导读：为什么专业邮件模板如此重要？
在国际贸易或跨境业务中，一封清晰、礼貌且结构规范的英文报价邮件不仅能有效传达商业信息，更能展现你的专业形象。尤其是形式发票（Proforma Invoice, 简称PI），常用于客户确认订单前的正式文件，其内容的准确性和格式的规范性直接影响客户信任度。
本文精心整理了10个高频场景下的英文报价与PI邮件模板，每一封都附带中文翻译、重点解析与使用建议，帮助你在实际工作中快速上手，提升沟通效率与专业度。
模板1：初次报价邮件（含PI附件）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry. We are pleased to provide our quotation as follows:
Product: Wireless Bluetooth Earbuds
Model: X200
Unit Price: USD 15.80 FOB Shanghai
MOQ: 500 pcs
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
Delivery Time: 15 days after order confirmation
Validity: 7 days
Please find the Proforma Invoice (PI) attached for your review. Should you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询价。我们很高兴为您提供以下报价：
产品：无线蓝牙耳机
型号：X200
单价：15.80美元，上海港离岸价（FOB）
最小起订量：500件
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
交货时间：订单确认后15天内
报价有效期：7天
随附形式发票（PI）供您审阅。如有任何疑问，欢迎随时联系我们。
此致问候
[您的姓名]
[您的职位]
[公司名称]
点评与重点：
✅ 开头表达感谢，体现礼貌；
✅ 报价信息清晰分项列出，便于阅读；
✅ 明确标注贸易术语（FOB）、付款方式和有效期，避免后续争议；
✅ 提及PI附件，引导客户查看正式文件。
模板2：调整价格后的更新报价
Dear [Customer's Name],
Thank you for your continued interest in our products.
Due to recent fluctuations in raw material costs, we regret to inform you that we need to revise our previous quotation. The updated terms are as follows:
Product: Stainless Steel Water Bottle
New Unit Price: USD 8.50 (previously USD 7.90)
MOQ: 1,000 pcs
Delivery: 20 days after deposit received
The revised Proforma Invoice is attached. We hope for your understanding and look forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们产品的一贯关注。
由于近期原材料成本波动，我们很遗憾地通知您需调整此前报价。更新条款如下：
产品：不锈钢水杯
新单价：8.50美元（原为7.90美元）
最小起订量：1,000件
交货期：收到定金后20天内
更新后的形式发票已附上。敬请谅解，并期待您的确认。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“regret to inform”表达歉意，语气委婉；
✅ 明确说明调价原因（原材料成本），增强说服力；
✅ 对比新旧价格，信息透明；
✅ 保持专业态度，不因涨价而降低服务语气。
模板3：批量采购优惠报价
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry. We are pleased to offer you a special discount based on your large order quantity.
Product: LED Desk Lamp
Quantity: 3,000 pcs
Unit Price: USD 12.00 (regular price USD 13.50)
Total Amount: USD 36,000
FOB Ningbo
Payment: 30% deposit, balance against copy of B/L
Please find the Proforma Invoice attached. We hope this offer meets your expectations.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询价。鉴于您订单数量较大，我们很高兴为您提供特别折扣。
产品：LED台灯
数量：3,000件
单价：12.00美元（常规价13.50美元）
总金额：36,000美元
宁波港离岸价（FOB）
付款方式：30%定金，凭提单副本付清余款
随附形式发票，请查收。希望此报价符合您的预期。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 强调“special discount”吸引客户；
✅ 列出常规价与优惠价对比，突出价值感；
✅ 明确总金额，便于客户预算评估；
✅ 使用“balance against copy of B/L”为常见外贸术语，专业且通用。
模板4：含运费的CIF报价邮件
Dear [Customer's Name],
Thank you for your request. Please see our CIF quotation below:
Product: Electric Kettle
Quantity: 1,000 pcs
Unit Price: USD 18.50 CIF Los Angeles
Includes: Product cost, ocean freight, and insurance
Delivery Time: 25 days after order confirmed
Payment: 50% T/T in advance, 50% before shipment
The detailed Proforma Invoice is attached for your reference.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的需求。以下是我们的到岸价（CIF）报价：
产品：电热水壶
数量：1,000件
单价：18.50美元，洛杉矶到岸价（CIF）
包含：产品成本、海运费及保险
交货时间：订单确认后25天内
付款方式：50%预付电汇，50%发货前付清
详细形式发票已附上，供您参考。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确使用CIF术语，并注明目的港；
✅ 说明价格包含内容，避免误解；
✅ 付款比例为50/50，适合大额订单增强信任；
✅ “for your reference”语气礼貌，不显催促。
模板5：样品报价与收费说明
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our products.
