导读：在国际贸易中，清晰、专业且礼貌的英文邮件沟通是确保订单顺利执行的关键。从订单确认、生产跟进、验货安排到最终发货，每一个环节都需要精准的表达。本文为你整理了外贸订单全流程中常见的9个英文邮件模板，涵盖从接单到交货的全过程，每一封邮件均附带中文翻译、重点词汇解析和使用点评，帮助你提升外贸沟通效率，同时加强商务英语实战能力。建议收藏学习，灵活套用，轻松应对各类客户邮件往来。
1. 订单确认邮件（Order Confirmation Email）
📤Subject: Order Confirmation – PO #12345
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your order. We are pleased to confirm receipt of your purchase order #12345 dated May 10, 2024, for 500 units of LED Desk Lamps (Model: LD-2024).
The total amount is USD 7,500.00, with a 30% deposit already received. Production will commence upon confirmation from your side.
Please find the Proforma Invoice attached for your records. Kindly confirm the shipping address and any special packaging instructions.
We look forward to your confirmation.
Best regards,
Sales Team
Global Lighting Co.
📤主题：订单确认 – 采购订单编号#12345
尊敬的约翰逊先生：
感谢您的订单。我们很高兴确认已收到您于2024年5月10日下达的采购订单#12345，订购500台LED台灯（型号：LD-2024）。
总金额为7,500美元，30%预付款已到账。待贵方确认后，我们将启动生产。
随附形式发票供您存档。请确认收货地址及任何特殊包装要求。
期待您的确认。
此致问候，
销售团队
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “We are pleased to confirm…” 是正式确认订单的常用开头，语气专业且友好。
• Proforma Invoice（形式发票） 是外贸中常见的预付款凭证，用于客户申请付款或进口许可。
• 邮件结尾使用 “We look forward to your confirmation.” 礼貌催促客户回复，避免显得强硬。
2. 生产进度更新邮件（Production Update Email）
📤Subject: Production Update – Order #12345 – 50% Complete
Dear Mr. Johnson,
We would like to provide you with an update on your order #12345. As of today, production is approximately 50% complete. The materials have been inspected and approved, and assembly is on schedule.
We expect to finish production by June 5, 2024, followed by quality inspection and packing.
Attached are photos of the current production stage for your reference. Please let us know if you have any feedback.
Best regards,
Production Coordinator
Global Lighting Co.
📤主题：生产进度更新——订单编号#12345——已完成50%的制作工作
尊敬的约翰逊先生：
我们想向您汇报订单#12345的生产进度。截至目前，生产已完成约50%。原材料已检验合格，组装工作正按计划进行。
预计将于2024年6月5日完成生产，随后进行质检和包装。
随附当前生产阶段的照片供您参考。如有任何反馈，请告知我们。
此致问候，
生产协调员
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “approximately 50% complete” 表达进度时使用“approximately”更显专业，避免绝对化。
• 提供 production photos（生产照片） 能增强客户信任，是外贸沟通中的加分项。
• 使用 “on schedule” 表明项目未延迟，传递积极信号。
3. 验货安排通知邮件（Inspection Arrangement Email）
📤Subject: Inspection Arrangement for Order #12345
Dear Mr. Johnson,
Production for your order #12345 has been completed. We have scheduled the final quality inspection for June 8, 2024.
If you have appointed a third-party inspector, please provide their contact details and inspection checklist by June 5. Otherwise, our in-house QC team will conduct the inspection according to AQL 2.5 standards.
We will send the inspection report within 24 hours after completion.
Best regards,
Quality Control Department
Global Lighting Co.
📤主题：关于订单编号12345的检查安排
尊敬的约翰逊先生：
您的订单#12345已生产完成。我们已安排于2024年6月8日进行最终质量检验。
如您已指定第三方检验员，请于6月5日前提供其联系方式和检验清单。否则，我司质检团队将按AQL 2.5标准进行检验。
检验完成后24小时内，我们将发送检验报告。
此致问候，
质量控制部
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “appointed a third-party inspector” 是客户常采用的质检方式，需提前协调。
• AQL 2.5 是外贸中常见的质量接受标准，代表可接受的缺陷率。
• 明确时间节点（如“by June 5”）有助于客户及时响应。
4. 验货通过通知邮件（Inspection Passed Email）
📤Subject: Inspection Report – Order #12345 – Passed
Dear Mr. Johnson,
We are pleased to inform you that the final inspection for order #12345 has been completed and passed according to AQL 2.5 standards.
The inspection report and photos are attached for your review. All items meet the required specifications and are ready for shipment.
Please confirm the shipping method and forwarder details at your earliest convenience.
Best regards,
QC Manager
Global Lighting Co.
📤主题：检验报告 – 订单编号#12345 – 合格
尊敬的约翰逊先生：
我们很高兴通知您，订单#12345的最终检验已完成，并符合AQL 2.5标准。
检验报告及照片已随附，供您查阅。所有产品均符合要求，已准备发货。
请尽快确认运输方式及货代信息。
此致问候，
质检经理
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “has been completed and passed” 使用完成时态强调结果已定。
• 附上 inspection report and photos 增强透明度，提升客户满意度。
• “at your earliest convenience” 是礼貌催促客户回复的常用表达。
5. 发货通知邮件（Shipping Notification Email）
📤Subject: Shipment Advice – Order #12345 – Shipped on June 10
Dear Mr. Johnson,
We would like to inform you that your order #12345 has been shipped today via sea freight from Ningbo Port to Los Angeles Port.
