导读：在国际商务沟通中，一封专业、清晰且礼貌的英文邮件往往能成为促成交易的关键。尤其是在报价与议价环节，语言表达的准确性和语气的得体性直接影响客户对你的信任与合作意愿。本文精心整理了9个实用的英文邮件模板，涵盖初次报价、价格协商、折扣请求、最终确认等常见场景，每个模板均配有中文翻译、重点解析与使用提示，帮助你在跨境沟通中更加自信从容，高效拿下更多订单。
1. 初次报价邮件模板
📤Subject: Quotation for [Product/Service Name]
Dear [Client's Name],
Thank you for your inquiry. We are pleased to provide you with the following quotation for [Product/Service Name]:
- Item: [Product/Service]
- Quantity: [Number]
- Unit Price: [Amount] USD
- Total Amount: [Total] USD
- Delivery Time: [Timeframe]
- Payment Terms: [e.g., 50% in advance, 50% before shipment]
Please note that this quotation is valid for 14 days. Should you have any questions or wish to proceed with the order, feel free to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：关于[产品/服务名称]的报价
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的咨询。我们很高兴为您提供以下关于[产品/服务名称]的报价：
- 项目：[产品/服务]
- 数量：[数量]
- 单价：[金额]美元
- 总金额：[总额]美元
- 交货时间：[时间]
- 付款方式：[例如：预付50%，发货前付50%]
请注意，本报价有效期为14天。如您有任何问题或希望下单，请随时与我们联系。
期待您的回复。
此致
敬礼
[您的姓名]
[您的职位]
✍️点评与重点：
• 使用“Thank you for your inquiry”开头，礼貌专业。
• 明确列出关键信息（价格、数量、付款方式等），便于客户快速理解。
• 注明报价有效期（valid for 14 days），制造适度紧迫感。
• 结尾表达期待，推动客户回复。
2. 报价后客户未回复的跟进邮件
📤Subject: Follow-up on Quotation for [Product/Service]
Dear [Client's Name],
I hope this message finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent you on [Date] for [Product/Service].
We understand you may be evaluating options, but we’d be happy to answer any questions or provide additional information to assist your decision.
Please let us know if you need any adjustments or if you’re ready to move forward.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品/服务]报价的跟进
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我写此邮件是想跟进我们于[日期]发送给您的关于[产品/服务]的报价。
我们理解您可能正在评估不同选项，但我们很乐意为您解答任何疑问或提供更多信息以协助您决策。
如您需要调整或已准备推进合作，请随时告知。
期待尽快收到您的回复。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用“I hope this message finds you well”体现关怀。
• 表达理解（understand you may be evaluating options），避免显得催促。
• 主动提出帮助，展现服务意识。
• 语气友好但不过度施压。
3. 客户要求降价时的回应邮件
📤Subject: Re: Quotation for [Product/Service] – Price Discussion
Dear [Client's Name],
Thank you for your feedback. We appreciate your interest in our [Product/Service].
While our current pricing reflects the quality and value we offer, we are open to discussing possible adjustments based on order volume or long-term cooperation.
Could you please let us know your target price or expected quantity? We’ll do our best to find a mutually beneficial solution.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：回复：关于[产品/服务]的报价——价格讨论
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的反馈。我们非常感谢您对我们[产品/服务]的兴趣。
虽然我们目前的定价反映了我们所提供的品质与价值，但我们愿意基于订单数量或长期合作的可能性讨论适当调整。
您能否告知我们您的目标价格或预期采购量？我们将尽力寻找双方都满意的解决方案。
期待您的回复。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 先肯定客户兴趣，建立良好氛围。
• 强调“quality and value”，为价格提供合理性支撑。
• 提出“based on order volume or long-term cooperation”，为议价留出空间。
• 反问客户目标，掌握谈判主动权。
4. 提供折扣以促成订单的邮件
📤Subject: Special Offer for Your Order of [Product/Service]
Dear [Client's Name],
Thank you for your continued interest. To support your business and strengthen our partnership, we are pleased to offer a 10% discount on your first order of [Product/Service] if placed within the next 7 days.
The revised total will be [Discounted Amount] USD. This offer is exclusive and valid only for this period.
We hope this offer is favorable and look forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于您订购[产品/服务]的特别优惠
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的持续关注。为支持您的业务并加强我们的合作关系，若您在接下来7天内下单，我们很高兴为您提供首次订单10%的折扣。
调整后的总金额为[折扣后金额]美元。此优惠为独家提供，仅在此期间有效。
希望此优惠对您有利，期待您的确认。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用“special offer”和“exclusive”增强吸引力。
• 明确折扣条件（within 7 days），制造紧迫感。
• 强调“first order”，鼓励客户迈出第一步。
• 语气积极，体现合作意愿。
5. 客户提出大幅降价要求时的委婉拒绝
📤Subject: Re: Price Request for [Product/Service]
Dear [Client's Name],
Thank you for your message and your honest feedback.
We understand your price concerns; however, the proposed amount is below our cost threshold and we are unable to accept it.
