导读：样品寄出后，跟进是成单的关键一步
在外贸业务中，寄出样品只是第一步，能否成功转化订单，关键在于后续的客户跟进。许多业务员在样品寄出后陷入“等待”状态，错失了最佳沟通时机。适时、得体的英文邮件不仅能提醒客户查收样品，还能引导反馈、建立信任、推动决策。
本文精心整理了8个实用英文样品反馈跟进邮件模板，涵盖从确认签收到催促反馈、再到推动下单的全过程。每个模板均配有中文翻译、重点词汇标注和写作技巧点评，帮助你在提升业务效率的同时，精进英语表达能力。
1. 样品寄出后确认签收邮件
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Information Attached
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to inform you that the samples you requested have been shipped today via [Courier Name].
Your tracking number is [Tracking Number], and you can monitor the delivery status here.
We hope the samples arrive safely and on time. Please let us know once you receive them, and feel free to reach out if you have any questions.
Looking forward to your feedback!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出，附上追踪信息
亲爱的[客户姓名]，
您好！特此通知您，您所要求的样品已于今日通过[快递公司名称]寄出。
运单号为[运单号]，您可随时查询物流状态。
希望样品能安全准时送达。收到后请告知我们，并欢迎随时联系咨询。
期待您的反馈！
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 使用“I hope this email finds you well”作为开场，礼貌且自然。
• 明确提供tracking number（运单号），方便客户查件。
• “Looking forward to your feedback” 是推动反馈的经典表达，语气积极不催促。
2. 样品签收后首次跟进邮件
📤Subject: Follow-up on Received Samples
Dear [Customer's Name],
I noticed that your package was delivered yesterday. I hope the samples arrived in perfect condition.
Could you please let us know your initial thoughts? We’d love to hear your feedback on quality, appearance, and any other aspects you’d like to share.
If you need additional information or more samples, we’re happy to assist.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于已收到样品的后续处理事宜
亲爱的[客户姓名]，
我注意到您的包裹已于昨日签收，希望样品完好无损地送达。
请问您是否可以分享一下初步看法？我们非常希望了解您对质量、外观等方面的反馈。
如需更多信息或额外样品，我们很乐意协助。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “I noticed that...” 表明你关注物流动态，体现专业性。
• 使用“initial thoughts”引导客户分享初步印象，降低回复压力。
• “We’d love to hear...” 比 “Please tell me” 更柔和，提升客户体验。
3. 温和催促反馈邮件（第一次）
📤Subject: Checking in on Sample Feedback
Dear [Customer's Name],
I hope you're doing well. I'm following up to see if you've had a chance to review the samples we sent last week.
We’d really appreciate your feedback, as it helps us better understand your requirements and serve you more effectively.
Please let us know your thoughts at your earliest convenience.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：了解样本反馈的情况
亲爱的[客户姓名]，
希望您一切顺利。我来跟进一下，您是否已有机会查看我们上周寄出的样品？
我们非常重视您的反馈，这有助于我们更准确地了解您的需求，提供更优质的服务。
烦请在方便时告知您的看法。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “at your earliest convenience” 是礼貌催促的常用表达，避免显得急躁。
• 强调反馈对“understand your requirements”的价值，让客户感到被重视。
• 使用“really appreciate”增强情感共鸣。
4. 加强语气催促反馈邮件（第二次）
📤Subject: Reminder: Your Feedback on Samples
Dear [Customer's Name],
This is a gentle reminder regarding the samples we sent on [Date]. We haven’t received your feedback yet, and we’re eager to know your opinion.
Your input is crucial for us to move forward. If there are any concerns or if you need further details, please don’t hesitate to let us know.
