导读：掌握外贸邮件沟通，从模板开始
在国际贸易中，一封专业、清晰且礼貌的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，每一个环节的沟通都至关重要。本文精选7个外贸全流程中的核心英文邮件模板，覆盖询盘回复、报价、样品安排、付款确认、订单确认、催款提醒和成交感谢等关键场景。每封邮件均提供完整英文原文、精准中文翻译，并附有【重点解析】与【写作点评】，帮助你快速掌握外贸邮件写作技巧，提升客户信任度与成交率。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
📤Subject: Re: Inquiry about LED Lighting Products
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your inquiry regarding our LED lighting products. We appreciate your interest in our company and are pleased to provide you with the information you requested.
Attached, please find our latest product catalog and price list. Should you have any specific requirements or need further technical details, feel free to let us know. We can also provide samples upon request.
We look forward to the possibility of working with you.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
📤主题：关于LED照明产品的询盘回复
亲爱的约翰逊先生：
感谢您对我们LED照明产品的询盘。我们非常感谢您对我司的关注，并很高兴为您提供所要求的信息。
随信附上我们最新的产品目录和价格表。如果您有具体需求或需要进一步的技术细节，请随时告知。我们也可根据要求提供样品。
期待与您合作的机会。
此致
敬礼！
销售经理 王琳
📌【重点解析】
• "Thank you for your inquiry" 是标准开场白，礼貌且专业。
• "Attached, please find..." 是正式附件说明句式，适用于商务邮件。
• "feel free to let us know" 语气友好，鼓励客户进一步沟通。
✍️【写作点评】
此模板结构清晰：感谢→提供资料→表达合作意愿。适合初次回复客户，建立良好第一印象。
2. 发送报价单（Sending Quotation）
📤Subject: Quotation for 500 Units of Bluetooth Speakers
Dear Ms. Thompson,
As requested, please find our quotation for 500 units of Bluetooth speakers (Model: BS-2024).
Unit Price: USD 18.50 FOB Shanghai
Delivery Time: 25 days after order confirmation
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
Validity: 15 days from today
Should you require any modifications or have questions, please don’t hesitate to contact us. We are ready to support your order at any time.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
David Chen
Export Sales
📤主题：500个蓝牙音箱的报价单
亲爱的汤普森女士：
根据您的要求，现提供蓝牙音箱（型号：BS-2024）500个的报价。
单价：18.50美元，上海港离岸价（FOB）
交货期：订单确认后25天内
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
报价有效期：自今日起15天
如需调整或有任何疑问，请随时与我们联系。我们随时准备为您提供支持。
期待您的确认。
此致
敬礼！
出口销售 陈大卫
📌【重点解析】
• 报价需包含四大要素：价格、交期、付款方式、有效期。
• "F.O.B."（Free On Board）是国际贸易常用术语，明确责任划分。
• "don’t hesitate to contact us" 是鼓励客户联系的常用表达。
✍️【写作点评】
报价邮件应简洁明了，关键信息突出。使用项目符号或分行列出条款，便于客户阅读。
3. 安排样品寄送（Arranging Sample Shipment）
📤Subject: Sample Shipment Confirmation for Order #SP1024
Dear Mr. Lee,
Thank you for your request. We are pleased to inform you that your requested samples have been dispatched today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 5-7 business days
We hope the samples meet your expectations. Please let us know your feedback once received. We believe our products will be a great fit for your market.
Best regards,
Sophia Liu
Customer Service
📤主题：订单#SP1024样品寄送确认
亲爱的李先生：
感谢您的请求。我们很高兴通知您，您所需的样品已于今日通过DHL寄出。
运单号：1234567890
预计送达时间：5-7个工作日
希望样品能满足您的期望。收到后请告知您的反馈意见。我们相信我们的产品非常适合您的市场。
📌【重点解析】
• "dispatched today" 表示“已发出”，比"sent"更正式。
• 提供运单号和预计时效，体现专业服务。
• "We hope..." 和 "We believe..." 表达积极期待，增强客户信心。
✍️【写作点评】
样品是促成订单的关键一步，邮件中应体现及时性、专业性和期待感。
4. 确认订单（Order Confirmation）
📤Subject: Confirmed: Purchase Order #PO8866 for 1,000 Units
Dear Ms. Garcia,
Thank you for your purchase order. We are pleased to confirm receipt of your order for 1,000 units of wireless earbuds (Model: WE-300).
As per our agreement:
- Unit Price: USD 12.80 FOB Ningbo
- Total Amount: USD 12,800.00
- Delivery: Within 30 days
- Payment: 30% deposit received, balance due before shipment
Production will begin immediately. We will keep you updated on the progress.
Thank you for your trust in our products.
