导读：外贸沟通中，一封专业得体的英文邮件往往决定订单成败
在国际贸易中，邮件是与客户沟通的最主要方式。一封结构清晰、语言得体的英文邮件不仅能提升客户信任感，还能有效推动合作进程。本文精心整理了外贸人日常工作中最常使用的10个英文邮件模板，涵盖从初次询盘到订单确认的多个关键场景。每个模板均提供完整英文原文、精准中文翻译，并附有【点评】与【重点提示】，帮助你快速掌握邮件写作技巧，提升英语表达能力与业务效率。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
📤Subject: Thank you for your inquiry – Product quotation attached
Dear Mr. Smith,
Thank you for your interest in our products. We appreciate your inquiry and are pleased to provide you with the requested quotation for the items listed below:
- Product: LED Desk Lamp
- Model: LD-202
- Quantity: 500 pcs
- Unit Price: USD 12.50 FOB Shanghai
- Delivery Time: Within 20 days after order confirmation
- Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Please find the detailed quotation attached. Should you have any questions or require samples, feel free to let us know. We look forward to your reply.
Best regards,
Lucy Chen
Sales Manager
📤主题：感谢您的咨询——随附产品报价单
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我们产品的关注。我们很高兴为您提供以下产品的报价：
- 产品：LED台灯
- 型号：LD-202
- 数量：500件
- 单价：12.50美元，上海港离岸价
- 交货期：订单确认后20天内
- 付款方式：30%定金，70%发货前付清
详细报价单已附上。如需样品或有其他问题，欢迎随时联系。期待您的回复。
此致问候，
销售经理 Lucy Chen
✅【点评】 这是一封标准的询盘回复邮件，结构清晰，信息完整。
✅【重点提示】 使用“FOB Shanghai”明确贸易术语；列出关键交易条件（价格、交期、付款方式）；结尾主动邀请客户进一步沟通，提升响应率。
2. 发送产品报价单（Sending Quotation）
📤Subject: Quotation for Your Requested Items – Valid Until June 30
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our official quotation for the following products. The prices are valid until June 30, 2024.
1. Wireless Earbuds – Model WB-88 (USD 8.90/pc, MOQ 300 pcs)
2. Bluetooth Speaker – Model BS-12 (USD 15.00/pc, MOQ 200 pcs)
All prices are FOB Ningbo. Sample available upon request (sample fee: USD 20, refundable with order).
We offer competitive pricing and reliable quality. If you decide to proceed, we can arrange production immediately.
Looking forward to your confirmation.
Sincerely,
David Wang
Export Sales
📤主题：您所请求采购的物品的报价单——有效期限截至6月30日
尊敬的约翰逊女士：
根据您的要求，现提供以下产品正式报价。报价有效期至2024年6月30日。
1. 无线耳机 – 型号WB-88（单价8.90美元，最小起订量300件）
2. 蓝牙音箱 – 型号BS-12（单价15.00美元，最小起订量200件）
以上均为宁波港离岸价。样品可提供（样品费20美元，下单后可退还）。
我们提供有竞争力的价格和稳定的质量。如确认下单，可立即安排生产。
期待您的确认。
此致，
外贸销售 David Wang
✅【点评】 报价邮件需注明有效期，增强紧迫感。
✅【重点提示】 “MOQ”（Minimum Order Quantity）是外贸常用缩写，务必解释清楚；“refundable with order”体现客户友好政策，促进成交。
3. 请求客户支付定金（Request for Deposit Payment）
📤Subject: Deposit Payment Required to Start Production
Dear Mr. Lee,
Thank you for confirming the order. To proceed with production, we kindly request a 30% deposit as agreed.
Please transfer the deposit of USD 2,250 to our bank account. Once we receive the payment, we will begin production and provide you with a production schedule.
Attached is our proforma invoice for your reference. Let us know once the payment is made so we can confirm receipt.
