导读：掌握样品沟通的英文邮件技巧
在国际贸易或跨境合作中，样品寄送是建立信任、促成订单的关键一步。一封专业、清晰的英文邮件不仅能提升沟通效率，还能展现你的职业素养。本文为你整理了样品寄送全流程中的9个常用英文邮件模板，涵盖从申请、确认、寄出到跟进的各个环节，每封邮件均配有中文翻译，并附上【重点提示】和【学习点评】，帮助你快速掌握实用表达，提升商务英语写作能力。
1. 样品申请邮件（初次请求）
Dear Sir/Madam,
I hope this email finds you well. I am interested in your product range and would like to request samples of the following items for evaluation purposes:
- Product A (Model: XYZ123)
- Product B (Model: XYZ456)
Could you please let me know if samples are available, the estimated delivery time, and whether there are any charges involved? I would be happy to provide my shipping details upon confirmation.
Thank you for your assistance.
Best regards,
John Smith
🍀中文翻译：
尊敬的先生/女士：
希望您一切安好。我对贵方的产品系列很感兴趣，想申请以下产品的样品用于评估：
- 产品A（型号：XYZ123）
- 产品B（型号：XYZ456）
请问样品是否可供？预计多久送达？是否涉及费用？确认后我可立即提供收货信息。
感谢您的协助。
此致问候，
约翰·史密斯
📍【重点提示】
• 使用“for evaluation purposes”表明用途，增加可信度。
• 明确列出产品型号，避免混淆。
• 询问费用和时效，体现专业性。
📍【学习点评】
“I hope this email finds you well”是商务邮件常用开场白，礼貌得体。“Would like to request”比直接说“I want”更正式，适合初次沟通。
2. 样品申请确认回复（供应商确认可寄）
Dear John,
Thank you for your inquiry. We are pleased to inform you that samples of the requested items are available.
There will be no charge for the samples, but shipping fees will apply. Please provide your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx) so we can arrange dispatch.
Looking forward to your details.
Best regards,
Linda Wang
🍀中文翻译：
亲爱的约翰：
感谢您的咨询。我们很高兴通知您，您所申请的样品目前有货。
样品免费，但需支付运费。请提供完整收货地址及首选快递公司（如DHL、FedEx），以便我们安排寄送。
期待您的回复。
此致问候，
王琳达
📍【重点提示】
• “There will be no charge for the samples”明确费用政策。
• 要求提供快递偏好，提升客户体验。
• “Looking forward to your details”是自然的催促表达。
📍【学习点评】
“We are pleased to inform you”是正式通知的标准句式，适用于积极消息。“arrange dispatch”比“send out”更专业，常用于物流场景。
3. 提供收货信息（买家回复）
Dear Linda,
Thank you for your prompt response. Please find my shipping details below:
Name: John Smith
Company: ABC Trading Co.
Address: 123 Business Road, Suite 500, New York, NY 10001, USA
Phone: +1-555-123-4567
Courier: DHL
Please let me know once the samples are shipped and provide the tracking number.
Best regards,
John
🍀中文翻译：
亲爱的琳达：
感谢您的及时回复。我的收货信息如下：
姓名：约翰·史密斯
公司：ABC贸易公司
地址：美国纽约州纽约市商业路123号500室，邮编10001
电话：+1-555-123-4567
快递公司：DHL
样品寄出后请通知我，并提供运单号。
此致问候，
约翰
📍【重点提示】
• 提供完整信息（公司、地址、电话、快递），确保顺利送达。
• 明确要求提供物流单号，便于追踪。
📍【学习点评】
“Please find my shipping details below”是提供信息的标准表达，简洁正式。“once the samples are shipped”使用时间状语从句，语法准确。
4. 样品已寄出通知
Dear John,
Your requested samples have been shipped today via DHL. The tracking number is: 1234567890US.
You can track the shipment at www.dhl.com using the above number. The estimated delivery time is 3-5 business days.
Please confirm receipt once you receive the package. We hope you find the samples satisfactory.
Best regards,
Linda Wang
🍀中文翻译：
亲爱的约翰：
您申请的样品已于今日通过DHL寄出，运单号为：1234567890US。
您可通过以上单号在www.dhl.com查询物流信息。预计3-5个工作日内送达。
收到样品后请确认，并希望您对样品满意。
此致问候，
王琳达
📍【重点提示】
• 提供运单号和查询方式，体现服务细节。
• 预估送达时间，管理客户预期。
• “Please confirm receipt”是关键跟进点。
📍【学习点评】
“have been shipped”使用现在完成时，强调动作已完成且与现在相关。“We hope you find the samples satisfactory”是委婉表达期望的常用句型。
5. 样品签收确认
Dear Linda,
I have received the samples today. Thank you for your prompt service.