We can provide a sample of the Smart Watch Model SW300 for evaluation. The details are as follows:
Sample Price: USD 25.00 per piece
Shipping Cost: USD 45.00 (by express)
Total: USD 70.00
Payment: Full amount in advance
Delivery: Within 3 working days after payment
Please confirm if you would like to proceed. We will issue a PI upon your reply.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们产品的关注。
我们可以提供SW300型号智能手表样品供您测试，详情如下：
样品价格：每件25.00美元
运费：45.00美元（快递）
总计：70.00美元
付款方式：全额预付
发货时间：付款后3个工作日内
请确认是否需要下单。收到回复后我们将开具形式发票。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确区分样品费与运费，避免争议；
✅ 使用“for evaluation”说明样品用途；
✅ 强调“full amount in advance”，设定清晰规则；
✅ “issue a PI upon your reply”体现流程规范。
模板6：PI确认后请求付款定金
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming the Proforma Invoice No. PI20240518.
As agreed, please arrange the 30% deposit (USD 2,400) at your earliest convenience. Below are our bank details for your reference:
Beneficiary: [Company Name]
Bank: [Bank Name]
Account No.: [Account Number]
SWIFT Code: [SWIFT Code]
Once we receive the payment, we will proceed with production. Please send us the payment slip for confirmation.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认形式发票编号PI20240518。
根据约定，请尽快安排30%定金（2,400美元）的支付。我方银行信息如下，供您参考：
收款人：[公司名称]
银行：[银行名称]
账号：[账号]
SWIFT代码：[SWIFT代码]
收到款项后，我们将立即安排生产。请发送付款水单以便确认。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确引用PI编号，便于追踪；
✅ 列出具体金额与银行信息，减少沟通成本；
✅ “at your earliest convenience”礼貌催促；
✅ 要求提供付款水单，确保资金到账可查。
模板7：PI内容修改请求回复
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback on the Proforma Invoice.
We have revised the delivery date from June 10 to June 18 as requested. The updated PI is attached for your approval.
All other terms remain unchanged. Please confirm the new version so we can proceed.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对形式发票的反馈。
我们已按要求将交货日期从6月10日调整为6月18日。更新后的PI已附上，请您确认。
其余条款保持不变。请确认新版文件，以便我们继续推进。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 快速响应客户修改请求，体现服务效率；
✅ 明确指出变更项，避免混淆；
✅ 强调“all other terms remain unchanged”防止误解；
✅ 使用“for your approval”表达尊重客户决策权。
模板8：紧急订单加急处理报价
Dear [Customer's Name],
Thank you for your urgent request.
We can expedite production and deliver within 10 days. Please note that a 15% rush fee will be applied. The updated quotation is as follows:
Product: USB Cable 3m
Unit Price: USD 2.30 (includes rush fee)
Total: USD 2,300 for 1,000 pcs
FOB Shenzhen
Payment: 50% deposit required immediately
Please confirm by return email if you accept these terms.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的紧急需求。
我们可以加急生产，10天内交货。请注意将收取15%加急费。更新报价如下：
产品：3米USB数据线
单价：2.30美元（含加急费）
总金额：1,000件共2,300美元
深圳港离岸价（FOB）
付款方式：需立即支付50%定金
如接受此条款，请尽快邮件确认。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“expedite”“rush fee”等专业术语；
✅ 明确加急费用及原因，增强合理性；
✅ 要求“immediately”付款，匹配紧急流程；
✅ “by return email”为商务常用语，意为“尽快回复”。
模板9：长期合作客户专属报价
Dear [Customer's Name],
As a valued long-term partner, we are pleased to offer you our special pricing:
Product: Ceramic Coffee Mug
Unit Price: USD 3.20 (exclusive rate for you)
MOQ: 2,000 pcs
Payment: 40% deposit, 60% before shipment
Annual Review: Prices will be re-evaluated yearly based on market conditions
We appreciate your continued trust and look forward to strengthening our cooperation.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
作为我们重要的长期合作伙伴，我们很高兴为您提供专属优惠价格：
产品：陶瓷咖啡杯
单价：3.20美元（为您专享）
最小起订量：2,000件
付款方式：40%定金，60%发货前付清
年度审核：价格将根据市场情况每年重新评估
感谢您一直以来的信任，期待进一步深化合作。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“valued long-term partner”增强客户归属感；
✅ 标注“exclusive rate”突出专属感；
✅ 加入“annual review”条款，为未来调整留余地；
✅ 情感表达真挚，有助于维护客户关系。
模板10：PI发送后跟进确认邮件
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well.
I’m following up on the Proforma Invoice (PI No. PI20240601) we sent on June 1. Have you had a chance to review it?
If everything is in order, we kindly ask you to confirm so we can proceed with production. Should you have any questions, please don’t hesitate to let us know.
We look forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
🍀中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切安好。
我们于6月1日发送了形式发票（编号PI20240601），特此跟进确认。您是否已审阅？
如无异议，烦请确认，以便我们启动生产。若有任何疑问，欢迎随时告知。
期待您的回复。
此致问候
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“I hope this email finds you well”作为温和开场；
✅ “following up”为常用跟进表达；
✅ 用“kindly ask”体现礼貌催促；
✅ “don’t hesitate to let us know”鼓励客户沟通，提升服务体验。
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