Best regards,
Anna Zhang
Order Coordinator
📤主题：为开始生产，必须先支付押金
尊敬的李先生：
感谢您确认订单。为启动生产，请按约定支付30%的定金。
请将2,250美元定金汇至我司银行账户。收到款项后，我们将立即安排生产并提供生产进度表。
附上形式发票供您参考。付款后请通知我们，以便确认到账。
此致问候，
订单协调员 Anna Zhang
✅【点评】 此邮件语气礼貌但明确，推动客户行动。
✅【重点提示】 使用“proforma invoice”（形式发票）是外贸常用文件；“kindly request”比直接说“you must pay”更专业。
4. 通知客户订单已发货（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Confirmation – Order No. 2024-087
Dear Ms. Brown,
We are pleased to inform you that your order No. 2024-087 has been shipped today via sea freight.
- Vessel Name: Ocean Star V.114
- ETD: May 10, 2024
- ETA: June 5, 2024
- Bill of Lading No.: OS114-8890
Attached are the shipping documents, including the Bill of Lading, Packing List, and Commercial Invoice.
Should you need any further assistance, please don’t hesitate to contact us.
Warm regards,
Tom Liu
Logistics Department
📤主题：货物运输确认 – 订单编号：2024-087
尊敬的布朗女士：
我们很高兴通知您，您的订单2024-087已于今日通过海运发出。
- 船名：Ocean Star V.114
- 预计离港日：2024年5月10日
- 预计到港日：2024年6月5日
- 提单号：OS114-8890
随附运输单据，包括提单、装箱单和商业发票。
如需进一步协助，请随时联系我们。
此致问候，
物流部 Tom Liu
✅【点评】 发货通知是客户最关心的邮件之一，信息必须准确。
✅【重点提示】 提供完整的物流信息（ETD/ETA）和单据名称，体现专业性；“don’t hesitate to contact us”是常用礼貌表达。
5. 跟进未回复的客户（Follow-up Email）
📤Subject: Following Up on Our Quotation – Any Feedback?
Dear Mr. Taylor,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent on May 1st regarding the solar chargers.
We haven’t heard back from you and would like to know if you have any questions or need further details. We’re happy to adjust the offer based on your requirements.
If you’re no longer interested, we’d appreciate your feedback so we can better serve future clients.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Sophia Wang
Sales Representative
📤主题：关于我们的报价，还有任何反馈意见吗？
尊敬的泰勒先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进我们于5月1日发送的太阳能充电器报价单。
我们尚未收到您的回复，想了解您是否有任何疑问或需要更多信息。我们可根据您的需求调整报价。
若您不再感兴趣，也欢迎告知，以便我们改进服务。
期待您的回复。
此致问候，
销售代表 Sophia Wang
✅【点评】 跟进邮件应保持礼貌，避免催促感。
✅【重点提示】 “I hope this email finds you well”是经典开场白；结尾表达“appreciate your feedback”体现尊重，提升客户好感。
6. 客户投诉处理回复（Handling Customer Complaint）
📤Subject: Apology and Solution for Damaged Goods
Dear Ms. Clark,
We sincerely apologize for the damaged items in your recent shipment. We understand how frustrating this must be and truly regret the inconvenience caused.
After investigating, we found the issue occurred during transit. To resolve this, we will send a replacement batch at no cost and cover the return shipping for the damaged goods.
We are also improving our packaging standards to prevent future issues.
Thank you for your understanding. Please let us know how we can further assist you.
Sincerely,
Jason Wu
Customer Service Manager
📤主题：关于受损商品的致歉与解决方案
尊敬的克拉克女士：
对于您最近收货中出现的破损问题，我们深表歉意。我们理解这给您带来的困扰，并对造成的不便表示诚挚的歉意。
经调查，问题出在运输途中。为此，我们将免费寄送替换货物，并承担破损品的退货运费。
同时，我们正在改进包装标准，避免类似问题再次发生。
感谢您的理解。如需进一步协助，请随时告知。
此致，
客服经理 Jason Wu
✅【点评】 处理投诉时，态度诚恳是关键。
✅【重点提示】 使用“sincerely apologize”和“truly regret”表达真诚歉意；提出具体补偿方案，展现责任感。
7. 请求客户确认订单细节（Order Confirmation Request）
📤Subject: Please Confirm Order Details – Production Ready
Dear Mr. Harris,
We have prepared the production documents for your order. Before we begin manufacturing, please confirm the following details:
- Product: Stainless Steel Water Bottle
- Color: Matte Black
- Logo: Embossed on the side (file attached)
- Quantity: 1,000 pcs
- Delivery Date: July 15, 2024
Kindly reply by May 20th to avoid delays. Once confirmed, we will start production immediately.
