导读：从询盘到成交，邮件沟通是关键
在国际贸易中，一封专业、清晰的英文订单确认邮件不仅能提升客户信任，还能有效避免后续纠纷。从客户询盘、报价、确认订单到最终发货，每一步都离不开精准的邮件沟通。本文精选6个实用英文订单确认邮件模板，覆盖订单确认、付款提醒、发货通知等关键节点，每个模板均附带中文翻译、使用场景说明和语言学习重点，帮助你提升商务英语写作能力，轻松促成交易。
模板一：初步订单确认邮件（Initial Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmation – PO#2024-8888
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your purchase inquiry. We are pleased to confirm your order as follows:
- Product: Wireless Bluetooth Earbuds (Model: WB-2024)
- Quantity: 500 units
- Unit Price: USD 12.50
- Total Amount: USD 6,250.00
- Payment Terms: 30% deposit, balance before shipment
- Estimated Delivery: Within 15 working days after deposit received
Please confirm the details and arrange the deposit at your earliest convenience. We will proceed with production upon receipt of payment.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：订单确认 – 采购订单编号#2024-8888
尊敬的约翰逊先生：
感谢您的采购询盘。我们很高兴确认您的订单如下：
- 产品：无线蓝牙耳机（型号：WB-2024）
- 数量：500台
- 单价：12.50美元
- 总金额：6,250.00美元
- 付款条款：30%定金，发货前付清余款
- 预计交货期：收到定金后15个工作日内
请确认以上信息，并尽快安排定金支付。我们将在收到款项后启动生产。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- 使用“purchase inquiry”和“confirm your order”体现专业流程。
- 列表形式清晰展示订单细节，便于客户核对。
- “at your earliest convenience”是礼貌催促的常用表达，比“ASAP”更得体。
- 重点词汇：deposit（定金）、balance（余款）、proceed with（启动）。
模板二：定金到账后正式生产确认
📤Subject: Deposit Received – Production Started
Dear Mr. Johnson,
We are writing to confirm that we have received your deposit of USD 1,875.00 (30%) for Order #2024-8888.
Production has officially commenced and is expected to be completed within 12 working days. We will keep you updated on the progress and provide photos of the goods before packaging.
Should you have any special packaging or labeling requirements, please let us know within 3 days.
Thank you for your trust and cooperation.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：收到押金——生产已开始
尊敬的约翰逊先生：
我们确认已收到您为订单#2024-8888支付的1,875.00美元（30%）定金。
生产已正式启动，预计在12个工作日内完成。我们将持续更新进度，并在包装前提供产品实拍照片。
如有特殊包装或标签要求，请在3天内告知我们。
感谢您的信任与合作。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- “commenced”比“started”更正式，适合商务场景。
- 主动提供产品照片，增强客户信心。
- “keep you updated”是维持客户关系的常用表达。
- 重点句型：We will keep you updated on the progress.
模板三：余款支付提醒邮件
📤Subject: Final Payment Reminder – Order #2024-8888 Ready to Ship
Dear Mr. Johnson,
Good news! Your order #2024-8888 has been completed and passed quality inspection. The goods are now ready for shipment.
Please arrange the final payment of USD 4,375.00 at your earliest convenience so we can proceed with delivery.
Once payment is confirmed, we will send you the packing list, commercial invoice, and shipping details.
We appreciate your prompt attention to this matter.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：最终付款提醒——订单编号#2024-8888，商品已准备好发货
尊敬的约翰逊先生：
好消息！您的订单#2024-8888已生产完成并通过质检，货物已准备发货。
请尽快安排4,375.00美元的尾款支付，以便我们安排发货。
付款确认后，我们将发送装箱单、商业发票和物流信息。
感谢您对此事的及时处理。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- 使用“Good news!”营造积极氛围。
- “passed quality inspection”强调品控，提升客户信任。
- “at your earliest convenience”再次体现礼貌催促。
- 重点词汇：final payment（尾款）、quality inspection（质检）、proceed with delivery（安排发货）。
模板四：发货通知邮件（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Confirmation – Order #2024-8888
Dear Mr. Johnson,
We are pleased to inform you that your order #2024-8888 has been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 5-7 working days
Attached are the following documents:
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading
You can track your shipment at www.dhl.com using the tracking number above.
Thank you for your business. We look forward to serving you again.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：货物运输确认 – 订单编号#2024-8888
尊敬的约翰逊先生：
我们很高兴通知您，您的订单#2024-8888已于今日通过DHL发货。
运单号：1234567890
预计送达时间：5-7个工作日
随附文件：
- 商业发票
- 装箱单
- 提单
您可使用以上运单号在www.dhl.com查询物流状态。
感谢您的合作，期待再次为您服务。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- “We are pleased to inform you”是通知好消息的标准开头。
- 明确列出随附文件，便于客户清关使用。
- 提供物流查询方式，体现服务细节。
- 重点句型：You can track your shipment using the tracking number.
模板五：小额订单全款预付确认
📤Subject: Order Confirmed & Payment Received – Thank You!
Dear Ms. Taylor,
Thank you for your order placed on June 10, 2024.
We have received your full payment of USD 280.00 for 20 units of Portable USB Charger (Model: UC-100).
Your order has been processed and will be shipped within 3 working days. A separate email with tracking details will follow.
We appreciate your support and hope you enjoy our product.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：订单已确认，付款也已到账——谢谢！
尊敬的泰勒女士：
感谢您于2024年6月10日下的订单。
我们已收到您支付的280.00美元全款，用于购买20台便携式USB充电器（型号：UC-100）。
订单已处理完毕，将在3个工作日内发货。后续将另发邮件提供物流信息。
感谢您的支持，祝您使用愉快。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- 适用于小额订单，流程简洁。
- “placed on”用于说明订单日期，语法准确。
- “will be shipped within”表达清晰的时间承诺。
- 重点表达：Your order has been processed（订单已处理）。
模板六：订单变更确认邮件
📤Subject: Confirmed: Order Revision – #2024-8888
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your request to revise your order. We confirm the following changes to Order #2024-8888:
- Original Quantity: 500 units
- Revised Quantity: 600 units
- Additional 100 units at USD 12.50 each
- Additional Amount: USD 1,250.00
Please confirm and arrange payment for the additional amount. The new delivery schedule will be within 18 working days after payment is received.
We appreciate your understanding and cooperation.
Best regards,
Lily Chen
Sales Manager
📤主题：已确认：订单修改信息 – #2024-8888
尊敬的约翰逊先生：
感谢您提出的订单修改请求。我们确认对订单#2024-8888做如下变更：
- 原数量：500台
- 修改后数量：600台
- 新增100台，单价12.50美元
- 新增金额：1,250.00美元
请确认并安排新增金额的支付。收到款项后，新的交货期为18个工作日内。
感谢您的理解与配合。
此致
销售经理 陈莉
📌点评与重点：
- “revise your order”是“修改订单”的标准表达。
- 使用对比方式清晰展示变更内容。
- 明确说明变更对交期的影响，避免误解。
- 重点词汇：revision（变更）、additional amount（新增金额）、delivery schedule（交货期）。
结语：掌握邮件模板，提升成交效率
以上6个英文订单确认邮件模板覆盖了外贸交易的核心环节。通过学习这些模板中的专业表达和结构，不仅能提升你的商务沟通效率，还能在潜移默化中提高英语写作水平。建议收藏本文，在实际工作中灵活套用，逐步形成自己的邮件风格。