导读：掌握专业英文邮件，轻松应对国际订单沟通
在国际贸易和跨境合作中，准确、礼貌且专业的英文邮件是建立信任、确认细节和避免误解的关键。尤其是在订单确认与合同沟通环节，一封结构清晰、用语得体的邮件不仅能提升工作效率，还能展现你的专业素养。
本文精心整理了9个高频使用的英文订单确认与合同沟通邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附有重点词汇与句型点评，帮助你快速掌握商务英语邮件写作技巧，轻松应对各种沟通场景。
1. 简洁订单确认邮件
📤Subject: Order Confirmation – Order #12345
Dear Mr. Smith,
This is to confirm that we have received your order #12345 dated June 10, 2024, for 500 units of Model X headphones. All items are in stock and will be shipped within 3 business days.
Thank you for your business. Should you have any questions, please feel free to contact us.
Best regards,
Linda Chen
Customer Service Manager
📤主题：订单确认 – 订单号 #12345
尊敬的史密斯先生：
特此确认，我们已收到您于2024年6月10日提交的订单#12345，订购500台Model X耳机。所有商品均有库存，将在3个工作日内发货。
感谢您的惠顾。如有任何问题，欢迎随时与我们联系。
此致问候，
林达·陈
客户服务经理
✍️点评与重点：
• "This is to confirm that..." 是正式确认的常用句型。
• "in stock" 表示“有库存”，避免使用口语化的“we have it”。
• "within 3 business days" 明确时间范围，专业且清晰。
2. 含合同附件的确认邮件
📤Subject: Contract Attached – Order Confirmation for Your Review
Dear Ms. Johnson,
Thank you for placing your order. We are pleased to confirm the details and have attached the official contract for your review and signature.
Please check the terms, especially delivery schedule and payment method. Once signed, kindly return one copy for our records.
We look forward to a successful cooperation.
Warm regards,
David Wang
Sales Director
📤主题：附上合同 – 请查收订单确认文件
尊敬的约翰逊女士：
感谢您下单。我们很高兴确认订单详情，并随附正式合同供您审阅并签署。
请核对条款，特别是交货时间和付款方式。签署后，请返还一份副本存档。
期待与您成功合作。
此致问候，
大卫·王
销售总监
✍️点评与重点：
• "attached the official contract" 明确指出附件内容。
• "for your review and signature" 是标准表达，适用于合同发送。
• "for our records" 表示“用于我方存档”，专业且礼貌。
3. 订单信息变更确认
📤Subject: Confirmed: Change to Your Order #67890
Dear Mr. Lee,
This email is to confirm that we have updated your order #67890 as requested. The delivery address has been changed to:
123 Oak Street, Toronto, ON M5V 3L2
All other details remain unchanged. Please let us know immediately if there are any discrepancies.
Thank you for your attention.
Sincerely,
Susan Liu
Logistics Coordinator
📤主题：已确认：您的订单 #67890 信息变更
亲爱的李先生：
此邮件用于确认我们已按您的要求更新订单#67890。送货地址已更改为：
123 Oak Street, Toronto, ON M5V 3L2
其余信息保持不变。如有出入，请立即告知。
感谢您的关注。
此致，
苏珊·刘
物流协调员
✍️点评与重点：
• "as requested" 强调变更是客户要求，避免责任误解。
• "discrepancies" 指“差异、不符之处”，比“mistakes”更正式。
• 地址分行书写，清晰易读。
4. 付款确认与订单激活
📤Subject: Payment Received – Your Order Is Now Active
Dear Ms. Taylor,
We have received your payment of USD 2,500 for Order #54321. Thank you for the prompt settlement.
Your order is now officially activated and will proceed to production. Estimated completion date: July 20, 2024.
A detailed production schedule will follow shortly.
Best regards,
James Zhou
Operations Manager
📤主题：已收到付款 – 您的订单现已激活
亲爱的泰勒女士：
我们已收到您为订单#54321支付的2500美元。感谢您及时付款。
您的订单现已正式激活，进入生产阶段。预计完成日期：2024年7月20日。
详细的生产进度表将稍后发送。
此致问候，
詹姆斯·周
运营经理
✍️点评与重点：
• "prompt settlement" 是“及时付款”的优雅表达。
• "officially activated" 强调订单状态更新。
• "Estimated completion date" 提供明确时间预期。
5. 合同条款澄清请求
📤Subject: Request for Clarification on Contract Clause 4.2
Dear Mr. Brown,
Thank you for sending the contract. We are reviewing the terms carefully.
Could you please clarify Clause 4.2 regarding the liability limit? We would appreciate a brief explanation or example to ensure mutual understanding.
