导读：掌握外贸邮件写作，轻松走完订单全流程
在国际贸易中，一封专业、清晰、礼貌的英文邮件往往是促成交易的关键。从客户初次询盘，到报价、确认订单、安排发货，每一个环节都需要精准的英语表达。本文精选10个真实场景下的完整英文订单流程邮件模板，涵盖从询盘回复到成交确认的全过程，每封邮件均附带中文翻译、重点词汇解析和实用写作技巧，帮助你提升商务英语写作能力，赢得客户信任。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our solar-powered LED lights. We appreciate your interest in our products.
We are pleased to offer you competitive pricing and high-quality items. Please find the product catalog and quotation attached for your review.
Should you have any questions or need further details, please feel free to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Lucy Chen
🌟中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我们太阳能LED灯产品的询价。我们非常感谢您对我们产品的关注。
我们很高兴为您提供具有竞争力的价格和高质量的产品。随信附上产品目录和报价单，供您参考。
如您有任何问题或需要更多资料，请随时与我们联系。
期待您的回复。
此致
敬礼！
陈露
✍️点评与重点：
• “Thank you for your inquiry” 是标准开场白，礼貌且专业。
• “appreciate your interest” 表达对客户关注的重视。
• 使用 “attached for your review” 明确说明附件用途。
• 结尾 “Looking forward to your reply” 表达期待，推动下一步沟通。
2. 发送报价单（Sending Quotation）
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our detailed quotation for 500 units of wireless earbuds (Model: WB-2024).
Unit Price: USD 18.50 FOB Shanghai
Total Amount: USD 9,250.00
Delivery Time: Within 15 days after order confirmation
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
Validity: This quotation is valid for 14 days.
We believe this offer provides excellent value and look forward to your confirmation.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
尊敬的约翰逊女士：
应您的要求，随信附上500副无线耳机（型号：WB-2024）的详细报价单。
单价：18.50美元，上海离岸价
总金额：9,250.00美元
交货时间：订单确认后15天内
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
报价有效期：14天
我们相信此报价极具竞争力，期待您的确认。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• 报价需包含单价、总价、交货期、付款方式和有效期五大要素。
• “FOB Shanghai” 是国际贸易术语，明确责任划分。
• “valid for 14 days” 设定有效期，促使客户尽快决策。
• “excellent value” 强调性价比，增强说服力。
3. 客户还价（Handling Price Negotiation）
Dear David,
Thank you for your quotation. The price is a bit higher than we expected.
Could you please offer a better price for an order of 1,000 units? We hope to reach a long-term cooperation.
Looking forward to your favorable reply.
Best regards,
Emily Johnson
🌟中文翻译：
亲爱的大卫：
感谢您的报价。价格略高于我们的预期。
如果订购1000副，能否提供更优惠的价格？我们希望建立长期合作关系。
期待您的积极回复。
此致
敬礼！
艾米丽·约翰逊
✍️点评与重点：
• “a bit higher than expected” 委婉表达价格偏高。
• 提出“1,000 units”以量换价，是常见谈判策略。
• “long-term cooperation” 暗示未来合作潜力，增加议价筹码。
4. 接受还价并更新报价（Accepting Counteroffer）
Dear Emily,
Thank you for your feedback. We value your potential partnership.
For an order of 1,000 units, we can offer a special price of USD 17.00 per unit.
All other terms remain the same. Please find the updated quotation attached.
We hope this revised offer meets your expectations.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
感谢您的反馈。我们非常重视与您的合作机会。
对于1000副的订单，我们可以提供每副17.00美元的特惠价格。
其他条款保持不变。更新后的报价单已附上。
希望此修订报价能满足您的期望。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• “value your potential partnership” 表达重视，增强客户好感。
• “special price” 强调优惠的特殊性，提升客户心理满足感。
• “revised offer” 明确说明是修改后的报价。
5. 确认订单（Order Confirmation）
Dear David,
We are pleased to confirm our order for 1,000 units of wireless earbuds (Model: WB-2024) at USD 17.00 per unit.
Total Amount: USD 17,000.00
Please arrange production and provide the proforma invoice for payment.
We look forward to receiving the goods on time.
