导读：为什么订单确认邮件如此重要？
在国际贸易或跨境业务中，订单确认邮件不仅是交易流程的关键环节，更是建立客户信任的第一步。一封清晰、礼貌且专业的英文订单确认邮件，不仅能有效避免误解，还能展现你的职业素养和公司形象。本文精心整理了7个实用英文订单确认与跟进邮件模板，涵盖订单确认、发货通知、付款提醒等常见场景，并附有准确中文翻译、使用点评和重点词汇标注，助你轻松掌握商务英语邮件写作技巧。
模板1：标准订单确认邮件（Standard Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmation – Order #12345
Dear Mr. Smith,
Thank you for your order. We are pleased to confirm that we have received your purchase request for 200 units of Model X100, as detailed below:
• Product: Model X100
• Quantity: 200 units
• Unit Price: $45.00
• Total Amount: $9,000.00
• Delivery Date: August 20, 2024
Payment is due within 30 days from the invoice date. We will process the shipment once payment is confirmed.
Should you have any questions, please feel free to contact us.
Best regards,
Lisa Wang
Sales Manager
📤主题：订单确认 – 订单号 #12345
尊敬的史密斯先生：
感谢您的订单。我们很高兴确认已收到您购买200台X100型号产品的请求，详情如下：
• 产品：X100型号
• 数量：200台
• 单价：45.00美元
• 总金额：9,000.00美元
• 交货日期：2024年8月20日
请在发票日期起30天内完成付款。我们将在确认收款后安排发货。
如有任何疑问，欢迎随时与我们联系。
此致
敬礼！
王莉
销售经理
✍️点评与重点：
• 使用“pleased to confirm”表达积极态度，增强客户好感。
• 采用项目符号（•）清晰列出订单细节，便于阅读。
• “Payment is due within...”是标准付款条款表达，专业且明确。
模板2：已发货通知邮件（Shipment Notification）
📤Subject: Your Order #12345 Has Been Shipped
Dear Valued Customer,
We are happy to inform you that your order #12345 has been shipped today via DHL. Below are the shipping details:
• Tracking Number: 1234567890
• Carrier: DHL Express
• Estimated Delivery: August 25, 2024
You can track your package using the link provided in the carrier’s email or by visiting their website.
Thank you for choosing our service. We hope you enjoy your purchase!
Warm regards,
Customer Service Team
📤主题：您的订单 #12345 已发货
尊敬的客户：
我们很高兴通知您，您的订单 #12345 已于今日通过DHL发出。发货详情如下：
• 运单号：1234567890
• 承运公司：DHL快递
• 预计送达时间：2024年8月25日
您可通过承运方邮件中的链接或访问其官网查询包裹动态。
感谢您选择我们的服务，祝您购物愉快！
此致
客户服务团队
✍️点评与重点：
• “Valued Customer”体现对客户的尊重。
• “has been shipped”使用现在完成时强调动作已完成。
• 提供tracking number（运单号）是关键信息，必不可少。
模板3：付款确认邮件（Payment Received Confirmation）
📤Subject: Payment Received – Order #12345
Dear Ms. Johnson,
This is to confirm that we have successfully received your payment of $9,000.00 for Order #12345, dated August 1, 2024.
Thank you for your prompt payment. Your order will be processed and shipped within the next 2 business days.
If you need any further assistance, please don’t hesitate to reach out.
Sincerely,
Finance Department
📤主题：付款已收到 – 订单 #12345
尊敬的约翰逊女士：
兹确认，我们已成功收到您于2024年8月1日支付的订单 #12345 款项9,000.00美元。
感谢您及时付款。您的订单将在接下来的两个工作日内处理并发货。
如需进一步协助，请随时与我们联系。
此致
财务部
✍️点评与重点：
• “This is to confirm that...”是正式确认类邮件常用开头。
• “prompt payment”表扬客户付款及时，有助于维护良好关系。
• 明确告知后续处理时间，提升客户体验。
模板4：订单延迟通知邮件（Order Delay Notification）
📤Subject: Update on Your Order #12345 – Slight Delay
Dear Mr. Brown,
We regret to inform you that there will be a slight delay in the shipment of your order #12345 due to unexpected supply chain issues.