The packaging was excellent, and all items arrived in perfect condition. I will evaluate them and get back to you with feedback soon.
Best regards,
John Smith
🍀中文翻译：
亲爱的琳达：
我今天已收到样品，感谢您的高效服务。
包装良好，所有物品均完好无损。我将进行评估，并尽快向您反馈意见。
此致问候，
约翰·史密斯
📍【重点提示】
• 确认收货并表达感谢，建立良好关系。
• 提及包装和状态，提供积极反馈。
• 承诺后续反馈，保持沟通连续性。
📍【学习点评】
“I have received”使用现在完成时，强调结果。“get back to you with feedback”是“提供反馈”的地道表达，比“I will tell you”更自然。
6. 样品反馈积极（表达采购意向）
Dear Linda,
After careful evaluation, I am pleased to inform you that the samples meet our quality requirements.
We would like to proceed with a trial order for 500 units of Product A. Please send the quotation and payment terms at your earliest convenience.
Looking forward to your reply.
Best regards,
John Smith
🍀中文翻译：
亲爱的琳达：
经过仔细评估，我很高兴地通知您，样品符合我们的质量要求。
我们希望就产品A下500件的试订单。请尽快提供报价及付款条款。
期待您的回复。
此致问候，
约翰·史密斯
📍【重点提示】
• “meet our quality requirements”是专业评估用语。
• 明确订单数量和产品，推动下一步。
• 要求报价和付款方式，进入商业谈判阶段。
📍【学习点评】
“proceed with a trial order”是“下试订单”的标准表达。“at your earliest convenience”礼貌催促，避免显得急躁。
7. 样品反馈一般（提出改进建议）
Dear Linda,
Thank you for sending the samples. We appreciate your effort.
While the overall quality is acceptable, we noticed that the color of Product B is slightly different from what we expected. Could you provide a sample in Pantone 285C for comparison?
We are still interested in cooperation and look forward to your revised sample.
Best regards,
John Smith
🍀中文翻译：
亲爱的琳达：
感谢您寄送样品，我们非常感谢您的付出。
整体质量尚可，但我们注意到产品B的颜色与预期略有差异。能否提供潘通285C色号的样品用于对比？
我们仍有合作意向，期待您改进后的样品。
此致问候，
约翰·史密斯
📍【重点提示】
• 先肯定再提出问题，保持礼貌。
• 使用具体色号（Pantone）避免歧义。
• 表达继续合作意愿，维持关系。
📍【学习点评】
“While the overall quality is acceptable”使用让步状语从句，委婉表达不满。“Could you provide…”比直接要求更礼貌，适合提出额外请求。
8. 样品无法提供通知（供应商回复）
Dear John,
Thank you for your interest in our products.
Unfortunately, we are currently out of stock for the requested samples. We expect to restock in approximately two weeks.
Would you like us to send the samples once they become available? Please let us know so we can reserve them for you.
Apologies for the inconvenience.
Best regards,
Linda Wang
🍀中文翻译：
亲爱的约翰：
感谢您对我们产品的关注。
很抱歉，您申请的样品目前缺货，预计约两周后补货。
样品到货后，您是否希望我们立即寄出？请告知，我们将为您预留。
对造成的不便深表歉意。
此致问候，
王琳达
📍【重点提示】
• 先感谢，再告知坏消息，缓冲语气。
• 提供补货时间，管理预期。
• 主动提出后续安排，展现服务意识。
📍【学习点评】
“Unfortunately”用于引出负面消息，语气得体。“Would you like us to…”是提供选择的礼貌句式，增强客户掌控感。
9. 样品费用支付说明（预付运费）
Dear John,
We can provide the requested samples, but please note that a shipping fee of $35 will apply, which must be paid in advance.
Once we receive the payment, we will dispatch the samples immediately and send you the tracking information.
Please let us know if you would like to proceed, and we will provide payment instructions.
Best regards,
Linda Wang
🍀中文翻译：
亲爱的约翰：
我们可以提供您申请的样品，但需支付35美元运费，且须提前付款。
收到款项后，我们将立即寄出样品并发送物流信息。
如您愿意继续，请告知，我们将提供付款方式。
此致问候，
王琳达
📍【重点提示】
• 明确费用金额和支付方式（预付）。
• 说明付款后动作，建立信任。
• 提供下一步指引，促进流程推进。
📍【学习点评】
“must be paid in advance”强调预付要求。“dispatch immediately”体现效率承诺，增强客户信心。