导读：高效沟通是供应链管理的关键
在国际商务合作中，与供应商的沟通质量直接影响项目进度与合作效率。使用专业、清晰的英文邮件不仅能提升企业形象，还能减少误解，加快响应速度。本文精选6个实用英文邮件模板，涵盖询价、订单确认、交货延期、质量反馈等常见场景，每封邮件均附带精准中文翻译，并配有【重点提示】和【学习点评】，帮助你在实际工作中得心应手，提升英语商务写作能力。
1. 询价邮件模板（Request for Quotation）
Dear Supplier,
Could you please provide a quotation for the following items? We are currently evaluating potential suppliers and would appreciate your prompt response.
Product Name: Wireless Earbuds
Quantity: 5,000 units
Preferred Delivery Date: August 20, 2024
Required Packaging: Retail box, 1 unit per box
Please include your unit price, total cost, payment terms, and estimated lead time. If you have a product catalog or sample policy, kindly share it as well.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨中文翻译：
尊敬的供应商：
请问您能否为以下产品提供报价？我们目前正在评估潜在供应商，期待您尽快回复。
产品名称：无线耳机
数量：5,000 台
期望交货日期：2024年8月20日
包装要求：零售盒装，每盒1台
请提供单价、总价、付款条件及预计交货周期。如您有产品目录或样品政策，也请一并发送。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[您的职位]
📌【重点提示】
• 使用“Could you please”比“Can you”更礼貌。
• 明确列出关键信息（数量、交期、包装），避免后续反复确认。
【学习点评】
这是一封标准的RFQ（Request for Quotation）邮件，结构清晰，语气专业。注意“evaluate potential suppliers”表达出你有选择余地，有助于在谈判中掌握主动权。
2. 订单确认邮件（Order Confirmation）
Dear [Supplier's Name],
This email is to confirm our purchase order No. PO20240801 for the supply of 3,000 units of Bluetooth Speakers, as discussed.
Order Details:
- Product: Bluetooth Speaker Model X200
- Quantity: 3,000 units
- Unit Price: USD 18.50
- Total Amount: USD 55,500
- Delivery Date: September 5, 2024
- Delivery Address: [Your Warehouse Address]
Payment Terms: 30% advance, 70% upon shipment
Shipping Method: By sea, FOB Shanghai
Please confirm receipt of this order and provide the production schedule. Let us know immediately if there are any issues.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Company]
✨中文翻译：
亲爱的[供应商姓名]：
此邮件用于确认我们此前商定的采购订单PO20240801，内容为采购3,000台蓝牙音箱。
订单详情：
• 产品：蓝牙音箱X200型号
• 数量：3,000台
• 单价：18.50美元
• 总金额：55,500美元
• 交货日期：2024年9月5日
• 交货地址：[您的仓库地址]
付款条款：30%预付款，70%发货前付清
运输方式：海运，上海港离岸价（FOB）
请确认收到此订单，并提供生产排期。如有任何问题，请立即告知。
感谢您的配合。
此致
[您的姓名]
[您的公司]
📌【重点提示】
• 使用“as discussed”表明订单基于前期沟通，增强可信度。
• 明确列出FOB等贸易术语，避免责任不清。
【学习点评】
订单确认邮件是法律效力较强的沟通文件，务必包含金额、交期、付款方式等核心条款。“Let us know immediately if…”句型用于强调问题反馈的及时性，值得掌握。
3. 交货延期通知回复（Response to Delay Notification）
Dear [Supplier's Name],
Thank you for informing us about the delay in the shipment of our order (PO20240801). While we understand that unforeseen circumstances can occur, we would like to emphasize the importance of this delivery for our production schedule.
We request that you provide a revised and guaranteed delivery date by tomorrow. Additionally, please let us know what actions you are taking to minimize the delay.
We hope for your full cooperation to resolve this issue as quickly as possible.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨中文翻译：
亲爱的[供应商姓名]：
感谢您通知我们关于我方订单（PO20240801）的 shipment 延期情况。我们理解不可预见的情况可能发生，但此次交货对我方生产计划至关重要，特此强调。
我们要求您在明天之前提供一个修订后且可确保的交货日期，并告知您正在采取哪些措施来缩短延迟时间。
期待您全力配合，尽快解决此问题。
此致
[您的姓名]
[您的职位]
📌【重点提示】
• “While we understand…”句型用于表达理解但坚持立场，语气坚定而不失礼貌。
• “guaranteed delivery date”强调“可保证”，避免模糊承诺。
【学习点评】
此邮件展示了如何在保持合作关系的同时施加合理压力。“unforeseen circumstances”是商务中常用表达，指“不可预见的情况”，适合正式沟通。
4. 质量问题反馈邮件（Quality Issue Feedback）
Dear [Supplier's Name],
We recently received the shipment for Order No. PO20240805, and upon inspection, we found that approximately 15% of the products do not meet the agreed quality standards.
