导读：轻松搞定国际订单沟通
在国际贸易或跨境合作中，准确、专业的英文邮件是建立信任、确保订单顺利执行的关键。许多人在撰写订单确认或合同沟通邮件时，常因表达不地道而产生误解。本文精心整理了10个高频场景下的英文邮件模板，涵盖订单确认、合同细节确认、付款安排、交货时间等常见沟通需求。每个模板均附带中文翻译、实用点评与重点词汇/句型标注，帮助你在提升商务沟通效率的同时，系统学习专业英语表达。
1. 简洁订单确认邮件
📤Subject: Order Confirmation – PO#12345
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your order. We are pleased to confirm receipt of your purchase order #12345 for 500 units of Model X headphones.
All items are in stock and will be shipped within 3 business days upon payment confirmation.
Should you have any questions, please feel free to contact us.
Best regards,
Linda Chen
Customer Service Manager
📤主题：订单确认 – 采购单号#12345
尊敬的汤普森先生：
感谢您的订单。我们很高兴确认已收到您关于500台Model X耳机的采购单#12345。
所有货物均有库存，将在收到付款确认后3个工作日内发货。
如有任何问题，欢迎随时与我们联系。
此致敬礼，
林达·陈
客户服务经理
✅点评与重点：
• “We are pleased to confirm…” 是正式确认的常用开头，语气礼貌。
• “PO#” 是 Purchase Order Number 的缩写，商务中高频使用。
• “within 3 business days” 明确时间范围，避免歧义。
2. 合同条款确认邮件
📤Subject: Confirmation of Contract Terms – Agreement #7890
Dear Ms. Johnson,
I hope this message finds you well. We would like to confirm the key terms of our agreement #7890, signed on June 10, 2024:
- Total amount: USD 25,000
- Payment terms: 50% advance, 50% upon delivery
- Delivery date: August 15, 2024
- Warranty: 12 months from delivery date
Please let us know if any of the above details require correction.
Looking forward to your confirmation.
Sincerely,
David Li
Account Executive
📤主题：合同条款确认 – 协议#7890
尊敬的约翰逊女士：
希望您一切安好。我们想确认2024年6月10日签署的协议#7890的关键条款：
- 总金额：25,000美元
- 付款条件：50%预付款，50%货到付款
- 交货日期：2024年8月15日
- 质保期：自交货日起12个月
如以上任何信息有误，请告知我们。
期待您的确认。
此致，
李大卫
客户经理
✅点评与重点：
• 使用项目符号（-）清晰列出合同要点，便于对方核对。
• “Payment terms” 是关键商务术语，指付款方式。
• “Looking forward to your confirmation” 是礼貌催促确认的常用表达。
3. 付款确认后发货通知
📤Subject: Shipment Notification – Order #6789
Dear Mr. Kim,
We have received your payment in full for Order #6789 and would like to inform you that your goods have been dispatched today via DHL.
Tracking number: 1234567890
Estimated delivery: July 5, 2024
You will receive a separate email with tracking details shortly.
Thank you for your business.
Best regards,
Sophie Wang
Logistics Coordinator
📤主题：发货通知 – 订单#6789
尊敬的金先生：
我们已全额收到您对订单#6789的付款，特此通知您货物已于今日通过DHL发出。
追踪号码：1234567890
预计送达时间：2024年7月5日
您将很快收到一封包含追踪详情的邮件。
感谢您的合作。
此致敬礼，
王苏菲
物流协调员
✅点评与重点：
• “dispatched” 比 “shipped” 更正式，常用于商务场景。
• “in full” 表示“全额”，强调款项已结清。
• 提供追踪号和预计送达时间，提升客户体验。
4. 订单修改请求邮件
📤Subject: Request to Modify Order #5555
Dear Sales Team,
I hope you are doing well. We would like to request a modification to our Order #5555, originally placed on June 1, 2024.
Could you please change the quantity of Item #A200 from 200 to 250 units? All other details remain the same.
Please confirm if this change is possible and advise on any impact to delivery time or cost.
Thank you for your support.
Best regards,
Emily Zhang
Purchasing Officer
📤主题：请求修改订单#5555
销售团队您好：
希望你们一切顺利。我们想请求修改2024年6月1日提交的订单#5555。
能否将产品#A200的数量从200台更改为250台？其余信息保持不变。
请确认此修改是否可行，并告知是否会影响交货时间或成本。
感谢支持。
此致敬礼，
张艾米丽
采购专员
✅点评与重点：
• “request a modification” 是正式表达“请求修改”的方式。
• “remain the same” 表示“保持不变”，简洁明了。
• 主动询问对交期和成本的影响，体现专业性。
5. 合同续签确认邮件
📤Subject: Confirmation of Contract Renewal – Agreement #2023
Dear Mr. Brown,
Thank you for your continued partnership. We are pleased to confirm the renewal of our service agreement #2023, effective from January 1, 2025, for a period of 12 months.
The terms and conditions remain unchanged. An updated contract document will be sent for your signature by the end of this week.
We appreciate your trust in our services.
