导读：为什么样品沟通邮件如此重要？
在国际贸易和跨境电商中，样品寄送是建立信任、促成合作的关键一步。一封专业、清晰的英文邮件不仅能提升客户对你公司的印象，还能有效减少沟通误解，加快合作进程。本文精选5个高频使用场景的英文样品沟通邮件模板，涵盖样品请求、寄送通知、物流更新、样品确认及后续跟进，每封邮件均附带精准中文翻译，并进行【重点点评】，帮助你掌握地道表达，提升商务英语写作能力。
1. 客户请求样品 — 回复邮件模板
📤Subject: Re: Sample Request for [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [product name]. We’d be happy to send you a sample for evaluation.
To proceed, could you please provide your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx)? Also, kindly confirm if you’ll cover the shipping cost or if you’d like us to arrange it on your behalf.
Once we receive your details, we’ll prepare the sample and send you the tracking information promptly.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：关于[产品名称]样品申请的事宜
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们很乐意为您提供样品用于评估。
为继续安排，请您提供完整的收货地址及偏好的快递公司（如DHL、FedEx）。同时，请确认您是否承担运费，或是否需要我们代为安排。
收到您的信息后，我们将立即准备样品，并及时发送物流追踪号给您。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
[公司名称]
📍【重点点评】
• “We’d be happy to...” 是礼貌且积极的回应方式，表达合作意愿。
• “for evaluation” 明确样品用途，专业得体。
• 主动询问运费承担方，避免后续纠纷，体现专业性。
• 使用“promptly”强调响应速度，增强客户信任。
2. 样品已寄出 — 通知邮件模板
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your sample has been shipped today via [Courier Name].
Below are the shipping details:
- Tracking Number: [Tracking Number]
- Estimated Delivery: [Date]
- Courier: [Courier Name]
- Link: [Tracking Link, if allowed]
The sample should arrive within 3–5 business days, depending on your location. Should you have any questions or not receive the package by the estimated date, please let us know.
We hope you’ll be satisfied with the quality and look forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过[快递公司名称]寄出。
发货详情如下：
- 运单号码：[运单号]
- 预计送达：[日期]
- 快递公司：[快递公司名称]
- 查询链接：[物流链接，如允许]
根据您所在地区，样品预计在3–5个工作日内送达。如您有任何疑问，或未在预计时间内收到包裹，请及时联系我们。
希望您对样品质量满意，期待您的反馈！
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
📍【重点点评】
• “We are pleased to inform you...” 是正式且积极的告知句式。
• 使用项目符号（-）清晰列出物流信息，提升可读性。
• “depending on your location” 体现对国际物流差异的理解，更显专业。
• 结尾表达对客户反馈的期待，促进后续沟通。
3. 物流延迟 — 更新邮件模板
📤Subject: Update on Your Sample Shipment – Slight Delay
Dear [Customer's Name],
We’d like to inform you that there is a slight delay in the delivery of your sample due to [reason, e.g., customs inspection or weather conditions].
Current status: [e.g., “Held at customs in your country”]
Expected new delivery date: [New Date]
Tracking Number: [Tracking Number]
We are in contact with the courier and will keep you updated. We sincerely apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Please feel free to reach out if you have any concerns.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：关于您的样品运输情况：存在轻微延迟
尊敬的[客户姓名]：
我们想告知您，由于[原因，如海关检查或天气状况]，您的样品配送将略有延迟。
当前状态：[例如“在您国家的海关暂扣”]
预计新的送达日期：[新日期]
运单号码：[运单号]
我们已与快递公司保持联系，并将持续向您更新进展。对于由此带来的不便，我们深表歉意，并感谢您的理解。
如有任何疑问，欢迎随时联系我们。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
📍【重点点评】
• “slight delay” 比直接说“delay”更缓和，减少客户焦虑。
• 明确说明原因和当前状态，增强透明度。
• “We are in contact with...” 表明主动处理问题，提升信任感。
• “appreciate your understanding” 是处理问题时的经典礼貌表达。
4. 客户确认收到样品 — 回复邮件模板
📤Subject: Re: Sample Received – Thank You
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming that you’ve received the sample. We’re glad it arrived safely.
We’d greatly appreciate it if you could share your feedback on the quality, packaging, and overall impression. Your input is valuable to us and helps us serve you better.
If you have any questions or would like to discuss pricing and minimum order quantities (MOQ), please don’t hesitate to let us know.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：关于收到的样品——感谢您！
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认已收到样品。我们很高兴样品已安全送达。
如您能就样品的质量、包装及整体印象提供反馈，我们将不胜感激。您的意见对我们非常重要，有助于我们更好地为您服务。
若您有任何疑问，或希望了解价格及最小起订量（MOQ），请随时告知。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
📍【重点点评】
• “We’re glad it arrived safely” 表达关心，增强客户好感。
• “We’d greatly appreciate it if...” 是委婉请求反馈的高级表达。
• 主动提及MOQ和价格，自然引导进入商务谈判阶段。
• “don’t hesitate to...” 鼓励客户主动沟通，降低心理门槛。
5. 跟进客户反馈 — 后续邮件模板
📤Subject: Follow-up on Sample Feedback and Next Steps
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. I’m following up to see if you’ve had a chance to evaluate the sample we sent on [date].
We’d love to hear your thoughts on the product. If everything meets your expectations, we can proceed with discussing order details, lead time, and shipping options.
Alternatively, if you have any concerns or need additional samples, please let us know – we’re here to help.
Thank you again for your time and interest. We look forward to building a successful partnership.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：关于样本反馈的后续处理及下一步计划
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进一下您是否已对我们在[日期]寄出的样品进行了评估。
我们非常期待了解您对产品的看法。若一切符合您的期望，我们可以进一步讨论订单细节、交货周期及运输方式。
当然，若您有任何疑问或需要额外样品，请随时告知，我们将全力协助。
再次感谢您的时间与关注，期待与您建立成功的合作关系。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
📍【重点点评】
• “I hope this message finds you well” 是经典邮件开场白，礼貌得体。
• “I’m following up to see if...” 自然切入主题，不显突兀。
• 使用“proceed with discussing...” 表达推进合作的意愿。
• “we’re here to help” 展现服务态度，增强客户信任。
结语：掌握邮件沟通，提升成交率
样品寄送虽是小环节，但每一封邮件都代表着你的专业形象。熟练掌握这5个高频场景的英文邮件模板，不仅能提升沟通效率，还能在细节中赢得客户信赖。建议收藏本文，结合实际业务灵活运用，让每一次沟通都成为促成合作的契机。
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