导读：掌握外贸邮件沟通全流程，提升成交转化率
在国际贸易中，一封专业、清晰且礼貌的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘，到最终确认订单，整个沟通过程需要逻辑清晰、用语得体。本文精选9个真实外贸场景中的英文邮件模板，覆盖从询盘回复、报价、样品安排、谈判、付款、生产跟进到最终出货的完整链条。每封邮件均附带中文翻译，并进行重点点评，帮助你提升商务英语写作能力，同时掌握外贸实战技巧。
1. 初次询盘回复邮件（Reply to Initial Inquiry）
Dear Sir/Madam,
Thank you for your inquiry regarding our eco-friendly reusable water bottles. We appreciate your interest in our products.
We are a professional manufacturer with over 10 years of experience in producing high-quality drinking containers. Attached is our product catalog and a detailed price list for your reference.
If you have any specific requirements (such as color, capacity, or logo printing), please let us know so we can provide a customized quotation.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Sales Team
中文翻译：
尊敬的先生/女士：
感谢您对我司环保可重复使用水杯的询价。我们非常感谢您对我们产品的关注。
我们是一家专业制造商，拥有超过10年的高品质饮水容器生产经验。附件中是我司的产品目录及详细报价单，供您参考。
若您有特殊要求（如颜色、容量或LOGO印刷等），请告知我们，以便为您提供定制化报价。
期待您的回复。
此致
敬礼！
销售团队
✍️点评与重点：
• 开头表达感谢，体现专业礼貌。
• 简要介绍公司背景，增强客户信任。
• 主动提供附件资料，方便客户了解产品。
• 使用“customized quotation”突出服务灵活性，利于后续谈判。
📖重点词汇：inquiry（询盘）、catalog（目录）、customized quotation（定制报价）
2. 报价单发送邮件（Quotation Submission）
Dear [Customer's Name],
Following your request, we are pleased to provide our formal quotation for 500 units of Stainless Steel Vacuum Flask (Model: SF-2024).
Product: SF-2024, 500ml, Double-wall Insulated
Unit Price: USD 8.50 FOB Shanghai
MOQ: 300 pcs
Delivery Time: 15-20 days after order confirmation
Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Validity: This quotation is valid for 14 days.
Please find the detailed quotation sheet attached. Should you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Your Name]
Sales Manager
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
根据您的要求，我们很高兴为您提供500个不锈钢真空保温杯（型号：SF-2024）的正式报价。
产品：SF-2024，500ml，双层隔热
单价：8.50美元，上海港离岸价（FOB）
最小起订量：300件
交货时间：订单确认后15-20天
付款方式：30%预付款，70%发货前付清
报价有效期：14天
详细报价单请见附件。如有任何疑问，欢迎随时联系。
此致
敬礼！
[你的名字]
销售经理
✍️点评与重点：
• 报价清晰列出关键信息：价格、MOQ、交期、付款方式。
• 使用“FOB Shanghai”明确贸易术语，避免误解。
• 注明报价有效期，制造紧迫感。
📖重点词汇：MOQ（最小起订量）、FOB（离岸价）、delivery time（交货期）
3. 样品请求与安排邮件（Sample Request and Arrangement）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our products. We are happy to provide samples for your evaluation.
We can send 2 free samples of the SF-2024 model. However, the shipping cost will be at your expense.
Please provide your full shipping address and courier account number (DHL/FedEx/UPS) so we can arrange shipment promptly.
Once we receive your details, we will dispatch the samples within 2 business days.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
感谢您对我司产品的关注。我们很乐意为您提供样品供您评估。
我们可以免费提供2个SF-2024型号的样品，但运费需由贵方承担。
请提供完整的收货地址及快递账号（DHL/FedEx/UPS），以便我们尽快安排寄送。
收到信息后，我们将在两个工作日内发出样品。
期待您的确认。
此致
敬礼！
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 明确免费样品数量及运费责任，避免后续争议。
• 要求提供快递账号，体现专业流程。
• 承诺发货时间，增强客户信任。
📖重点句型：at your expense（由您方承担）、dispatch within 2 business days（两个工作日内发出）
4. 样品反馈后跟进邮件（Follow-up After Sample Feedback）
Dear [Customer's Name],
I hope the samples we sent reached you in good condition. Did you have a chance to evaluate them?
We would appreciate your feedback on the quality, design, and functionality.
If the samples meet your requirements, we can proceed with a trial order. We also offer a 5% discount for first-time buyers.
Please let us know your thoughts. We are ready to support your next steps.
Warm regards,
[Your Name]
Customer Service Team
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
希望我们寄出的样品已安全送达。您是否已有机会进行评估？
我们非常希望了解您对产品质量、设计和功能的反馈。
若样品符合您的要求，我们可以推进试订单合作。我们还为首次合作客户提供5%的折扣优惠。
请告知您的想法，我们随时准备支持您的下一步行动。
此致
敬礼！
[你的名字]
客户服务团队
✍️点评与重点：
• 主动询问样品反馈，体现服务主动性。
• 提出“试订单”和“首次折扣”，推动客户决策。
• 使用“proceed with”、“support your next steps”等表达，语气积极且专业。
📖重点词汇：trial order（试订单）、first-time buyers（首次买家）、feedback（反馈）
5. 订单确认邮件（Order Confirmation）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your purchase order. We confirm receipt of your order for 1,000 units of SF-2024 Stainless Steel Flask.
