导读：外贸沟通从一封好邮件开始
在国际贸易中，电子邮件是与客户建立联系、推动合作的核心工具。一封结构清晰、语言得体的英文邮件，不仅能展现你的专业素养，还能显著提升客户回复率和成交机会。本文精心整理了外贸人日常工作中最常用的10个英文邮件模板，覆盖客户开发、询盘回复、报价跟进、订单确认等关键场景，每封邮件均附带精准中文翻译，并配有【点评】与【重点提示】，帮助你快速掌握实用表达，提升英语写作能力。
1. 初次开发客户邮件（Cold Email）
📤Subject: Introduction & High-Quality [Product] Supply from [Your Company]
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I represent a professional supplier of [Product Category] based in China. We specialize in manufacturing high-quality [Product] for international markets, and I believe our products could be a great fit for your business needs.
We offer competitive pricing, reliable delivery, and OEM/ODM services. I would be happy to send you our product catalog and latest price list upon request.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：介绍及优质[产品]供应信息
尊敬的[客户姓名]：
您好！我是[您的姓名]，来自中国一家专业的[产品类别]供应商。我们专注于为国际市场生产高品质的[产品]，相信我们的产品能够满足贵公司的业务需求。
我们提供有竞争力的价格、可靠的交货期，以及OEM/ODM服务。如需，我很乐意为您提供产品目录和最新报价单。
期待您的回复！
此致
敬礼！
[您的姓名]
[职位]
[公司名称]
✅【点评】：这是标准的开发信模板，语气礼貌、信息简洁。避免使用“free sample”或“lowest price”等敏感词，以免被误判为垃圾邮件。
✅【重点提示】：
- 使用“I hope this message finds you well”作为开场，礼貌得体；
- 强调“OEM/ODM services”可吸引定制需求客户；
- 主动提出发送资料，体现专业性和服务意识。
2. 回复客户询盘邮件（Inquiry Reply）
📤Subject: Re: Inquiry about [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry. We appreciate your interest in our [Product].
Please find attached our detailed product catalog and quotation sheet. The prices are based on FOB Shanghai, with a 30% deposit and 70% balance before shipment.
If you have any specific requirements, such as customization, packaging, or target market, please let us know — we’re happy to assist.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：回复：关于[产品名称]的询盘
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询盘，很高兴您对我们[产品]感兴趣。
随信附上详细的产品目录和报价单。报价基于上海港FOB价，付款方式为30%定金，70%余款发货前付清。
如您有定制、包装或目标市场等方面的特殊要求，请随时告知，我们将竭诚为您服务。
期待您的反馈！
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：及时回复是关键。附件提供专业资料可增强信任感，同时明确付款条款避免后续纠纷。
✅【重点提示】：
- “Please find attached” 是正式邮件中常用表达；
- 明确贸易术语（如FOB）和付款方式；
- 主动询问需求，体现服务主动性。
3. 报价后跟进邮件（Follow-up After Quotation）
📤Subject: Follow-up on Quotation for [Product]
Dear [Customer's Name],
I’m writing to follow up on the quotation I sent last week for [Product]. I hope you’ve had a chance to review it.
If you have any questions or need further details — such as samples, MOQ, or lead time — please don’t hesitate to ask. We’re offering a special discount for first-time orders placed before [Date].
Let me know how I can assist you further.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品]报价的跟进
尊敬的[客户姓名]：
我写此邮件是想跟进上周发送的[产品]报价单，希望您已查阅。
如您有任何疑问或需要更多细节（如样品、最小起订量或交货周期），请随时联系。我们在[日期]前对首次下单客户提供特别折扣。
请告知我如何进一步协助您。
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：报价后3-5天内跟进效果最佳。加入“限时优惠”可制造紧迫感，促进客户决策。
✅【重点提示】：
- 使用“I’m writing to follow up”自然切入主题；
- 提及“special discount”激发兴趣；
- 保持语气友好，避免催促感。
4. 发送样品确认邮件（Sample Confirmation）
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
We’ve shipped the requested samples today via DHL. Please find the tracking number below:
Tracking No.: [Number]
Estimated Delivery: [Date]
Once you receive the samples, we’d appreciate your feedback. If everything meets your expectations, we can proceed with the formal order.
Feel free to contact me if you have any questions.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出——附运单号
尊敬的[客户姓名]：
我们已于今日通过DHL寄出您所需的样品，运单号如下：
运单号：[编号]
预计送达时间：[日期]
收到样品后，烦请给予反馈。如无问题，我们可进入正式订单流程。
如有疑问，欢迎随时联系。
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：样品是成交的关键一步，及时通知并提供物流信息体现专业性。
✅【重点提示】：
- 明确物流方式和预计时间；
- 主动请求反馈，推动流程；
- 使用“we’d appreciate your feedback”表达尊重。
5. 订单确认邮件（Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmed – Thank You!
Dear [Customer's Name],
Thank you for your order! We’ve received your purchase order and confirmed all details:
Product: [Product Name]
Quantity: [Qty]
Price: USD [Amount] FOB Shanghai
Delivery: Within [X] days after deposit
Production will begin once we receive the 30% deposit. Please send the payment confirmation when completed.
