导读：掌握样品沟通，赢得客户信任
在国际贸易中，样品是建立信任的第一步。一封专业、清晰且礼貌的英文邮件，不仅能提升客户对你公司的印象，还能有效推动合作进程。本文精心整理了从客户请求样品到确认收货的7个关键沟通节点，每个节点提供一封完整英文邮件模板，附带中文翻译、重点词汇和写作技巧，帮助你在实际工作中游刃有余，提升英语商务写作能力。
1. 客户请求样品：确认信息并表达感谢
📤Subject: Thank You for Your Sample Request – Next Steps
Email:
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your interest in our eco-friendly bamboo kitchenware. We appreciate your sample request and are happy to assist.
To proceed, could you please confirm your full shipping address and preferred courier? Also, let us know if you have any specific product variations in mind.
We typically process sample requests within 2 business days after receiving the details.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Chen
Sales Coordinator
📤主题：感谢您提交样品申请——后续步骤
尊敬的汤普森先生：
感谢您对我们环保竹制厨具的关注。我们非常感谢您的样品申请，并乐意为您提供帮助。
为继续推进，请确认您的完整收货地址及首选快递公司。另外，请告知您是否有特定的产品款式需求。
我们通常在收到信息后两个工作日内处理样品申请。
期待您的回复。
此致敬礼，
林达 陈
销售协调员
✍️点评与重点：
• 开头表达感谢，体现积极态度。
• 使用“could you please confirm…”礼貌请求信息。
• 明确后续流程和时间，增强客户信任。
• 关键词：sample request, shipping address, courier, process
2. 确认样品详情并告知寄送时间
📤Subject: Sample Details and Shipment Schedule
Email:
Dear Mr. Thompson,
Thank you for providing your shipping information. We have confirmed your request for the following samples:
– Bamboo Cutting Board (Natural Finish, 30x20cm)
– Bamboo Spatula Set (2 pcs)
The samples will be shipped via DHL on Monday, June 10th. We will send you the tracking number as soon as it becomes available.
Please note: Sample fees may apply depending on your location. We will inform you if any charges are required before shipment.
Should you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：样品详情与发货安排
尊敬的汤普森先生：
感谢您提供收货信息。我们已确认您申请的以下样品：
– 竹制砧板（天然饰面，30x20厘米）
– 竹制锅铲套装（2件）
样品将于6月10日（周一）通过DHL寄出。一旦运单号生成，我们将立即发送给您。
请注意：样品费用可能根据您的所在地而定。若需收费，我们将在寄出前通知您。
如有任何问题，欢迎随时联系我们。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 列出具体样品，清晰明了。
• 提供寄送日期和快递方式，增强专业性。
• 主动说明费用问题，避免后续误会。
• 关键词：shipment, tracking number, sample fees, inform
3. 发货后发送运单号
📤Subject: Your Sample Shipment – Tracking Information
Email:
Dear Mr. Thompson,
We are pleased to inform you that your samples have been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: June 14th, 2024
You can track the shipment using the following link: [Tracking details will be provided by courier]
Should you need any assistance during delivery, please let us know.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：您的样品货物——物流追踪信息
尊敬的汤普森先生：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过DHL寄出。
运单号：1234567890
预计送达时间：2024年6月14日
您可通过以下链接追踪包裹（具体由快递公司提供）。
如在运输过程中需要帮助，请随时告知。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 使用“pleased to inform you”传递积极情绪。
• 明确列出运单号和预计送达时间，信息完整。
• 提供追踪方式，体现贴心服务。
• 关键词：tracking number, estimated delivery, shipped, assistance
4. 提醒客户查收样品
📤Subject: Friendly Reminder: Your Sample Package
Email:
Dear Mr. Thompson,
We hope this message finds you well. This is a gentle reminder that your sample package was shipped on June 10th and is expected to arrive by tomorrow.
If you haven’t received it by June 15th, please check with your local DHL office or let us know so we can assist.