Best regards,
Emily Johnson
🌟中文翻译：
亲爱的大卫：
我们很高兴确认订购1000副无线耳机（型号：WB-2024），单价17.00美元。
总金额：17,000.00美元
请安排生产，并提供形式发票以便付款。
期待按时收到货物。
此致
敬礼！
艾米丽·约翰逊
✍️点评与重点：
• “confirm our order” 是正式下单的标志。
• 明确列出产品、数量、单价和总价，避免歧义。
• “proforma invoice” 是外贸中常见的付款前发票，用于客户申请付款或进口许可。
6. 发送形式发票（Sending Proforma Invoice）
Dear Emily,
Thank you for your order. Please find the proforma invoice (No. PI-20240518) attached.
As agreed:
- 30% (USD 5,100.00) to be paid in advance
- Production will start upon receipt of deposit
- Remaining 70% to be paid before shipment
Please confirm receipt and proceed with payment.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
感谢您的订单。随信附上形式发票（编号：PI-20240518）。
根据约定：
• 30%（5,100.00美元）需预付
• 收到定金后开始生产
• 余款70%在发货前支付
请确认收到并安排付款。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• “proforma invoice” 不是正式发票，但具有法律效力，用于付款和清关准备。
• 明确付款节点和生产启动条件，避免后续纠纷。
• “proceed with payment” 是礼貌催促付款的表达。
7. 通知生产完成（Production Completion Notice）
Dear Emily,
We are pleased to inform you that your order (No. PO-1024) has been completed.
All items have passed quality inspection and are ready for shipment.
We will arrange shipping once the balance payment is received.
Please confirm the shipping details at your earliest convenience.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
我们很高兴通知您，您的订单（编号：PO-1024）已生产完成。
所有产品均已通过质量检验，准备发货。
收到尾款后，我们将安排发货。
请尽快确认运输细节。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• “has been completed” 使用现在完成时，强调已完成状态。
• “passed quality inspection” 强调质量控制，增强客户信心。
• “at your earliest convenience” 是礼貌催促的常用表达。
8. 安排发货并提供运单号（Shipping Arrangement & Tracking Number）
Dear Emily,
Your order has been shipped today via DHL. Please find the packing list and bill of lading attached.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: June 10, 2024
You can track the shipment using the link provided by the carrier.
Thank you for your business. We hope to serve you again soon.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
您的订单已于今日通过DHL发货。随信附上装箱单和提单。
运单号：1234567890
预计送达时间：2024年6月10日
您可通过承运商提供的链接跟踪物流信息。
感谢您的惠顾，期待再次为您服务。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• “shipped today” 明确发货时间。
• 提供“Tracking Number”和“Estimated Delivery”是专业服务的体现。
• “Thank you for your business” 表达感谢，维护客户关系。
9. 请求客户确认收货（Request for Delivery Confirmation）
Dear Emily,
We hope your order has arrived safely. Could you please confirm receipt of the goods?
We would also appreciate your feedback on the product quality and service.
Your satisfaction is our top priority.
Looking forward to your reply.
Best regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
希望您的订单已安全抵达。请您确认收货。
我们也非常期待您对产品质量和服务的反馈。
您的满意是我们的首要目标。
期待您的回复。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• “arrived safely” 表达关心，体现服务温度。
• 主动请求反馈，展现专业态度和改进意愿。
• “Your satisfaction is our top priority” 是提升客户体验的经典表达。
10. 成交后维护客户关系（Post-Sale Follow-up）
Dear Emily,
Thank you for your first order. We are glad to have you as our customer.
We would like to inform you about our new product line launching next month.
We will send you the catalog and special offer for loyal customers soon.
We look forward to continuing our business relationship.
Warm regards,
David Wang
🌟中文翻译：
亲爱的艾米丽：
感谢您的首次订单。我们很高兴您成为我们的客户。
我们想向您介绍下个月即将推出的新产品系列。
我们将很快为您发送产品目录和针对老客户的特别优惠。
期待与您保持长期合作。
此致
敬礼！
王大卫
✍️点评与重点：
• 成交后及时跟进，有助于建立长期客户关系。
• “loyal customers” 提升客户归属感。
• 提前预告新品，为下一次销售做铺垫。
• “continuing our business relationship” 表达长期合作意愿。
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