The new estimated shipping date is August 28, 2024. We sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
We are doing our best to resolve the issue and will keep you updated. Thank you for your understanding and patience.
Best regards,
Lisa Wang
Sales Manager
📤主题：关于您的订单 #12345 的更新 – 稍有延迟
尊敬的布朗先生：
我们很遗憾地通知您，由于供应链出现意外问题，您的订单 #12345 将略有延迟发货。
新的预计发货日期为2024年8月28日。对于由此带来的不便，我们深表歉意。
我们正在尽力解决问题，并将持续向您更新进展。感谢您的理解与耐心。
此致
敬礼！
王莉
销售经理
✍️点评与重点：
• “We regret to inform you...”是表达坏消息的标准礼貌句式。
• 使用“slight delay”弱化问题严重性，避免客户焦虑。
• 主动道歉并承诺更新，展现责任感。
模板5：催款提醒邮件（Payment Reminder）
📤Subject: Friendly Reminder: Payment Due for Order #12345
Dear Mr. Smith,
This is a gentle reminder that payment of $9,000.00 for Order #12345 is now overdue by 5 days.
Our records show that the payment was due on August 10, 2024. To avoid any delay in shipment, we kindly ask you to complete the payment at your earliest convenience.
Please let us know once the payment has been made so we can proceed accordingly.
Thank you for your attention.
Best regards,
Finance Department
📤主题：温馨提醒：订单 #12345 款项已到期
尊敬的史密斯先生：
此为温馨提醒，您订单 #12345 的9,000.00美元款项已逾期5天。
我方记录显示，该款项应于2024年8月10日支付。为避免发货延误，敬请尽快完成付款。
付款完成后请告知我们，以便我们及时处理。
感谢您的关注。
此致
财务部
✍️点评与重点：
• “Friendly Reminder”和“gentle reminder”语气委婉，避免冲突。
• 明确指出逾期天数和应付款日期，增强说服力。
• “at your earliest convenience”是礼貌催促的常用表达。
模板6：订单取消确认邮件（Order Cancellation Confirmation）
📤Subject: Confirmation of Order Cancellation – Order #12345
Dear Ms. Johnson,
We acknowledge your request to cancel Order #12345. This email confirms that your order has been successfully canceled.
If a payment was made, a refund will be processed within 5-7 business days to the original payment method.
We are sorry to see you go and welcome any feedback you may have.
Best regards,
Customer Service Team
📤主题：订单取消确认 – 订单 #12345
尊敬的约翰逊女士：
我们已收到您取消订单 #12345 的请求。此邮件确认您的订单已成功取消。
如已付款，退款将在5至7个工作日内原路退回。
我们很遗憾未能为您服务，欢迎您提出任何反馈意见。
此致
客户服务团队
✍️点评与重点：
• “acknowledge your request”表示已收到并处理请求。
• 明确退款周期，增强客户信任。
• “sorry to see you go”体现人性化关怀。
模板7：订单跟进与满意度调查（Follow-up & Satisfaction Survey）
📤Subject: How Was Your Experience with Order #12345?
Dear Valued Customer,
We hope you have received your order #12345 and are satisfied with the products and service.
We would greatly appreciate it if you could take a moment to share your feedback through this short survey. Your input helps us improve.
Thank you again for your business. We look forward to serving you again in the future.
Warm regards,
Customer Success Team
📤主题：您对订单 #12345 的体验如何？
尊敬的客户：
希望您已收到订单 #12345，并对产品与服务感到满意。
如您能花几分钟填写简短的反馈问卷，我们将不胜感激。您的意见有助于我们不断改进。
再次感谢您的支持。期待未来继续为您服务。
此致
客户成功团队
✍️点评与重点：
• 邮件主题使用问句，提高打开率。
• “greatly appreciate”表达真诚感谢。
• 强调客户反馈的价值，提升参与意愿。
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