Specific issues include:
- Scratches on the surface
- Malfunction in power-on function
- Inconsistent color shades
We have attached photos and the inspection report for your reference. We kindly request a replacement for the defective items or a partial refund.
Please respond within 3 working days with your proposed solution. We value our partnership and hope to resolve this matter promptly.
Sincerely,
[Your Name]
Quality Control Manager
✨中文翻译：
亲爱的[供应商姓名]：
我们最近收到了订单PO20240805的货物，经检验发现约15%的产品未达到约定的质量标准。
具体问题包括：
• 表面有划痕
• 开机功能失灵
• 颜色色差不一致
随信附上照片及检验报告供您参考。我们恳请更换不合格产品，或进行部分退款。
请在3个工作日内回复您的解决方案。我们重视合作关系，希望尽快妥善处理此事。
此致
[您的姓名]
质检经理
📌【重点提示】
• 使用“approximately 15%”比直接说“many”更专业、有依据。
• 列出具体问题并附证据，增强说服力。
【学习点评】
反馈质量问题时，语气应客观、有据。使用“we kindly request”表达诉求，既礼貌又明确。“for your reference”是常用结尾短语，表示“供您参考”，适合正式文件。
5. 付款完成通知（Payment Confirmation）
Dear [Supplier's Name],
This is to inform you that we have completed the payment for Purchase Order No. PO20240810, as per our agreed terms.
Payment Details:
- Amount: USD 32,000
- Date: July 25, 2024
- Method: Bank Transfer
- Reference Number: TRX20240725888
Please confirm receipt of the funds and proceed with production and shipment as scheduled.
Thank you for your continued support.
Best regards,
[Your Name]
Finance Department
✨中文翻译：
亲爱的[供应商姓名]：
特此通知，我们已根据双方约定条款完成对采购订单PO20240810的付款。
付款详情：
• 金额：32,000美元
• 日期：2024年7月25日
• 方式：银行转账
• 参考编号：TRX20240725888
请确认收款，并按计划推进生产和发货。
感谢您一直以来的支持。
此致
[您的姓名]
财务部
📌【重点提示】
• “This is to inform you”是正式通知的常用开头。
• 提供交易编号（Reference Number）便于对方查账。
【学习点评】
付款通知是建立信任的重要环节。使用“as per our agreed terms”强调合规性，体现专业性。“proceed with production”是“推进生产”的标准表达，适合商务场景。
6. 长期合作意向表达（Expression of Long-term Cooperation）
Dear [Supplier's Name],
We would like to express our appreciation for your consistent quality and timely delivery over the past six months. Your team has been responsive and professional, which has greatly contributed to the success of our projects.
We are planning to expand our product line and anticipate increased order volumes in the coming year. We would be pleased to discuss the possibility of a long-term cooperation agreement, including potential cost advantages and priority production scheduling.
Please let us know a convenient time for a call or meeting. We look forward to strengthening our partnership.
Warm regards,
[Your Name]
Procurement Manager
✨中文翻译：
亲爱的[供应商姓名]：
我们想对贵方在过去六个月中持续稳定的质量和准时交货表示感谢。贵团队反应迅速、专业高效，对我方项目的顺利推进起到了重要作用。
我们计划拓展产品线，预计明年订单量将有所增加。我们希望探讨建立长期合作关系的可能性，包括潜在的成本优势和优先生产排期等事宜。
请告知您方便通话或会议的时间。我们期待进一步深化合作。
此致
[您的姓名]
采购经理
📌【重点提示】
• “consistent quality”和“timely delivery”是供应商的核心优势关键词。
• “anticipate increased order volumes”暗示未来合作潜力，激励对方重视。
【学习点评】
这封邮件不仅表达感谢，更传递合作升级信号。“look forward to strengthening our partnership”是建立长期关系的经典表达，语气积极，适合用于关系维护。