导读：在国际贸易和跨境电商中，样品寄送是建立客户信任、促成订单的关键一步。如何用专业、礼貌的英文邮件与客户沟通样品事宜，直接影响客户体验和合作成功率。本文精选5个高频场景的英文样品沟通邮件模板，涵盖样品请求、确认信息、寄送通知、物流更新和客户跟进，每封邮件均附中文翻译、重点词汇解析与使用点评，帮助你在实际业务中高效沟通，展现专业形象。
1. 客户请求样品：回复确认并索取必要信息
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our products. We'd be happy to send you a sample for evaluation.
To proceed, could you please provide your full shipping address, preferred courier (e.g., DHL, FedEx), and any specific requirements for the sample? Also, kindly confirm if you will cover the shipping cost or if you'd like us to arrange it on your behalf.
Once we receive your details, we'll prepare the sample and inform you of the expected dispatch date.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们产品的关注。我们很乐意为您提供样品用于评估。
为顺利安排寄送，请您提供完整的收货地址、偏好的快递公司（如DHL、FedEx），以及对样品的特殊要求。同时，请确认是否由您承担运费，或是否需要我们代为安排。
收到您的信息后，我们将准备样品，并告知预计发货日期。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
[您的职位]
✍️点评与重点：
- "for evaluation"：用于“评估用途”，专业表达，体现样品的测试性质。
- "preferred courier"：明确询问客户偏好的快递公司，避免后续纠纷。
- "cover the shipping cost"：礼貌询问运费承担方，常用商务表达。
- 整封邮件结构清晰：感谢 → 确认意愿 → 索要信息 → 后续安排 → 礼貌结尾。
2. 确认样品信息并通知准备寄出
Dear [Customer's Name],
Thank you for providing your shipping details. We have confirmed the following information:
- Sample: [Product Name/Model]
- Quantity: 1 pc
- Shipping Address: [Full Address]
- Courier: [e.g., DHL]
- Shipping Cost: [Amount] USD (to be paid by [Customer/Us])
The sample will be prepared and dispatched within 1-2 business days. We will send you the tracking number once it's shipped.
If there are any changes or additional requests, please let us know promptly.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您提供收货信息。我们已确认以下内容：
- 样品：[产品名称/型号]
- 数量：1件
- 收货地址：[完整地址]
- 快递公司：[如DHL]
- 运费：[金额]美元（由[客户/我方]承担）
样品将在1-2个工作日内准备并发出。寄出后我们将发送运单号给您。
如有任何变更或额外要求，请及时告知。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
- 信息列表式呈现：清晰明了，避免误解，适合正式沟通。
- "dispatched within 1-2 business days"：设定合理预期，管理客户时间。
- "tracking number"：关键信息，客户可追踪物流状态。
- 使用"promptly"体现专业与效率意识。
3. 样品已寄出：发送物流信息通知
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your sample has been shipped today.
Here are the shipping details:
- Tracking Number: [Number]
- Courier: [e.g., FedEx]
- Estimated Delivery: [Date]
- Shipping from: [City, Country]
You can track the package using the link: [Tracking Link]
If you have any questions during transit, feel free to contact us. We hope the sample reaches you in perfect condition.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日寄出。
物流信息如下：
- 运单号：[编号]
- 快递公司：[如FedEx]
- 预计送达时间：[日期]
- 发货地：[城市，国家]
您可通过以下链接追踪包裹：[追踪链接]
运输途中如有任何问题，欢迎随时联系我们。希望样品顺利抵达，完好无损。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
- "We are pleased to inform you"：正式且积极的开场，增强客户好感。
- "estimated delivery"：管理客户预期，避免催促。
- "in perfect condition"：表达对质量和服务的重视。
- 提供追踪链接（实际使用时可填写）提升客户体验。
4. 样品运输中：主动更新物流状态
Dear [Customer's Name],
We would like to provide you with a quick update on your sample shipment.
Tracking Number: [Number]
Status: [e.g., Out for Delivery]
Last Update: [Date and Time]
Location: [Current City]
According to the courier, the package is expected to be delivered by [Date].
If the delivery is delayed or if you encounter any issues upon receipt, please let us know immediately so we can assist.
Thank you for your attention.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们想为您更新一下样品的物流状态。
运单号：[编号]
状态：[如“派送中”]
最新更新：[日期和时间]
当前位置：[城市]
根据快递公司信息，包裹预计于[日期]前送达。
如出现延误或收货时有任何问题，请立即告知，我们将协助处理。
感谢您的关注。
此致
[您的姓名]
✍️点评与重点：
- 主动更新：展现服务主动性，提升客户信任。
- "quick update"：简洁表达，适合日常沟通。
- "out for delivery"：标准物流术语，客户易懂。
- 强调“立即告知”，鼓励客户反馈，便于问题处理。
5. 样品已签收：跟进客户反馈
Dear [Customer's Name],
We noticed that your sample was delivered successfully on [Date]. We hope it arrived in good condition and met your expectations.
We would appreciate it if you could share your feedback on the product quality, packaging, and overall experience. Your input is valuable to us and helps us improve.
If you have any questions or are ready to discuss a potential order, please don't hesitate to reach out.
We look forward to hearing from you.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们注意到您的样品已于[日期]成功签收。希望样品完好无损，并符合您的期望。
如能分享您对产品质量、包装及整体体验的反馈，我们将不胜感激。您的意见对我们非常重要，有助于我们持续改进。
如有任何问题，或准备讨论订单事宜，欢迎随时联系。
期待您的回复。
此致
[您的姓名]
[您的职位]
✍️点评与重点：
- "We noticed that..."：表明你关注物流动态，体现专业服务。
- "met your expectations"：委婉询问满意度，避免直接施压。
- "don't hesitate to reach out"：鼓励客户主动联系，促进转化。
- 结尾使用"Warm regards"，比"Best regards"更显亲切。
总结：以上5个英文邮件模板覆盖样品寄送全流程，语言简洁专业，结构清晰，适合直接套用或根据实际情况调整。掌握这些表达，不仅能提升沟通效率，还能在客户心中树立可靠、细致的国际商务形象。建议收藏并结合实际业务场景灵活运用。