We’d love to hear your feedback once you’ve reviewed the samples.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：温馨提醒：您的样品包已寄出
尊敬的汤普森先生：
希望您一切安好。这是一条温馨提醒：您的样品包裹已于6月10日寄出，预计明天送达。
若在6月15日前仍未收到，请联系当地DHL或告知我们，我们将协助查询。
期待您在查看样品后给予反馈。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 使用“hope this message finds you well”作为礼貌开场。
• “gentle reminder”表达委婉提醒，不显催促。
• 主动提出协助，展现服务意识。
• 关键词：reminder, expected to arrive, feedback, assist
5. 客户收到样品后跟进反馈
📤Subject: Follow-Up on Your Sample Feedback
Email:
Dear Mr. Thompson,
We hope you received the bamboo kitchenware samples safely. We’d appreciate it if you could share your initial thoughts on the quality, design, and packaging.
Your feedback is valuable to us and helps us better meet your expectations.
If you’re satisfied, we can discuss bulk order terms, MOQ, and pricing. We’re ready to support your next steps.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：关于您提供的样本反馈的后续处理事宜
尊敬的汤普森先生：
希望您已安全收到竹制厨具样品。如能分享您对质量、设计和包装的初步看法，我们将不胜感激。
您的反馈对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的期望。
若您满意，我们可以进一步讨论批量订单的条款、最小起订量（MOQ）和价格。我们已准备好支持您的下一步。
期待您的回复。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 询问反馈时使用“we’d appreciate it if…”更显礼貌。
• 强调反馈的价值，鼓励客户回复。
• 自然过渡到订单洽谈，推动合作。
• 关键词：feedback, quality, packaging, bulk order, MOQ
6. 客户反馈样品问题：专业回应
📤Subject: Re: Feedback on Sample – We’re Here to Help
Email:
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your honest feedback regarding the bamboo spatula’s edge smoothness. We take your comments seriously.
We’ve shared your input with our production team, and we can adjust the sanding process to achieve a smoother finish. Would you like us to send a revised sample?
We value your partnership and are committed to delivering products that meet your standards.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：关于样本的反馈——我们随时为您提供帮助
尊敬的汤普森先生：
感谢您对竹制锅铲边缘光滑度的坦诚反馈。我们高度重视您的意见。
我们已将您的建议反馈给生产团队，可通过调整打磨工艺来实现更光滑的表面。您是否需要我们寄送改进后的样品？
我们珍视与您的合作，致力于提供符合您标准的产品。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 感谢客户反馈，展现开放态度。
• 使用“take your comments seriously”表达重视。
• 提出解决方案并主动提供新样品，体现专业与诚意。
• 关键词：feedback, adjust, revise, committed, standards
7. 确认样品通过，准备正式合作
📤Subject: Great News! Sample Approved – Next Steps
Email:
Dear Mr. Thompson,
Thank you for confirming that the samples meet your requirements. We’re excited to move forward with your first order!
Attached is our Proforma Invoice (PI) for your review. Please confirm the details, including quantity, specifications, and delivery terms.
Once we receive your approval, we’ll begin production immediately.
Thank you for choosing to work with us. We look forward to a successful partnership.
Best regards,
Linda Chen
📤主题：好消息！样品已通过审核——后续步骤
尊敬的汤普森先生：
感谢您确认样品符合要求。我们非常期待启动您的首笔订单！
随附形式发票（PI）供您审阅。请确认数量、规格及交货条款等细节。
收到您的确认后，我们将立即安排生产。
感谢您选择与我们合作。期待建立成功的伙伴关系。
此致敬礼，
林达 陈
✍️点评与重点：
• 使用“Great News!”营造积极氛围。
• 明确下一步行动（发送PI、等待确认）。
• 表达合作喜悦，增强情感连接。
• 关键词：approved, proforma invoice, approval, production, partnership
结语：用语言传递专业与温度
样品沟通不仅是物流过程，更是建立客户关系的关键环节。通过这7个实用英文邮件模板，你不仅能掌握外贸沟通的基本框架，还能学会如何用语言传递专业性与人文关怀。建议收藏本文，在实际工作中灵活运用，持续提升你的商务英语表达能力。
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