导读：掌握外贸沟通的关键节点
在国际贸易中，一封专业、清晰且礼貌的英文邮件往往能决定客户是否愿意继续合作。从初次收到客户询盘，到最终确认订单并安排发货，每一个环节的沟通都至关重要。本文精选了外贸流程中12个关键阶段的英文邮件模板，涵盖询盘回复、报价、样品安排、付款确认、生产进度更新、装运通知等核心场景。
每封邮件均提供完整英文原文、精准中文翻译，并附有【点评】与【重点提示】，帮助读者理解语言结构、掌握专业表达，提升商务英语写作能力与客户转化率。
1. 回复客户初次询盘（Initial Inquiry Response）
📤Subject: Re: Inquiry about [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We appreciate your interest in our products and are pleased to provide you with the information you requested.
Please find the product catalog and detailed specifications attached. The FOB price for the standard model is USD 85 per unit, with a minimum order quantity (MOQ) of 500 units.
If you have any further questions or need a customized quote, please don’t hesitate to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：关于[产品名称]的询盘回复
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注，并很高兴为您提供所需信息。
随信附上产品目录及详细规格。标准型号的离岸价为每件85美元，最低起订量为500件。
如您有任何其他问题或需要定制报价，请随时与我们联系。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
[公司名称]
✅【点评】 这是一封标准的询盘回复邮件，结构清晰：致谢→提供资料→报价→鼓励进一步沟通。语气专业且友好。
✅【重点提示】 “FOB price”（离岸价）、“MOQ”（最低起订量）是外贸常用术语，务必准确使用。附件说明要清晰（attached）。
2. 发送正式报价单（Quotation Email）
📤Subject: Quotation for [Product Name] – Ref: QT20250401
Dear [Customer's Name],
As requested, please find our formal quotation for [Product Name] below:
- Product: [Model Number]
- Description: [Brief description]
- Unit Price: USD 90.00 FOB Shanghai
- MOQ: 1,000 units
- Lead Time: 30 days after deposit
- Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
The quotation is valid until May 1, 2025. Should you require any modifications or volume discounts, we are open to discussion.
Please let us know if you would like to proceed.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：[产品名称]报价单 – 参考号：QT20250401
尊敬的[客户姓名]：
根据您的要求，以下是[产品名称]的正式报价：
- 产品：[型号]
- 描述：[简要说明]
- 单价：每件90.00美元，上海港离岸价
- 最低起订量：1,000件
- 交货期：收到定金后30天
- 付款方式：30%电汇预付，70%发货前付清
本报价有效期至2025年5月1日。如需调整或批量折扣，欢迎协商。
如您准备下单，请告知。
此致敬礼，
[您的姓名]
[您的职位]
✅【点评】 报价邮件需条理清晰，使用项目符号列出关键信息，便于客户阅读。
✅【重点提示】 “Quotation is valid until…”（报价有效期至…）是关键条款，避免后续争议。“T/T”（电汇）是常见付款方式缩写。
3. 客户要求样品时的回复（Sample Request Response）
📤Subject: Sample Arrangement for [Product Name]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. We are happy to arrange a sample for your evaluation.
We can provide one free sample; however, the express shipping fee (approximately USD 45) will be at your expense.
Please provide your full shipping address and courier account number (e.g., DHL, FedEx) so we can proceed.
Once we receive your details, we will dispatch the sample within 2 business days.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：[产品名称]样品安排
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们很乐意为您提供样品供您测试。
我们可以免费提供一件样品，但快递运费（约45美元）需由您承担。
请提供您的完整收货地址及快递账号（如DHL、FedEx），以便我们安排发货。
收到信息后，我们将在两个工作日内寄出样品。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 明确说明样品政策（免费但运费自理）可避免误解。
✅【重点提示】 “at your expense”（由您承担费用）是常用表达。“courier account number”指客户快递月结账号，专业且高效。
4. 样品已寄出通知（Sample Shipped Notification）
📤Subject: Sample Shipped – Tracking No. [Number]
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your sample has been shipped today via DHL.
