导读：从询盘到成交的关键沟通环节
在国际贸易中，从客户初步询盘到最终确认订单，每一步沟通都至关重要。其中，订单确认与合同相关的英文邮件不仅是业务推进的凭证，更是建立专业形象的关键。本文精选7个高频使用场景的英文邮件模板，涵盖订单确认、合同条款协商、付款安排、交货细节等核心环节，每一封邮件均提供精准中文翻译，并附上【点评】与【重点标注】，帮助读者掌握地道表达，提升商务英语写作能力。
1. 确认订单接收（Acknowledging Order Receipt）
📤Subject: Order Confirmation – PO#12345
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your purchase order dated May 10, 2024. We are pleased to confirm that we have received your order for 500 units of Model X100 at USD 45 per unit.
Production will begin next week, and the estimated delivery date is June 20, 2024. We will keep you updated on the progress.
Please find the attached Proforma Invoice for your records.
Best regards,
Linda Chen
Sales Manager
📤主题：订单确认 – 采购单号#12345
尊敬的约翰逊先生：
感谢您于2024年5月10日发送的采购订单。我们很高兴确认已收到您订购500台X100型号产品，单价为45美元的订单。
生产将于下周启动，预计交货日期为2024年6月20日。我们将持续向您汇报进展。
随附形式发票供您存档。
此致问候，
陈琳
销售经理
✅【点评】 这是一封标准的订单接收确认邮件，语气正式且积极。使用“pleased to confirm”表达合作的喜悦，增强客户好感。“Proforma Invoice”（形式发票）是外贸常用术语，用于客户申请付款或进口许可。
✅【重点】 “estimated delivery date”（预计交货日期）和“keep you updated”（持续更新）是建立信任的关键表达。
2. 请求合同签署（Requesting Contract Signature）
📤Subject: Please Sign and Return the Sales Contract
Dear Ms. Thompson,
We have prepared the sales contract based on our agreed terms. Please review the attached document and sign where indicated.
Kindly return one signed copy by email for our records. Once we receive it, we will proceed with production.
If you have any questions or require modifications, please let us know promptly.
Looking forward to your confirmation.
Sincerely,
David Wang
Export Coordinator
📤主题：请签署并返回销售合同
尊敬的汤普森女士：
我们已根据双方商定的条款拟定销售合同。请查阅附件文件，并在指定位置签字。
烦请将一份签署后的合同通过电子邮件返回，以便我们存档。收到后，我们将立即启动生产。
如有任何疑问或需修改，请及时告知。
期待您的确认。
此致，
王大卫
出口协调员
✅【点评】 此邮件简洁明了，使用“based on our agreed terms”强调合同依据双方共识，避免争议。“Kindly”比“Please”更显礼貌，适合正式商务场合。
✅【重点】 “proceed with production”（启动生产）是推动流程的关键短语，常用于合同生效后的动作说明。
3. 确认付款到账（Confirming Payment Received）
📤Subject: Payment Received – Order #78901 Now in Production
Dear Mr. Lee,
We confirm that your payment of USD 22,500 has been received and cleared in our account.
Your order #78901 is now officially in production. The expected completion date is July 5, 2024.
We will send you a production update and shipping details by July 3.
Thank you for your prompt payment and continued trust in our service.
Best regards,
Sophia Liu
Customer Service Team
📤主题：付款已收到 – 订单#78901已进入生产
尊敬的李先生：
我们确认您支付的22,500美元已到账并完成清算。
您的订单#78901现已正式进入生产阶段，预计完成日期为2024年7月5日。
我们将于7月3日前向您发送生产进度及 shipping 详情。
感谢您及时付款及对我们服务的一贯信任。
此致问候，
刘莎菲
客户服务团队
✅【点评】 “cleared in our account”表示款项已清算，非仅到账，避免误解。使用“officially in production”强调流程
正式开始，增强客户信心。
✅【重点】 “prompt payment”（及时付款）是表扬客户的专业表达，有助于维护长期关系。
4. 协商合同条款修改（Negotiating Contract Terms）
📤Subject: Request for Amendment to Clause 5 – Delivery Terms
Dear Mr. Brown,
Thank you for sending the draft contract. After internal review, we would like to propose a minor amendment to Clause 5 regarding delivery terms.
We suggest changing “FOB Shanghai” to “CIF Los Angeles” to better align with your logistics needs.
Please let us know if this is acceptable. We are happy to revise the contract accordingly.
We look forward to finalizing the agreement soon.