Order Details:
- Quantity: 1,000 pcs
- Unit Price: USD 8.30 (including 2% discount for bulk order)
- Total Amount: USD 8,300
- Payment: 30% deposit received. Remaining 70% to be paid before shipment.
- Production Start: Immediately upon deposit confirmation.
We will provide a production schedule and photos during key stages.
Thank you for your trust. We ensure high-quality production and on-time delivery.
Best regards,
[Your Name]
Order Processing Department
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
感谢您的采购订单。我们已确认收到您1000个SF-2024不锈钢保温杯的订单。
订单详情：
- 数量：1000件
- 单价：8.30美元（含批量订单2%折扣）
- 总金额：8,300美元
- 付款：30%预付款已收到，余款70%发货前支付
- 生产启动：收到预付款后立即开始
我们将提供生产进度表，并在关键阶段发送照片。
感谢您的信任。我们将确保高质量生产和准时交货。
此致
敬礼！
[你的名字]
订单处理部
✍️点评与重点：
• 详细列出订单信息，确保双方理解一致。
• 明确生产启动条件和后续跟进方式。
• 强调质量与交期承诺，增强客户信心。
📖重点表达：upon deposit confirmation（收到预付款后）、production schedule（生产进度表）
6. 生产进度更新邮件（Production Progress Update）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your order (PO#20240518) is currently in the production phase.
Progress Report:
- Material sourcing: Completed
- Production: 60% completed
- Quality inspection: Scheduled after full production
- Estimated completion date: June 5, 2024
Attached are photos of the current production line. We will send another update before packaging.
Should you have any special requirements, please let us know.
Best regards,
[Your Name]
Production Coordinator
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
很高兴通知您，您的订单（PO#20240518）目前已进入生产阶段。
生产进度：
- 原材料采购：已完成
- 生产进度：已完成60%
- 质量检验：生产完成后安排
- 预计完成日期：2024年6月5日
附件为当前生产线的照片。包装前我们将再次发送更新。
若您有特殊要求，请及时告知。
此致
敬礼！
[你的名字]
生产协调员
✍️点评与重点：
• 提供具体生产节点，体现透明度。
• 附照片增强可信度。
• 主动邀请客户提出需求，提升服务体验。
📖重点词汇：quality inspection（质量检验）、estimated completion date（预计完成日期）
7. 出货前付款提醒邮件（Pre-Shipment Payment Reminder）
Dear [Customer's Name],
Your order is now completed and ready for shipment.
Please arrange the remaining 70% payment (USD 5,810) at your earliest convenience.
Once payment is confirmed, we will proceed with booking the container and shipping documents.
We kindly request prompt payment to avoid any delay in delivery.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
Finance & Logistics Team
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
您的订单现已完成，准备出货。
请尽快安排支付剩余70%款项（5,810美元）。
收到付款后，我们将立即安排订舱和准备 shipping 文件。
为避免交货延误，敬请及时付款。
感谢您的配合。
此致
敬礼！
[你的名字]
财务与物流团队
✍️点评与重点：
• 明确告知订单状态和付款要求。
• 使用“at your earliest convenience”礼貌催款。
• 强调及时付款对交期的影响，合理施压。
📖重点句型：arrange the remaining payment（安排余款支付）、proceed with booking（安排订舱）
8. 货物出运通知邮件（Shipment Notification）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your order has been successfully shipped.
Shipment Details:
- Vessel Name: Ocean Star V.2406
- Departure: Shanghai Port, June 6, 2024
- Arrival: Los Angeles Port, June 20, 2024
- Bill of Lading No.: OS240606001
- Tracking Number: OS240606001
Attached are the shipping documents (Bill of Lading, Packing List, Commercial Invoice).
We hope everything arrives in perfect condition. Please confirm receipt upon delivery.
Best regards,
[Your Name]
Logistics Department
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单已成功出运。
出货详情：
- 船名：Ocean Star V.2406
- 起运港：上海港，2024年6月6日
- 目的港：洛杉矶港，2024年6月20日
- 提单号：OS240606001
- 追踪号码：OS240606001
附件为运输单据（提单、装箱单、商业发票）。
希望货物顺利抵达。收货后请确认签收。
此致
敬礼！
[你的名字]
物流部
✍️点评与重点：
• 提供完整物流信息，便于客户追踪。
• 附上关键单据，体现专业性。
• 要求客户确认收货，形成闭环。
📖重点词汇：Bill of Lading（提单）、Commercial Invoice（商业发票）、Tracking Number（追踪号）
9. 成交后客户维护邮件（Post-Sale Follow-up）
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. We would like to thank you for your recent order and continued trust in our products.
We hope the goods arrived safely and met your expectations.
We value your feedback. If you have any suggestions or future requirements, please don’t hesitate to contact us.
We are offering a 10% discount on your next order as a token of appreciation.
Looking forward to a long-term partnership.
Warm regards,
[Your Name]
Customer Success Team
中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
希望您一切安好。感谢您近期的订单以及对我们产品的持续信任。
希望货物已安全抵达，并符合您的期望。
我们非常重视您的反馈。若您有任何建议或后续需求，请随时与我们联系。
为表感谢，您下次订单可享10%折扣优惠。
期待与您建立长期合作关系。
此致
敬礼！
[你的名字]
客户成功团队
✍️点评与重点：
• 表达感谢，增强客户好感。
• 主动征求反馈，体现服务意识。
• 提供下次订单折扣，促进复购。
📖重点表达：continued trust（持续信任）、token of appreciation（感谢之意）、long-term partnership（长期合作）
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