Tracking Number: [Insert Number]
Estimated Delivery: 3-5 working days
You can track the shipment at: www.dhl.com
Please let us know once you receive it and your feedback is highly appreciated.
Looking forward to your evaluation results.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出 – 运单号：[编号]
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过DHL寄出。
运单号：[填写编号]
预计送达时间：3-5个工作日
您可通过以下网址查询物流：www.dhl.com
收货后请告知，我们非常期待您的反馈。
期待您的评估结果。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 提供运单号和查询链接体现专业服务。
✅【重点提示】 “Tracking Number”是国际通用术语，务必准确填写。“Estimated Delivery”帮助客户预估时间。
5. 跟进样品反馈（Follow-up on Sample Feedback）
📤Subject: Follow-up on [Product Name] Sample
Dear [Customer's Name],
I hope you have received the sample we sent last week. We would greatly appreciate it if you could share your feedback on the quality and packaging.
If the sample meets your requirements, we can proceed with a trial order. We offer special terms for first-time buyers.
Please let us know your thoughts – we’re ready to support your next steps.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品名称]样品的跟进
尊敬的[客户姓名]：
希望您已收到我们上周寄出的样品。如能反馈产品品质与包装意见，我们将不胜感激。
若样品符合您的要求，可安排试订单。我们为首次合作客户提供特别条款。
请告知您的想法，我们随时准备支持您的下一步。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 跟进邮件要礼貌且不显催促，强调“支持”而非“催单”。
✅【重点提示】 “trial order”（试订单）是建立信任的关键步骤。“special terms”可指价格或付款优惠。
6. 确认订单（Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmed – PO#[Number]
Dear [Customer's Name],
Thank you for your order! We confirm receipt of your purchase order for [Quantity] units of [Product Name].
Order Details:
- Item: [Model]
- Unit Price: USD 88.00 FOB Shanghai
- Total Amount: USD 8,800.00
- Deposit Received: 30% (USD 2,640.00)
- Production Start: Within 3 days
- Estimated Completion: May 15, 2025
We will keep you updated on the production progress.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：订单已确认 – 采购单号：PO#[编号]
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的订单！我们已收到您采购[数量]件[产品名称]的采购单。
订单详情：
- 产品：[型号]
- 单价：88.00美元，上海港离岸价
- 总金额：8,800.00美元
- 定金已收：30%（2,640.00美元）
- 生产启动：3天内
- 预计完成：2025年5月15日
我们将持续向您汇报生产进度。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 订单确认邮件是正式合作的起点，信息必须准确无误。
✅【重点提示】 “PO#”（Purchase Order Number）是订单唯一标识，不可遗漏。“Deposit Received”确认资金到账，增强客户信心。
7. 生产进度更新（Production Update）
📤Subject: Production Update – 50% Completed
Dear [Customer's Name],
We are pleased to update you that production of your order is now 50% complete.
We have attached photos of the production line and semi-finished goods for your reference.
Quality inspection will be conducted at 80% completion, and final packaging will begin upon full production.
We remain on schedule for shipment on May 20, 2025.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：生产进度更新 – 已完成50%
尊敬的[客户姓名]：
很高兴向您汇报，您的订单生产进度已达50%。
随信附上生产线及半成品照片供您参考。
生产进度达80%时将进行质检，全部生产完成后开始最终包装。
目前仍按计划于2025年5月20日发货。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 主动提供生产进度和照片，增强客户信任。
✅【重点提示】 “semi-finished goods”（半成品）、“quality inspection”（质检）是生产阶段关键术语。附照片是加分项。
8. 发货前确认尾款（Final Payment Reminder）
📤Subject: Final Payment Due Before Shipment
Dear [Customer's Name],
Your order is now ready for shipment. Please arrange the remaining 70% payment (USD 6,160.00) at your earliest convenience.
Once payment is confirmed, we will proceed with customs clearance and booking the container.