Below are the shipping details:
• Bill of Lading No.: NB20240610-789
• Vessel Name: Ocean Star V.123
• ETD: June 10, 2024
• ETA: June 28, 2024
• Container No.: GTCU1234567
The original documents will be sent to you by express within 2 working days. Please track your shipment using the B/L number.
Thank you for your business!
Best regards,
Logistics Department
Global Lighting Co.
📤主题：发货建议 – 订单编号#12345 – 已于6月10日发货
尊敬的约翰逊先生：
我们通知您，您的订单#12345已于今日通过海运从宁波港发往洛杉矶港。
发货详情如下：
• 提单号：NB20240610-789
• 船名：Ocean Star V.123
• 预计离港日：2024年6月10日
• 预计到港日：2024年6月28日
• 集装箱号：GTCU1234567
正本单据将在2个工作日内通过快递寄出。请使用提单号跟踪货物动态。
感谢您的合作！
此致问候，
物流部
环球照明公司
✍️点评与重点：
• Shipment Advice 是标准的发货通知标题，专业且易识别。
• 提供完整的 shipping details 包括B/L号、船名、ETD/ETA，便于客户清关和跟踪。
• “original documents” 通常指提单、发票、装箱单等，是清关必需文件。
6. 货物到港通知邮件（Arrival Notice Email）
📤Subject: Arrival Notice – Order #12345 – Arrived at Los Angeles Port
Dear Mr. Johnson,
We would like to inform you that your shipment (B/L: NB20240610-789) has arrived at Los Angeles Port on June 28, 2024.
Please contact your local forwarder or customs broker to proceed with customs clearance and delivery arrangements.
If you need any assistance from our side, please feel free to let us know.
Best regards,
Logistics Department
Global Lighting Co.
📤主题：到货通知 – 订单编号#12345 – 已抵达洛杉矶港
尊敬的约翰逊先生：
我们通知您，您的货物（提单号：NB20240610-789）已于2024年6月28日抵达洛杉矶港。
请通知您的本地货代或清关代理办理清关及提货事宜。
如需我方协助，请随时告知。
此致问候，
物流部
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “has arrived at” 使用现在完成时表示动作已完成，影响持续。
• 提醒客户联系 customs broker（清关代理） 是关键，避免货物滞港。
• “feel free to let us know” 表达支持态度，增强客户体验。
7. 尾款催收邮件（Final Payment Reminder Email）
📤Subject: Reminder: Final Payment for Order #12345
Dear Mr. Johnson,
We hope this email finds you well. This is a friendly reminder that the final payment of USD 5,250.00 for order #12345 is due within 7 days of shipment (June 10, 2024).
As of today, the balance remains unpaid. Kindly arrange the payment at your earliest convenience to avoid any delays in future cooperation.
Our bank details are as follows:
Bank Name: ABC International Bank
Account Name: Global Lighting Co.
Account No.: 987654321
SWIFT Code: ABCICNXXX
Thank you for your attention.
Best regards,
Finance Department
Global Lighting Co.
📤主题：提醒：订单编号#12345的最终付款事宜
尊敬的约翰逊先生：
您好！谨此提醒，订单#12345的尾款5,250美元应在发货后7天内（即2024年6月10日后）支付。
截至目前，该款项尚未支付。请尽快安排付款，以免影响后续合作。
我司银行信息如下：
银行名称：ABC国际银行
账户名称：环球照明公司
账号：987654321
SWIFT代码：ABCICNXXX
感谢您的关注。
此致问候，
财务部
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “friendly reminder” 用于催款时语气委婉，避免冲突。
• 明确 payment terms（付款条款） 和 due date，增强说服力。
• 提供完整银行信息，方便客户操作。
8. 订单完成感谢邮件（Order Completion Thank-You Email）
📤Subject: Thank You for Your Order #12345
Dear Mr. Johnson,
We would like to thank you for your recent order #12345. It has been a pleasure working with you, and we are glad that everything was completed smoothly.
Your feedback is highly valued. If you have any comments or suggestions, please feel free to share them with us.
We look forward to serving you again in the near future.
Warm regards,
Sales Team
Global Lighting Co.
📤主题：感谢您订购了编号为12345的商品。
尊敬的约翰逊先生：
感谢您最近的订单#12345。与您合作非常愉快，我们很高兴一切顺利完成。
我们非常重视您的反馈。如有任何意见或建议，欢迎随时告知。
期待不久的将来再次为您服务。
此致问候，
销售团队
环球照明公司
✍️点评与重点：
• “It has been a pleasure working with you” 是表达合作愉快的经典句式。
• 主动请求 feedback 有助于改进服务，提升客户忠诚度。
• “look forward to serving you again” 为后续合作埋下伏笔。
9. 样品寄出通知邮件（Sample Shipment Email）
📤Subject: Sample Shipped – For Your Review – Order #12345
Dear Mr. Johnson,
We are pleased to inform you that the pre-production sample of the LED Desk Lamp (Model: LD-2024) has been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: June 5, 2024
Please inspect the sample upon arrival and confirm if any modifications are needed before mass production begins.
We look forward to your feedback.
Best regards,
Sales Team
Global Lighting Co.
📤主题：样品已寄出，请您审核——订单编号：12345
尊敬的约翰逊先生：
我们很高兴通知您，LED台灯（型号：LD-2024）的产前样品已于今日通过DHL寄出。
追踪号码：1234567890
预计送达时间：2024年6月5日
收货后请检查样品，并确认是否需要在量产前进行修改。
期待您的反馈。
此致问候，
销售团队
环球照明公司
✍️点评与重点：
• pre-production sample 指量产前的样品，是外贸中关键环节。
• 提供 tracking number 便于客户追踪包裹。
• 强调 “before mass production begins” 提醒客户及时反馈，避免后续纠纷。