Best regards,
Emily Zhang
International Sales
📤主题：关于第5条交付条款的修改请求
尊敬的布朗先生：
感谢您发送合同草案。经内部审核，我们希望对第5条交付条款提出小幅修改。
建议将“上海港离岸价（FOB Shanghai）”改为“到岸价洛杉矶（CIF Los Angeles）”，以更符合您的物流需求。
请告知是否可接受。我们乐意据此修改合同。
期待尽快完成协议签署。
此致问候，
张艾米丽
国际销售部
✅【点评】 使用“propose a minor amendment”表达“提出小幅修改”，语气委婉，避免显得强硬。“to better align with your needs”体现以客户为中心的服务思维。
✅【重点】 FOB 和 CIF 是国际贸易术语，准确使用能体现专业性。
5. 发送最终合同与发票（Sending Final Contract and Invoice）
📤Subject: Final Sales Contract and Commercial Invoice Attached
Dear Ms. Garcia,
Please find attached the final version of the sales contract and the commercial invoice for your order.
All terms have been confirmed by both parties. Kindly keep these documents for customs and payment processing.
Production is on schedule, and we expect to ship the goods on June 18, 2024.
Should you need any further assistance, feel free to contact us.
Warm regards,
Jason Wu
Account Manager
📤主题：最终销售合同与商业发票已附上
尊敬的加西亚女士：
随附您订单的最终版销售合同及商业发票，请查收。
所有条款均已由双方确认。请妥善保存，用于清关和付款流程。
生产按计划进行，预计于2024年6月18日发货。
如需进一步协助，欢迎随时联系我们。
此致问候，
吴杰森
客户经理
✅【点评】 “final version”强调文件的最终性，避免后续争议。“keep these documents for customs”提醒客户文件用途，体现服务细节。
✅【重点】 “on schedule”（按计划）是传递项目可控性的常用表达，增强客户信心。
6. 确认交货安排（Confirming Delivery Arrangements）
📤Subject: Shipping Details for Order #55667
Dear Mr. Taylor,
We are pleased to inform you that your order has been packed and is ready for shipment.
Vessel Name: Ocean Star V.123
Departure: June 20, 2024 from Shanghai Port
Estimated Arrival: July 10, 2024 at Long Beach Port
Tracking Number: OS123456789US
Please ensure your side is ready to receive the goods upon arrival.
We will send the Bill of Lading and packing list shortly.
Best wishes,
Rachel Lin
Logistics Department
📤主题：订单#55667的发货详情
尊敬的泰勒先生：
我们很高兴通知您，您的订单已完成包装，即将发货。
船名：Ocean Star V.123
启运日期：2024年6月20日，上海港
预计到达：2024年7月10日，长滩港
追踪号码：OS123456789US
请确保贵方在货物到达时做好接收准备。
提单和装箱单将稍后发送。
此致问候，
林瑞秋
物流部
✅【点评】 此邮件信息完整，结构清晰。使用“ready for shipment”表明准备就绪，传递高效执行力。“ensure your side is ready”礼貌提醒客户配合。
✅【重点】 提供完整的物流信息（船名、启运港、目的港、追踪号）是专业服务的体现。
7. 成交后感谢信（Post-Order Thank You Email）
📤Subject: Thank You for Your Order – We Appreciate Your Business!
Dear Ms. Parker,
On behalf of our team, I would like to sincerely thank you for placing your order with us.
We truly value your trust and are committed to delivering high-quality products and excellent service.
Should you have any feedback after receiving the goods, we would love to hear from you.
We look forward to working with you again in the future.
Warmest regards,
Michael Zhao
Sales Director
📤主题：感谢您的订单——我们珍视与您的合作！
尊敬的帕克女士：
我谨代表团队，衷心感谢您向我们下单。
我们非常珍视您的信任，并致力于提供高质量的产品与优质服务。
收货后如有任何反馈，我们非常乐意倾听。
期待未来再次合作。
此致诚挚问候，
赵明凯
销售总监
✅【点评】 成交后的感谢信有助于建立长期客户关系。“On behalf of our team”体现团队协作，“value your trust”表达尊重与感激。
✅【重点】 “look forward to working with you again”是促进复购的经典表达，温和而有效。
结语：掌握邮件沟通，赢得客户信任
以上7个英文邮件模板覆盖了从订单确认到合同执行的关键节点，语言地道、结构清晰，适合直接套用或根据实际情况调整。通过精准表达与专业措辞，不仅能提升沟通效率，更能展现企业的专业形象。建议读者收藏本文，在实际工作中灵活运用，持续提升商务英语实战能力。