Bank details are as follows:
[Insert Bank Information]
We look forward to your prompt settlement.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：发货前请安排尾款支付
尊敬的[客户姓名]：
您的订单现已准备发货。请尽快安排剩余70%的款项（6,160.00美元）支付。
确认收款后，我们将立即办理清关并预订集装箱。
银行信息如下：
[填写银行信息]
期待您尽快完成付款。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 尾款提醒要清晰明确，避免模糊表达。
✅【重点提示】 “remaining 70% payment”强调余额，“customs clearance”（清关）、“booking the container”（订舱）是出货前关键步骤。
9. 发货通知（Shipping Advice）
📤Subject: Shipment Advice – BL#[Number]
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your order has been shipped today.
Shipment Details:
- Vessel: [Name]
- Voyage: [Number]
- ETD: May 20, 2025
- ETA: June 5, 2025
- Bill of Lading No.: [Number]
Attached are the scanned copies of the Bill of Lading, Packing List, and Commercial Invoice.
Please check with your forwarder for delivery arrangements.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：发货通知 – 提单号：BL#[编号]
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您的订单已于今日发货。
发货详情：
- 船名：[名称]
- 航次：[编号]
- 开航日期：2025年5月20日
- 到港日期：2025年6月5日
- 提单号：[编号]
随附提单、装箱单和商业发票的扫描件。
请与您的货代确认提货安排。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 发货通知是客户最关心的邮件之一，信息必须完整。
✅【重点提示】 “ETD”（预计离港时间）、“ETA”（预计到港时间）、“Bill of Lading”（提单）是海运核心术语，需准确无误。
10. 提供清关文件（Shipping Documents Sent）
📤Subject: Original Documents Sent via DHL
Dear [Customer's Name],
We have sent the original shipping documents (Bill of Lading, Invoice, Packing List, Certificate of Origin) to your address via DHL today.
Tracking Number: [Insert Number]
These documents are required for customs clearance at your end. Please ensure they are received before the cargo arrives.
Let us know if you need any additional support.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：正本单据已通过DHL寄出
尊敬的[客户姓名]：
我们已于今日通过DHL将正本运输单据（提单、发票、装箱单、原产地证）寄往您地址。
运单号：[填写编号]
上述文件为贵方清关所需，请确保在货物到达前收到。
如需其他协助，请随时告知。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 正本单据是客户提货的关键，必须明确说明内容与用途。
✅【重点提示】 “Certificate of Origin”（原产地证）常用于关税减免，是重要文件之一。
11. 催促客户确认收货（Request for Delivery Confirmation）
📤Subject: Confirmation of Delivery Received?
Dear [Customer's Name],
We understand your cargo arrived at [Destination Port] on June 5, 2025. Could you please confirm if you have received the goods and if everything is in order?
Your feedback on the product quality and service is highly valuable to us.
We look forward to your next order.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：是否已确认收货？
尊敬的[客户姓名]：
我们了解到您的货物已于2025年6月5日抵达[目的港]。请问您是否已收货？一切是否正常？
您对产品质量与服务的反馈对我们非常重要。
期待您的下一次订单。
此致敬礼，
[您的姓名]
✅【点评】 收货确认邮件有助于建立长期关系，同时收集客户反馈。
✅【重点提示】 “in order”表示“一切正常”，是商务英语中常用表达。
12. 感谢合作并邀请复购（Thank You & Repeat Order Invitation）
📤Subject: Thank You for Your Order – Special Offer Inside
Dear [Customer's Name],
Thank you for your successful cooperation with us on your recent order. We truly value your trust and partnership.
As a returning customer, you are eligible for a 5% discount on your next order of 1,500 units or more.
We also have new models available – let us know if you’d like a catalog.
Looking forward to serving you again soon.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：感谢您的订单 – 内含专属优惠
尊敬的[客户姓名]：
感谢您近期订单的顺利合作。我们非常珍视您的信任与合作关系。
作为回头客户，您下次订购1,500件或以上可享5%折扣。
我们也有新款产品上市，如需目录请告知。
期待再次为您服务。
此致
敬礼！
[您的姓名]
✅【点评】 成交后及时表达感谢，并提供复购激励，有助于客户留存。
✅【重点提示】 “returning customer”（回头客户）、“eligible for a discount”（有资格享受折扣）是促进复购的有效表达。