Kind regards,
Jason Wu
Client Relations Manager
📤主题：合同续签确认 – 协议#2023
尊敬的布朗先生：
感谢您持续的合作。我们很高兴确认服务协议#2023将于2025年1月1日起续签，有效期12个月。
条款和条件保持不变。更新后的合同文件将于本周末前发送给您签署。
感谢您对我们服务的信任。
此致，
吴杰森
客户关系经理
✅点评与重点：
• “effective from” 表示“自……起生效”，法律文件常用。
• “period of 12 months” 明确合同期限。
• “updated contract document” 指更新版合同，避免使用“new”造成误解。
6. 订单延迟通知邮件
📤Subject: Update on Delivery Schedule – Order #8888
Dear Ms. Lee,
We regret to inform you that your order #8888 will be delayed due to unforeseen supply chain issues.
The new estimated delivery date is September 10, 2024, which is 10 days later than originally scheduled.
We sincerely apologize for the inconvenience and are working closely with our suppliers to minimize further delays.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Maria Fang
Operations Manager
📤主题：交货进度更新 – 订单#8888
尊敬的李女士：
由于供应链出现不可预见的问题，我们很遗憾地通知您，您的订单#8888将有所延迟。
新的预计交货日期为2024年9月10日，比原计划晚10天。
我们对由此带来的不便深表歉意，并正与供应商紧密合作，尽量减少进一步延误。
感谢您的理解。
此致敬礼，
方玛丽亚
运营经理
✅点评与重点：
• “regret to inform” 是表达坏消息的标准礼貌句式。
• “unforeseen supply chain issues” 专业表达延迟原因，避免推卸责任。
• 主动道歉并说明补救措施，有助于维护客户关系。
7. 发票与付款提醒邮件
📤Subject: Invoice #INV7777 – Payment Reminder
Dear Mr. Taylor,
This is a friendly reminder that Invoice #INV7777 for USD 12,000 remains outstanding as of today.
Payment was due on June 20, 2024. We kindly request that you settle the amount within the next 5 business days to avoid any disruption to future orders.
Please let us know once payment has been made so we can update our records.
Thank you for your attention.
Best regards,
Lisa Huang
Finance Department
📤主题：发票#INV7777 – 付款提醒
尊敬的泰勒先生：
温馨提醒：截至今日，发票#INV7777（金额12,000美元）尚未支付。
该款项应于2024年6月20日结清。我们恳请您在接下来的5个工作日内完成付款，以免影响后续订单处理。
付款完成后请告知我们，以便更新账目记录。
感谢您的关注。
此致敬礼，
黄丽莎
财务部
✅点评与重点：
• “friendly reminder” 语气友好，避免显得咄咄逼人。
• “remains outstanding” 表示“尚未结清”，专业财务用语。
• “settle the amount” 意为“结清款项”，比“pay”更正式。
8. 合同细节澄清请求
📤Subject: Request for Clarification on Contract #4444
Dear Legal Team,
I hope you are well. We are reviewing Contract #4444 and would like to request clarification on Clause 7.2 regarding intellectual property rights.
Could you please confirm whether the client retains ownership of all design materials after project completion?
Your prompt response will help us proceed with the agreement signing.
Thank you,
Andrew Liu
Project Manager
📤主题：关于合同#4444的条款澄清请求
法务团队您好：
希望你们安好。我们正在审阅合同#4444，想就第7.2条关于知识产权的部分请求澄清。
能否确认客户在项目完成后是否保留所有设计材料的所有权？
您的及时回复将有助于我们推进合同签署。
谢谢，
刘安德鲁
项目经理
✅点评与重点：
• “request clarification on…” 是请求解释的正式表达。
• “Clause 7.2” 指具体条款，结构清晰。
• “prompt response” 强调需要快速回复，但语气礼貌。
9. 订单取消确认邮件
📤Subject: Confirmation of Order Cancellation – #9999
Dear Ms. Parker,
Thank you for your email. We confirm the cancellation of your Order #9999, placed on May 25, 2024.
As no payment has been made, no further action is required from your side. We have updated our system accordingly.
We regret that we could not fulfill this order and hope to serve you in the future.
Best regards,
Kevin Zhou
Customer Support
📤主题：订单取消确认 – #9999
尊敬的帕克女士：
感谢您的邮件。我们确认您于2024年5月25日提交的订单#9999已取消。
由于尚未付款，您无需采取进一步操作。我们已同步更新系统。
很遗憾未能完成此订单，期待未来有机会为您服务。
此致敬礼，
周凯文
客户支持
✅点评与重点：
• “no further action is required” 明确告知客户无需操作，减少焦虑。
• 即使订单取消，也保持礼貌与专业，维护品牌形象。
• “hope to serve you in the future” 表达持续合作意愿。
10. 合同签署完成通知
📤Subject: Contract Signed – Agreement #5050 Now Effective
Dear Mr. Reed,
We are pleased to inform you that both parties have signed Agreement #5050, and the contract is now officially in effect as of July 1, 2024.
Attached is a signed copy for your records. We will begin project execution according to the agreed timeline.
Thank you for your collaboration. We look forward to a successful partnership.
Warm regards,
Nina Zhao
Project Director
📤主题：合同已签署 – 协议#5050正式生效
尊敬的里德先生：
我们很高兴通知您，双方均已签署协议#5050，该合同自2024年7月1日起正式生效。
随附签署版合同供您存档。我们将按约定时间表启动项目执行。
感谢您的合作，期待成功合作。
此致，
赵妮娜
项目总监
✅点评与重点：
• “officially in effect” 表示“正式生效”，法律意义明确。
• “attached is a signed copy” 是正式附件说明句式。
• “look forward to a successful partnership” 传递积极合作态度。
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