球海运物流
- 船名：海洋之星号
- 启运日期：2024年6月10日
- 预计到达：2024年7月5日
- 追踪单号：GOL20240610XYZ
提单和发票已发送至您注册邮箱，请查收并确认。
✍️点评与重点：
• “This is to inform you” 是正式通知的常用开头；
• 发货信息分项列出，便于客户记录；
• “via sea freight” 明确运输方式；
• 提醒客户查收关键文件，体现专业服务。
8. 请求客户确认收货（Request for Delivery Confirmation）
Dear Ms. Reed,
We hope your week is going well. We’d like to confirm that your shipment (Tracking: GOL20240610XYZ) arrived safely on July 5th.
Could you please confirm receipt of the goods and let us know if everything is in order? Your feedback is important to us.
If you have any issues, we’re here to help immediately.
Kind regards,
Tom Zhao
Customer Support
亲爱的里德女士：
希望您本周一切顺利。我们想确认您的货物（追踪号：GOL20240610XYZ）已于7月5日安全抵达。
请您确认是否已收货，并告知货物是否完好无损？您的反馈对我们非常重要。
如有任何问题，我们将立即为您处理。
此致
敬礼！
赵涛
客户支持
✍️点评与重点：
• 以关心问候开头，拉近距离；
• “confirm receipt of the goods” 是标准表达；
• “in order” 表示“正常、无损坏”；
• 主动提供售后支持，增强客户信任。
9. 请求客户好评或推荐（Request for Review or Referral）
Dear Mr. King,
Thank you for your recent order and for choosing our products. We hope you’re satisfied with the quality and service.
If you are happy with your experience, we’d greatly appreciate it if you could leave us a review or recommend us to others in your network.
Your support means a lot to us as we continue to improve.
Warmest regards,
Jane Lin
Customer Relations
亲爱的金先生：
感谢您最近的订单以及对我们产品的选择。希望您对产品质量和服务感到满意。
如您对本次合作满意，恳请您为我们留下评价，或向您身边的朋友推荐我们。
您的支持对我们不断改进至关重要。
此致
敬礼！
林简
客户关系
✍️点评与重点：
• 先表达感谢，再提出请求，更易被接受；
• “we’d greatly appreciate it if...” 是请求帮助的委婉句式；
• “in your network” 比“your friends”更商务化；
• 强调客户支持的价值，提升情感共鸣。
10. 成交后维护客户关系（Post-Sale Relationship Maintenance）
Dear Ms. Young,
It’s been a month since your last order, and we wanted to check in and see how everything is going.
We’re currently launching new designs for eco-friendly kitchenware. If you’re interested, we’d be happy to send you a preview catalog.
Looking forward to continuing our partnership.
Best wishes,
Alan Xu
Account Manager
亲爱的杨女士：
距离您上次下单已过去一个月，我们想了解一下近况如何。
我们目前正在推出新款环保厨具系列。如您感兴趣，我们很乐意为您发送预览目录。
期待继续与您合作。
此致
敬礼！
徐安
客户经理
✍️点评与重点：
• “check in” 表示“跟进、问候”，口语化但得体；
• 主动提供新品信息，激发复购；
• “preview catalog” 满足客户优先知情权；
• 用“partnership”强调长期合作关系，提升客户归属感。
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