We’ll keep you updated on the production progress.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：订单已确认——感谢合作！
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的订单！我们已收到采购单并确认所有细节：
产品：[产品名称]
数量：[数量]
价格：上海港FOB价 [金额] 美元
交货期：收到定金后[X]天内
收到30%定金后将安排生产，请付款后告知确认信息。
我们将持续向您汇报生产进度。
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：确认订单是合作正式开始的标志，清晰列出关键信息可避免误解。
✅【重点提示】：
- 使用“Thank you for your order!”表达感谢；
- 分项列出产品、价格、交货期等；
- 承诺进度更新，增强客户信心。
6. 生产进度汇报邮件（Production Update）
📤Subject: Production Update – [Order No.]
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to inform you that your order is currently in production.
Status: [e.g., 50% completed]
Expected Completion: [Date]
Inspection Scheduled: [Date]
We’ll send photos and videos for your review before packaging. Please let us know if you have any special requirements.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：生产进度更新——[订单号]
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您的订单已进入生产阶段。
当前进度：[如已完成50%]
预计完成时间：[日期]
计划检验时间：[日期]
包装前我们将发送照片和视频供您审核。如有特殊要求，请及时告知。
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：主动汇报进度可建立信任，尤其对大额订单尤为重要。
✅【重点提示】：
- 使用“pleased to inform you”传递积极情绪；
- 提供具体百分比和时间节点；
- 提前说明将发送审核资料，体现透明度。
7. 出货通知邮件（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Arranged – Documents Attached
Dear [Customer's Name],
Your order has been shipped today via [Shipping Method].
BL/AWB No.: [Number]
ETD: [Date]
ETA: [Date]
Please find the shipping documents (Bill of Lading, Packing List, Invoice) attached. Kindly confirm receipt and let us know once the goods arrive.
Thank you for your business!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：货物已出运——附运输单据
尊敬的[客户姓名]：
您的订单已于今日通过[运输方式]出运。
提单号：[编号]
预计离港时间：[日期]
预计到港时间：[日期]
随信附上运输单据（提单、装箱单、发票），请查收并确认。货物抵达后也请告知。
感谢您的合作！
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：出货后及时通知并发送单据，是专业服务的体现。
✅【重点提示】：
- 明确运输方式和关键时间节点；
- 列出所附单据类型；
- 使用“Kindly confirm receipt”礼貌请求确认。
8. 付款提醒邮件（Payment Reminder）
📤Subject: Friendly Reminder: Balance Payment Due
Dear [Customer's Name],
This is a gentle reminder that the balance payment of USD [Amount] for Order [No.] is due before shipment.
Bank Details:
Account Name: [Name]
Bank: [Bank Name]
SWIFT: [Code]
Please send the payment confirmation as soon as possible so we can proceed with delivery.
Thank you for your attention.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：温馨提醒：尾款即将到期
尊敬的[客户姓名]：
温馨提醒：订单[编号]的尾款[金额]美元需在发货前支付。
银行信息：
账户名：[姓名]
银行：[银行名称]
SWIFT代码：[代码]
请尽快支付并发送付款凭证，以便我们安排发货。
感谢您的配合！
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：语气要礼貌，避免强硬催款。使用“gentle reminder”更易被接受。
✅【重点提示】：
- 使用“friendly reminder”降低对抗感；
- 清晰列出银行信息；
- 强调付款与发货的关联性。
9. 客户未回复跟进邮件（Follow-up on No Reply）
📤Subject: Checking In – Any Updates on Your Side?
Dear [Customer's Name],
I hope you’re doing well. I’m writing to check if you’ve had any updates regarding our previous discussion on [Product/Quotation].
If you need more time or additional information, please let me know. We’re still offering the current pricing until [Date].
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：跟进联系——您那边有进展吗？
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我想跟进一下我们之前关于[产品/报价]的沟通，不知您是否有新的进展？
如您需要更多时间或补充资料，请随时告知。当前报价有效期至[日期]。
期待您的回复！
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：适用于客户长时间未回复的情况，语气温和，避免显得咄咄逼人。
✅【重点提示】：
- 使用“checking in”表达关心而非催促；
- 提供“current pricing until [Date]”制造轻微紧迫感；
- 保持开放态度，鼓励客户回应。
10. 感谢客户合作邮件（Thank You Email）
📤Subject: Thank You for Your Order!
Dear [Customer's Name],
Thank you for choosing to work with us. We truly appreciate your trust and support.
We hope you’re satisfied with the products and service. If you have any feedback, we’d love to hear it.
We look forward to a long-term partnership and future collaborations.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：感谢您的订单！
尊敬的[客户姓名]：
感谢您选择与我们合作，我们非常感激您的信任与支持。
希望您对产品和服务感到满意。如有任何反馈，欢迎随时告知。
期待与您建立长期合作关系，未来继续合作！
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】：成交后发送感谢信，有助于提升客户好感，为复购和转介绍打下基础。
✅【重点提示】：
- 使用“truly appreciate”表达真诚感谢；
- 主动征求反馈，体现服务意识；
- 提出“long-term partnership”展望未来合作。
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