Sincerely,
Michael Zhao
Operations Manager
📤主题：已确认：1000个无线耳机的采购订单#PO8866
亲爱的加西亚女士：
感谢您的采购订单。我们确认已收到您关于1000个无线耳机（型号：WE-300）的订单。
根据协议：
- 单价：12.80美元，宁波港离岸价
- 总金额：12,800.00美元
- 交货期：30天内
- 付款：30%定金已收到，余款发货前付清
生产将立即启动。我们将持续向您汇报进度。
感谢您对我们产品的信任。
此致
敬礼！
运营经理 赵明
📌【重点解析】
• "We are pleased to confirm..." 是确认订单的标准表达。
• 使用项目符号列出关键条款，清晰易读。
• "keep you updated" 表示将持续沟通，增强客户安全感。
✍️【写作点评】
订单确认邮件是正式合作的开始，需准确无误，并传递积极合作态度。
5. 提醒尾款支付（Payment Reminder Before Shipment）
📤Subject: Reminder: Final Payment for Order #PO8866
Dear Ms. Garcia,
This is a friendly reminder that the balance payment of USD 8,960.00 for Order #PO8866 is due before shipment.
Once we receive the payment, we will arrange shipment immediately and provide you with the shipping documents.
Bank details remain as previously provided. Please let us know once the transfer is completed so we can track it promptly.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Michael Zhao
Operations Manager
📤主题：提醒：订单#PO8866的尾款支付
亲爱的加西亚女士：
温馨提示：订单#PO8866的尾款8,960.00美元需在发货前支付。
收到款项后，我们将立即安排发货并提供运输单据。
银行账户信息与此前一致。转账完成后请告知我们，以便及时查收。
感谢您的配合。
此致
敬礼！
运营经理 赵明
📌【重点解析】
• "friendly reminder" 语气温和，避免让客户感到被催促。
• "due before shipment" 明确付款时间节点。
• "let us know once..." 鼓励客户主动反馈，提升沟通效率。
✍️【写作点评】
催款邮件需保持礼貌与专业，避免强硬措辞，维护客户关系。
6. 发货通知（Shipping Notification）
📤Subject: Shipment Advice for Order #PO8866 – DHL Tracking #9876543210
Email:
Dear Ms. Garcia,
We are pleased to inform you that your order #PO8866 has been shipped today via DHL.
Tracking Number: 9876543210
Estimated Arrival: 6-8 business days
Attached: Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List
Should you have any questions upon receipt, please feel free to contact us. We hope everything arrives in perfect condition.
Thank you again for your business.
Best regards,
Michael Zhao
Operations Manager
📤主题：订单#PO8866发货通知 – DHL运单号#9876543210
亲爱的加西亚女士：
我们很高兴通知您，您的订单#PO8866已于今日通过DHL发出。
运单号：9876543210
预计到达时间：6-8个工作日
附件：提单、商业发票、装箱单
收货时如有任何问题，请随时与我们联系。希望货物完好无损地抵达。
再次感谢您的合作。
此致
敬礼！
运营经理 赵明
📌【重点解析】
• "We are pleased to inform you" 用于传递好消息，语气积极。
• 列出关键运输信息和附件，体现专业性。
• "perfect condition" 表达对货物安全的关心。
✍️【写作点评】
发货通知是客户最关心的环节之一，信息完整、及时发送能极大提升客户满意度。
7. 成交感谢信（Thank You for Your Order）
📤Subject: Thank You for Your Order – We Appreciate Your Trust!
Dear Ms. Garcia,
On behalf of our entire team, I would like to extend our sincere thanks for your recent order. We truly appreciate your trust in our products and services.
We hope this first transaction is the beginning of a long and successful partnership. Should you need any assistance in the future, please don’t hesitate to reach out.
Wishing you great success in your business!
Warm regards,
Michael Zhao
Operations Manager
📤主题：感谢您的订单——感谢您的信任！
亲爱的加西亚女士：
我谨代表全体团队，衷心感谢您最近的订单。我们非常感激您对我们产品与服务的信任。
希望此次合作是双方长期且成功伙伴关系的开始。未来如有任何需要，请随时联系我们。
祝您事业蒸蒸日上！
此致
敬礼！
运营经理 赵明
📌【重点解析】
• "On behalf of..." 是代表团队表达感谢的正式用语。
• "long and successful partnership" 表达对未来合作的期待。
• "Wishing you great success" 是常见的祝福语，体现人文关怀。
✍️【写作点评】
成交后发送感谢信，有助于建立客户忠诚度，为后续复购打下基础。
结语：模板是工具，沟通是艺术
以上7个英文邮件模板覆盖了外贸交易的核心流程，既实用又专业。建议读者在实际使用时根据具体情境稍作调整，保持语言自然流畅。记住：模板是起点，真诚的沟通才是赢得客户的关键。持续练习，你的外贸英语写作能力必将不断提升！