Best regards,
Linda Zhou
Production Coordinator
📤主题：请确认订单详情——产品已准备好可以投入生产了
尊敬的哈里斯先生：
我们已准备好您的订单生产文件。在开始制造前，请确认以下细节：
- 产品：不锈钢水杯
- 颜色：哑光黑
- Logo：侧面浮雕（文件已附）
- 数量：1,000件
- 交货日期：2024年7月15日
请于5月20日前回复，以免延误。确认后我们将立即投产。
此致问候，
生产协调员 Linda Zhou
✅【点评】 此邮件用于确保订单信息无误，避免后期纠纷。
✅【重点提示】 列出关键参数（颜色、Logo工艺等）；设定回复截止日，增强执行力。
8. 提供产品样品（Sending Sample）
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear Ms. Reed,
We have sent the requested samples today via DHL. The tracking number is 1234567890. You can expect delivery within 3-5 business days.
Please check the quality and packaging. We hope you are satisfied and look forward to your order.
If you have any feedback, feel free to share it with us.
Best wishes,
Eric Chen
Sales Support
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的里德女士：
我们已于今日通过DHL寄出您所需样品。运单号为1234567890，预计3-5个工作日内送达。
请检查产品质量与包装。希望您满意，并期待您的订单。
如有反馈，欢迎随时告知。
此致问候，
销售支持 Eric Chen
✅【点评】 寄样后及时通知客户，体现服务意识。
✅【重点提示】 提供快递单号和预计时效；“feel free to share”鼓励客户反馈，促进沟通。
9. 感谢客户下单（Thank You for Order）
📤Subject: Thank You for Your Order – We Appreciate Your Trust
Dear Mr. Parker,
Thank you for placing order No. 2024-102 with us. We truly appreciate your trust in our products and service.
We will keep you updated on the production progress and shipment details. Should you have any special requests, please let us know.
We are committed to delivering high-quality goods on time.
Warm regards,
Nina Li
Account Manager
📤主题：感谢您的订购——我们非常感激您的信任！
尊敬的帕克先生：
感谢您下单2024-102号订单。我们非常感谢您对我们产品与服务的信任。
我们将持续向您汇报生产进度和发货详情。如有特殊要求，请随时告知。
我们承诺准时交付高质量产品。
此致问候，
客户经理 Nina Li
✅【点评】 感谢邮件有助于建立长期客户关系。
✅【重点提示】 表达“appreciate your trust”增强情感连接；承诺“keep you updated”提升客户安全感。
10. 请求客户推荐或好评（Request for Referral or Review）
📤Subject: We’d Love Your Feedback – Help Us Serve You Better
Dear Ms. Young,
We hope you are satisfied with the recent delivery. It has been a pleasure working with you.
If you are happy with our products and service, we would greatly appreciate it if you could refer us to other potential buyers or leave a review on your platform.
Your support means a lot to us and helps us grow.
Thank you again for your business.
Best regards,
Kevin Zhao
Business Development
📤主题：我们非常希望得到您的反馈，请帮助我们更好地为您服务
尊敬的杨女士：
希望您对最近的交货感到满意。与您合作非常愉快。
若您对我们的产品和服务满意，恳请您向其他潜在客户推荐我们，或在您的平台上留下评价。
您的支持对我们意义重大，有助于我们不断发展。
再次感谢您的合作。
此致问候，
业务发展 Kevin Zhao
✅【点评】 在客户满意后提出推荐请求，成功率更高。
✅【重点提示】 使用“we’d love”和“greatly appreciate”表达请求的礼貌性；强调“help us grow”激发客户支持意愿。
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