We aim to sign the contract by Friday and want to resolve any questions in advance.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Emily Zhang
Legal Affairs Officer
📤主题：关于合同第4.2条的澄清请求
亲爱的布朗先生：
感谢您发送合同。我们正在仔细审阅条款。
能否请您澄清第4.2条关于责任限额的内容？如能提供简要说明或示例，将有助于双方理解一致。
我们计划在周五前签署合同，希望提前解决所有疑问。
期待您的回复。
此致问候，
艾米丽·张
法务专员
✍️点评与重点：
• "Could you please clarify..." 礼貌提出请求。
• "mutual understanding" 强调“双方共识”，体现合作态度。
• 提及签署时间，推动沟通效率。
6. 合同签署确认
📤Subject: Contract Signed and Returned – Order Proceeding
Dear Ms. Reed,
Please be informed that we have signed the contract and returned one copy via email as requested.
We confirm acceptance of all terms and conditions. Production will begin next Monday, June 17, 2024.
Thank you for your trust. We will keep you updated on progress.
Sincerely,
Michael Feng
Procurement Manager
📤主题：合同已签署并寄回 – 订单将推进
亲爱的里德女士：
特此通知，我们已签署合同，并按要求通过电子邮件返还一份副本。
我们确认接受所有条款与条件。生产将于2024年6月17日（下周一）开始。
感谢您的信任。我们将持续向您汇报进展。
此致，
迈克尔·冯
采购经理
✍️点评与重点：
• "Please be informed that..." 是正式通知的常用开头。
• "as requested" 再次体现对客户要求的尊重。
• "keep you updated" 是“持续汇报”的自然表达。
7. 订单延迟通知与致歉
📤Subject: Important Update: Slight Delay in Your Order #88888
Dear Mr. Wilson,
We regret to inform you that your order #88888 will be delayed by approximately 5 days due to unexpected supply chain issues.
We sincerely apologize for the inconvenience and are working closely with our suppliers to minimize the impact.
New estimated delivery date: July 5, 2024. We will notify you of any further changes.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Lisa Huang
Customer Support Lead
📤主题：重要通知：您的订单 #88888 将略有延迟
亲爱的威尔逊先生：
我们很遗憾地通知您，由于供应链突发问题，您的订单#88888将延迟约5天。
对此带来的不便，我们深表歉意，并正与供应商紧密合作以尽量减少影响。
新的预计交货日期：2024年7月5日。如有进一步变动，我们将及时通知。
感谢您的理解。
此致问候，
黄丽莎
客户支持主管
✍️点评与重点：
• "We regret to inform you" 是表达坏消息的标准句型。
• "sincerely apologize" 比简单说“sorry”更正式。
• 提供新时间并承诺更新，展现责任感。
8. 要求客户确认合同细节
📤Subject: Action Required: Please Confirm Contract Details
Dear Ms. Clark,
Before we proceed with the contract, we kindly ask you to confirm the following details:
• Product specifications: Model Y, Black, 100 units
• Delivery address: 456 Pine Road, Vancouver
• Payment terms: 50% upfront, 50% upon delivery
Please reply to this email to confirm. Once confirmed, we will issue the official contract.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Alan Xu
Sales Executive
📤主题：需您确认：请核实合同细节
亲爱的克拉克女士：
在推进合同前，烦请您确认以下信息：
• 产品规格：Y型号，黑色，100台
• 送货地址：温哥华松树路456号
• 付款条款：50%预付，50%货到付款
请回复此邮件确认。确认后，我们将发出正式合同。
感谢您的配合。
此致问候，
徐安
销售专员
✍️点评与重点：
• "Action Required" 强调需要客户采取行动。
• 使用项目符号（•）使信息清晰易读。
• "issue the official contract" 表示“签发正式合同”，专业用语。
9. 最终订单与合同总结确认
📤Subject: Final Confirmation: Order & Contract Summary
Dear Mr. Adams,
This email serves as the final confirmation of your order and contract agreement.
Summary:
• Order #: 99999
• Items: 200 units of Smart Desk Lamps
• Total Amount: USD 10,000
• Delivery Date: July 10, 2024
• Contract Signed: Yes (attached)
All processes are now in motion. Thank you for choosing to work with us.
Warm regards,
Nina Li
Account Manager
📤主题：最终确认：订单与合同摘要
亲爱的亚当斯先生：
此邮件作为您订单与合同协议的最终确认。
摘要如下：
• 订单号：99999
• 商品：200台智能台灯
• 总金额：10,000美元
• 交货日期：2024年7月10日
• 合同已签署：是（已附）
所有流程现已启动。感谢您选择与我们合作。
此致问候，
李妮娜
客户经理
✍️点评与重点：
• "final confirmation" 强调这是最终确认，避免后续争议。
• 使用“Summary”和项目符号，信息一目了然。
• "All processes are now in motion" 表达“所有流程已启动”，积极且专业。
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