导读：外贸新人如何快速上手英文邮件沟通？
作为新手外贸业务员，面对国际客户时，一封得体、专业的英文邮件往往是建立信任的第一步。然而，很多初学者在撰写英文邮件时容易出现语法错误、用词不当或语气不专业等问题。为了帮助大家快速掌握外贸沟通的核心技巧，本文整理了8个高频使用场景下的基础英文邮件模板，每个模板均配有精准中文翻译，并附有【点评】与【重点提示】，帮助你不仅会用，更能理解背后的语言逻辑，提升英语写作与商务沟通能力。
1. 首次联系客户（Initial Contact）
Dear Sir/Madam,
I hope this email finds you well. My name is Linda, and I represent a supplier specializing in eco-friendly packaging solutions. I came across your company while researching potential partners in the European market, and I believe our products could be of interest to you.
We offer a wide range of biodegradable packaging materials at competitive prices, with reliable delivery worldwide. I would be happy to send you our product catalog and price list for your review.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的先生/女士：
希望您一切安好。我叫Linda，代表一家专注于环保包装解决方案的供应商。我在研究欧洲市场潜在合作伙伴时了解到贵公司，相信我们的产品可能对您有吸引力。
我们提供多种可降解包装材料，价格具有竞争力，并可全球可靠发货。我很乐意发送产品目录和报价单供您参考。
期待您的回复。
此致问候，
Linda
✅【点评】 这是一封标准的开发信（Cold Email），语气礼貌、信息清晰。开头使用“I hope this email finds you well”是英文商务邮件常见问候语，显得专业且不失亲切。
✅【重点提示】 “I came across your company” 表示“偶然了解到”，比直接说“I want to sell you something”更自然；“could be of interest to you”委婉表达推荐意图，避免显得过于推销。
2. 发送产品目录和报价单（Sending Product Catalog & Price List）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your interest in our products. As requested, please find attached our latest product catalog and detailed price list.
The prices are based on FOB Shanghai, with payment terms of T/T 30% in advance and 70% before shipment. MOQ (Minimum Order Quantity) varies by item, which is clearly marked in the document.
If you have any questions or need samples, feel free to let me know.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您对我们产品的关注。根据您的要求，随信附上我们最新的产品目录和详细报价单。
报价基于上海港离岸价（FOB），付款方式为30%预付，发货前付清70%。最小起订量因产品而异，文件中已明确标注。
如有任何问题或需要样品，请随时告知。
此致问候，
Linda
✅【点评】 此邮件简洁明了，重点突出价格条款和MOQ等关键信息，适合在初步沟通后使用。
✅【重点提示】 “as requested” 表示“应要求”，体现服务意识；“feel free to let me know” 是鼓励对方提问的常用表达，语气友好。
3. 跟进客户未回复（Follow-up Email）
Dear Mr. Smith,
I’m writing to follow up on my previous email sent on June 5th regarding our packaging solutions. I understand you may be busy, but I’d appreciate it if you could let me know whether you have any interest or questions.
We’re currently offering a special discount for first-time buyers, valid until July 30th. I’d be happy to arrange sample delivery if needed.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Smith先生：
我写这封邮件是为了跟进6月5日发送的关于我方包装解决方案的邮件。我理解您可能事务繁忙，但仍希望能了解您是否有兴趣或疑问。
目前我们为首次采购客户提供特别折扣，有效期至7月30日。如有需要，我也很乐意安排寄送样品。
期待您的回复。
此致问候，
Linda
✅【点评】 跟进邮件需保持礼貌且不显催促。使用“I understand you may be busy”展现同理心，降低对方压力。
✅【重点提示】 “follow up on my previous email” 是标准跟进表达；“I’d appreciate it if...” 是请求对方回应的委婉句式，适用于正式场合。
4. 客户询盘回复（Reply to Inquiry）
Dear Ms. Johnson,
Thank you for your inquiry. We are pleased to inform you that the items you mentioned are available in stock.
Please find the quotation attached. The delivery time is approximately 15 days after order confirmation. We also offer customization options such as logo printing and color adjustment.
Should you require further details, please don’t hesitate to contact me.