That said, we can offer a small reduction of 5% if the order quantity reaches [X] units. We believe this balances quality and affordability.
Please let us know if this works for you.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：回复：关于[产品/服务]的价格请求
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的来信及坦诚反馈。
我们理解您对价格的顾虑；然而，您提出的价格低于我们的成本底线，因此无法接受。
不过，若订单数量达到[X]件，我们可以提供5%的小幅降价。我们认为这在品质与价格之间实现了良好平衡。
请告知我们此方案是否可行。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 先表达理解，缓和气氛。
• 明确拒绝但不生硬，说明“below cost threshold”是客观原因。
• 提出替代方案（increase quantity for discount），引导客户调整条件。
• 用“balances quality and affordability”强调价值。
6. 接受客户议价后的确认邮件
📤Subject: Confirmed: Revised Quotation for [Product/Service]
Dear [Client's Name],
Thank you for your proposal. After internal review, we are pleased to confirm the following adjusted terms:
- Unit Price: [New Price] USD
- Total Amount: [New Total] USD
- Delivery: Within [Timeframe]
- Payment: [Agreed Terms]
We appreciate your cooperation and look forward to fulfilling your order.
Please confirm your acceptance at your earliest convenience.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：已确认：关于[产品/服务]的调整后报价
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的提议。经内部审核，我们很高兴确认以下调整后的条款：
- 单价：[新价格]美元
- 总金额：[新总额]美元
- 交货：[时间范围内]
- 付款：[约定条款]
感谢您的合作，我们期待为您完成订单。
请尽快确认接受。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用“after internal review”体现决策严谨性。
• 明确列出所有调整项，避免后续误解。
• 表达感谢，强化合作关系。
• 要求客户确认，确保双方达成一致。
7. 要求客户提高订单量以获优惠的邮件
📤Subject: Volume Discount Opportunity for [Product/Service]
Dear [Client's Name],
Thank you for your initial order of [Product/Service].
We’d like to inform you that if you increase your quantity to [Higher Quantity], we can offer a special unit price of [Lower Price] USD – a [X]% discount.
This will significantly reduce your cost per unit and improve your margins.
Please let us know if you’d like to adjust your order.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品/服务]的批量折扣机会
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对[产品/服务]的首次订单。
我们想告知您，若您将订单数量提升至[更高数量]，我们可以提供每单位[更低价格]美元的特别价格，即[X]%的折扣。
这将显著降低您的单位成本，提升利润空间。
如您希望调整订单，请随时告知。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 以“opportunity”命名主题，突出积极信号。
• 强调“reduce cost per unit”和“improve margins”，从客户利益出发。
• 提供具体数字，增强说服力。
• 语气建议而非强求，保持合作友好。
8. 最终价格确认与订单确认邮件
📤Subject: Order Confirmation and Final Payment Details
Dear [Client's Name],
Thank you for confirming the order. We are pleased to confirm the final details as follows:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Number]
- Final Unit Price: [Amount] USD
- Total: [Total] USD
- Delivery Date: [Date]
- Payment Instructions: [Details]
Production will begin upon receipt of the advance payment. We will keep you updated throughout the process.
Thank you for your trust and partnership.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：订单确认及最终付款详情
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认订单。我们很高兴确认最终细节如下：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]
- 最终单价：[金额]美元
- 总金额：[总额]美元
- 交货日期：[日期]
- 付款说明：[详情]
收到预付款后将立即启动生产。我们将全程向您更新进度。
感谢您的信任与合作。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 使用“final details”强调信息权威性。
• 列出所有关键节点，确保无遗漏。
• 明确生产启动条件（upon receipt of payment），避免误解。
• 承诺“keep you updated”，增强客户信心。
9. 因成本上涨需调整报价的说明邮件
📤Subject: Updated Quotation Due to Market Changes
Dear [Client's Name],
We hope you are doing well.
Due to recent increases in raw material costs and logistics expenses, we regret to inform you that we must adjust our pricing for [Product/Service] effective [Date].
The new unit price will be [New Price] USD (previously [Old Price] USD). We understand this may impact your planning and sincerely apologize for any inconvenience.
We remain committed to providing high-quality products and excellent service.
Please let us know if you would like to proceed under the new terms.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：因市场变化更新报价
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。
由于近期原材料成本和物流费用上涨，我们遗憾地通知您，自[日期]起，我们将对[产品/服务]的价格进行调整。
新的单价为[新价格]美元（原为[原价格]美元）。我们理解这可能影响您的计划，对此带来的不便深表歉意。
我们仍将致力于提供高质量的产品和优质服务。
如您希望按新条款继续合作，请告知我们。
此致
敬礼
[您的姓名]
✍️点评与重点：
• 开头表达关怀，缓和消息冲击。
• 明确说明涨价原因（raw material, logistics），增强合理性。
• 使用“regret to inform”和“sincerely apologize”体现同理心。
• 重申品质承诺，稳定客户信心。
• 给出明确行动指引（proceed under new terms）。