导读：为什么样品沟通邮件如此重要？
在国际贸易或跨境合作中，样品（Sample）往往是建立信任的第一步。一封专业、清晰、礼貌的英文邮件不仅能提升客户对你专业度的认可，还能有效减少沟通误差，加快合作进程。本文将为你梳理样品寄送的全流程，并提供7个实用英文邮件模板，涵盖从申请、确认到寄送的各个环节。每个模板均附带中文翻译、重点解析与使用建议，助你轻松应对国际沟通。
模板1：初次申请样品（Initial Sample Request）
📤Subject: Sample Request for [Product Name]
Dear [Supplier's Name],
I hope this message finds you well. We are currently evaluating potential suppliers for [Product Name], and we would like to request a sample of your product for quality assessment.
Could you please provide details on the sample cost, shipping method, and estimated delivery time? We are happy to cover the shipping fees.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：关于[产品名称]的样品申请
尊敬的[供应商姓名]：
您好！我们目前正在评估[产品名称]的潜在供应商，希望能申请贵方产品样品用于质量评估。
请问能否提供样品费用、运输方式及预计送达时间？我们愿意承担运费。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的姓名]
[职位]
[公司名称]
点评与重点：
• 开头使用“I hope this message finds you well”是英文商务邮件的常见礼貌用语。
• 明确说明申请目的（quality assessment），增强可信度。
• 主动提出承担运费（cover the shipping fees），提高对方配合意愿。
划重点：语气礼貌、目的清晰、主动承担成本，是成功申请的关键。
模板2：确认样品细节（Confirming Sample Details）
📤Subject: Confirmation of Sample Shipment for [Product Name]
Dear [Supplier's Name],
Thank you for your prompt response. We would like to confirm the following details:
- Product: [Product Name]
- Quantity: 1 unit
- Shipping Method: Express (e.g., DHL, FedEx)
- Shipping Address: [Full Address]
Please let us know the tracking number once the sample is dispatched.
We appreciate your support.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品名称]样品寄送的确认
尊敬的[供应商姓名]：
感谢您的及时回复。我们确认以下信息：
- 产品：[产品名称]
- 数量：1件
- 运输方式：快递（如DHL、FedEx）
- 收货地址：[完整地址]
样品发出后，请告知运单号。
感谢您的支持！
此致
敬礼！
[你的姓名]
点评与重点：
• 使用“Thank you for your prompt response”表达对对方效率的认可。
• 采用项目符号（-）列出关键信息，清晰易读。
• 要求提供运单号（tracking number），便于后续追踪。
划重点：确认细节可避免寄错样品或地址，是专业沟通的体现。
模板3：供应商请求支付样品费（Supplier Requests Sample Fee）
📤Subject: Sample Fee and Payment Instructions
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. The sample fee is $50, and shipping costs $30, totaling $80.
Please complete the payment via bank transfer or PayPal. Once we receive the payment, we will arrange shipment immediately.
Let us know if you have any questions.
Best regards,
[Supplier's Name]
📤主题：样品费用及付款说明
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。样品费用为50美元，运费30美元，合计80美元。
请通过银行转账或PayPal完成付款。收到款项后，我们将立即安排寄送。
如有疑问，请随时告知。
此致
敬礼！
[供应商姓名]
点评与重点：
• 明确列出费用构成（sample fee + shipping cost），增强透明度。
• 提供付款方式选择，提升客户体验。
• 使用“immediately”强调响应速度，增加客户信任。
划重点：清晰报价+快速响应=高效转化。
模板4：客户支付样品费后通知（Customer Confirms Payment）
📤Subject: Payment Completed for Sample Order
Dear [Supplier's Name],
This is to inform you that we have completed the payment of $80 for the sample of [Product Name].
Payment Method: PayPal
Transaction ID: [Insert ID]
Please confirm receipt and proceed with shipment. We look forward to receiving the sample soon.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品订单付款已完成
尊敬的[供应商姓名]：
特此通知，我们已完成[产品名称]样品80美元的付款。
付款方式：PayPal
交易编号：[填写编号]
请确认收款并安排寄送。期待尽快收到样品。
此致
敬礼！
[你的姓名]
点评与重点：
• 使用“This is to inform you”正式通知，适合商务场景。
• 提供交易编号（Transaction ID），便于对方查账。
• “proceed with shipment”是“安排寄送”的标准表达。
划重点：付款后及时通知，推动流程进展。
模板5：样品已寄出通知（Sample Shipped Notification）
📤Subject: Your Sample Has Been Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your sample has been shipped today via DHL.
Tracking Number: [Insert Number]
Estimated Delivery: 3-5 business days
You can track the package using the following link: [Tracking Link]
If you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Supplier's Name]
📤主题：您的样品已寄出——附运单号
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过DHL寄出。
运单号：[填写编号]
预计送达时间：3-5个工作日
您可通过以下链接追踪包裹：
如有疑问，欢迎随时联系。
此致
敬礼！
[供应商姓名]
点评与重点：
• “We are pleased to inform you”表达积极情绪，提升客户好感。
• 提供预计送达时间（Estimated Delivery），管理客户预期。
• 虽不插入链接，但可提示“using the following link”。
划重点：及时通知+完整信息=专业服务。
模板6：收到样品后反馈（Feedback After Receiving Sample）
📤Subject: Sample Received – Initial Feedback
Dear [Supplier's Name],
We have received the sample of [Product Name] and would like to thank you for your prompt service.
The quality meets our expectations, and we are considering placing a bulk order soon.
We will get back to you within one week with further details.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已收到——初步反馈
尊敬的[供应商姓名]：
我们已收到[产品名称]的样品，感谢您的快速响应。
样品质量符合我们的预期，我们正考虑近期下批量订单。
我们将在一周内提供进一步信息。
此致
敬礼！
[你的姓名]
点评与重点：
• “prompt service”表扬对方效率，建立良好关系。
• 使用“meets our expectations”表达满意，但未承诺订单，留有余地。
• 明确后续沟通时间（within one week），增强可信度。
划重点：及时反馈是建立长期合作的基础。
模板7：取消样品请求（Canceling Sample Request）
📤Subject: Cancellation of Sample Request
Dear [Supplier's Name],
I hope you are doing well. We would like to inform you that, due to internal changes, we need to cancel our sample request for [Product Name].
We sincerely apologize for any inconvenience caused and appreciate your understanding.
We may reach out again in the future if our needs change.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：取消样品申请
尊敬的[供应商姓名]：
您好！由于内部调整，我们需取消对[产品名称]的样品申请。
对此造成的不便深表歉意，感谢您的理解。
若未来需求变化，我们会再次联系。
此致
敬礼！
[你的姓名]
点评与重点：
• 使用“due to internal changes”作为中性理由，避免尴尬。
• 表达歉意（apologize）和感谢（appreciate），保持关系友好。
• 留下未来合作空间（may reach out again），维护潜在机会。
划重点：即使取消，也要体面沟通，留下好印象。
结语：细节决定成败，沟通成就合作
样品寄送虽是小环节，却直接影响客户对你的第一印象。从申请到反馈，每一封邮件都应体现专业、清晰与尊重。掌握这7个英文邮件模板，不仅能提升你的国际沟通能力，还能在细节中赢得信任。建议收藏本文，随时参考使用。
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