We look forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：提醒：请提供您对样品的意见反馈
亲爱的[客户姓名]，
此为关于我们于[日期]寄出的样品的温馨提醒。我们尚未收到您的反馈，非常期待了解您的意见。
您的建议对我们推进合作至关重要。如有任何疑问或需要更多资料，请随时告知。
期待尽快收到您的回复。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “gentle reminder” 表达委婉，避免让客户产生被逼迫感。
• “crucial for us to move forward” 暗示合作进展依赖反馈，增强紧迫感。
• “don’t hesitate to let us know” 鼓励客户提出问题，体现服务态度。
5. 提供额外信息以促进反馈
📤Subject: Additional Info to Help with Sample Evaluation
Dear [Customer's Name],
I hope you're finding the samples useful. To assist your evaluation, I’m sharing some additional details:
- Material composition: 100% organic cotton
- Care instructions: Machine wash cold, tumble dry low
- MOQ: 500 pieces per color
We believe these specs meet your requirements. Please let us know if you'd like to discuss customization or place a trial order.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：有助于样本评估的补充信息
亲爱的[客户姓名]，
希望样品对您评估有所帮助。为支持您的决策，现提供以下补充信息：
- 材质成分：100%有机棉
- 洗涤说明：冷水机洗，低温烘干
- 最小起订量：每色500件
我们认为这些参数符合您的需求。如需讨论定制或试单，请随时联系。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 主动提供关键参数，展现专业性与主动性。
• 使用项目符号（-）使信息清晰易读。
• 结尾引导“trial order”（试单），自然推进销售进程。
6. 客户反馈积极后的推进邮件
📤Subject: Great to Hear Your Feedback – Next Steps?
Dear [Customer's Name],
Thank you for your positive feedback on the samples! We’re thrilled to know you’re satisfied with the quality.
Would you like to proceed with a trial order? We can offer a special price for the first batch and fast production turnaround.
Let me know your thoughts, and I’ll prepare the proforma invoice right away.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：很高兴听到您的反馈，下一步该怎么做呢？
亲爱的[客户姓名]，
感谢您对样品的积极反馈！得知您对质量满意，我们非常高兴。
您是否愿意推进试单？我们可为首批订单提供特别价格和快速生产周期。
请告知您的想法，我将立即准备形式发票。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “thrilled to know” 表达强烈喜悦，增强情感连接。
• “proceed with a trial order” 是推动下单的标准表达。
• “prepare the proforma invoice right away” 展现高效响应能力。
7. 客户提出问题后的回复邮件
📤Subject: Re: Your Questions on the Samples
Dear [Customer's Name],
Thank you for your detailed feedback. We appreciate your questions about the color fastness and packaging options.
Regarding color fastness: Our fabric has passed ISO 105-C06 testing (level 4-5).
For packaging: We can offer polybag, hangtag, or custom branded packaging.
Please let us know your preference, and we’ll adjust accordingly.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于您对样品所提出的疑问的回复
亲爱的[客户姓名]，
感谢您详细的反馈。关于色牢度和包装选项的问题，我们已收悉。
色牢度方面：面料已通过ISO 105-C06测试（等级4-5）。
包装方面：我们可提供塑料袋、吊牌或定制品牌包装。
请告知您的选择，我们将据此调整。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• 使用“Re:”表示这是对客户邮件的回复，符合邮件礼仪。
• 引用具体测试标准（ISO 105-C06）增强可信度。
• 提供多个选项并征求客户意见，体现灵活性与客户导向。
8. 长期未回复后的重启沟通邮件
📤Subject: Following Up After Some Time
Dear [Customer's Name],
I hope you’re well. I’m writing to follow up on the samples we sent a few weeks ago, as we haven’t heard back recently.
Maybe your priorities have changed — we completely understand. But if you’re still considering this product, we’d be happy to resend samples or provide updated pricing.
No pressure at all — just here to help when you’re ready.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：过了一段时间后的跟进事宜
亲爱的[客户姓名]，
希望您一切安好。我来跟进一下几周前寄出的样品，因近期未收到回复。
或许您的计划有所调整——我们完全理解。但若您仍在考虑该产品，我们很乐意重新寄样或提供最新报价。
绝无压力，只待您准备好时随时联系。
此致问候，
[你的名字]
✍️点评与重点：
• “No pressure at all” 缓解客户心理负担，提高回复率。
• 承认“priorities may have changed”展现同理心，避免指责语气。
• 提供“resend samples”或“updated pricing”作为新切入点，重启对话。
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