Sincerely,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Johnson女士：
感谢您的询盘。很高兴告知您，您提到的产品目前有现货。
报价单已附上。订单确认后，交货时间约为15天。我们还提供定制服务，如印制logo和颜色调整。
如需更多详情，请随时联系我。
此致，
Linda
✅【点评】 回复询盘要及时、准确，突出库存、交期和定制能力，增强客户信心。
✅【重点提示】 “Thank you for your inquiry” 是标准开场白；“don’t hesitate to contact me” 表达开放沟通态度，增强信任感。
5. 报价后催促下单（Urging for Order After Quotation）
Dear Mr. Brown,
I hope you’ve had a chance to review our quotation sent last week. We’ve received growing demand for this product recently, and stock is limited.
To ensure timely delivery, I recommend confirming your order by this Friday. We can reserve the current price and quantity for you until then.
Please let me know your decision at your earliest convenience.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Brown先生：
希望您已查阅我们上周发送的报价单。近期该产品需求上升，库存有限。
为确保及时发货，建议您在本周五前确认订单。在此期间，我们可以为您保留当前价格和数量。
请尽快告知您的决定。
此致问候，
Linda
✅【点评】 此邮件通过“库存紧张”和“价格保留”制造轻微紧迫感，促进客户决策，但语气仍保持专业。
✅【重点提示】 “at your earliest convenience” 是“尽快”的正式表达；“recommend confirming” 比“you must order” 更具说服力。
6. 安排样品寄送（Arranging Sample Shipment）
Dear Ms. Lee,
Thank you for your request. We will prepare the samples of the requested items and ship them via DHL within 2 business days.
The tracking number will be sent to you once the package is dispatched. There is no charge for the samples, but please note that shipping costs may apply depending on your location.
We hope you’ll be satisfied with the quality.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Lee女士：
感谢您的样品申请。我们将准备您所需产品的样品，并在两个工作日内通过DHL寄出。
包裹发出后，我们会将运单号发送给您。样品免费，但运费可能根据您的所在地收取。
希望您对产品质量满意。
此致问候，
Linda
✅【点评】 样品邮件需明确寄送方式、时间及费用说明，避免后续误解。
✅【重点提示】 “within 2 business days” 强调时效性；“no charge for the samples” 明确免费政策，提升客户好感。
7. 确认订单细节（Confirming Order Details）
Dear Mr. Taylor,
Thank you for placing the order. We have reviewed your requirements and confirmed the following details:
- Product: Eco-Friendly Tote Bags (Model #EFTB-2024)
- Quantity: 5,000 pcs
- Delivery Date: August 20, 2024
- Payment: 30% deposit received, balance due before shipment
Please confirm if everything is correct. Production will begin upon your confirmation.
Best regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的Taylor先生：
感谢您的订单。我们已审核您的需求，并确认以下细节：
- 产品：环保手提袋（型号 #EFTB-2024）
- 数量：5,000件
- 交货日期：2024年8月20日
- 付款：已收到30%定金，余款发货前付清
请确认以上信息是否正确。收到确认后，我们将安排生产。
此致问候，
Linda
✅【点评】 订单确认邮件是避免后续纠纷的重要环节，必须清晰列出关键信息。
✅【重点提示】 使用项目符号（-）使信息更易读；“upon your confirmation” 表示“在您确认后”，体现尊重客户决策权。
8. 感谢客户并期待长期合作（Thank You & Future Cooperation）
Dear Ms. White,
Thank you for your first order with us. We truly appreciate your trust and are committed to delivering high-quality products and excellent service.
We hope this marks the beginning of a long-term and successful partnership. Please feel free to share any feedback after receiving the goods.
Looking forward to working with you again.
Warm regards,
Linda
✨ 中文翻译：
尊敬的White女士：
感谢您首次向我们下单。我们非常感谢您的信任，并致力于提供高质量的产品和优质服务。
希望这标志着我们长期且成功合作的开始。收货后欢迎随时提出反馈意见。
期待再次合作。
此致问候，
Linda
✅【点评】 成交后的感谢邮件有助于建立客户忠诚度，为后续合作打下基础。
✅【重点提示】 “marks the beginning of...” 是表达“标志着……开始”的高级句式；“feel free to share feedback” 鼓励客户互动，提升满意度。