导读：在国际贸易和跨境电商中，样品寄送是建立客户信任的关键一步。如何用专业、清晰的英文邮件与客户沟通样品事宜，直接影响合作的成败。本文精心整理了样品寄送全流程中的7个关键节点英文邮件模板，涵盖样品确认、包装要求、DHL单号填写、物流跟踪等实用场景，每封邮件均附中文翻译，并进行重点点评，帮助你提升商务英语沟通能力，赢得客户好感。
1. 样品请求确认邮件（Sample Request Confirmation）
Dear [Client's Name],
Thank you for your sample request. We are pleased to confirm that we can provide the requested samples free of charge. Please confirm your full shipping address and preferred courier.so we can arrange shipment promptly.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
感谢您的样品申请。我们很高兴确认可以免费提供您所要求的样品。请确认您的完整收货地址和首选快递公司，以便我们尽快安排寄送。
期待您的回复确认。
此致问候，
[您的姓名]
[您的职位]
📌点评与重点：
• “free of charge” 明确表达“免费”，避免客户误解费用问题。
• 要求客户提供“full shipping address”和“preferred courier”，体现专业性和服务细节。
• 使用“Looking forward to…” 是商务邮件中礼貌催促的常用表达。
2. 样品已寄出通知（Sample Shipped Notification）
Dear [Client's Name],
We are pleased to inform you that your samples have been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 3-5 business days
You can track the shipment at: www.dhl.com (no link provided as per instructions)
If you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过DHL寄出。
快递单号：1234567890
预计送达时间：3-5个工作日
您可通过DHL官网查询物流状态。
如有任何问题，欢迎随时联系我们。
此致问候，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• “We are pleased to inform you” 是正式通知的常用开头，语气积极。
• 必须加粗显示DHL单号，方便客户快速查看。
• 提供“Estimated Delivery”帮助客户预估时间，提升体验。
3. DHL单号填写说明邮件（DHL Tracking Number Instruction）
Dear [Client's Name],
As requested, please find below the DHL tracking number for your reference:
Tracking Number: 1234567890
Service: DHL Express
Shipment Date: [Date]
Please use this number to monitor the delivery status on the DHL website. Let us know once the samples are received so we can proceed with the next steps.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
根据您的要求，以下是DHL快递单号供您参考：
快递单号：1234567890
快递服务：DHL快递
寄出日期：[日期]
请使用该单号在DHL官网查询物流状态。样品收到后请告知我们，以便推进后续合作。
感谢您的配合。
此致问候，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• 明确列出“Tracking Number”、“Service”、“Shipment Date”三项关键信息，结构清晰。
• “for your reference” 表达礼貌和尊重。
• “proceed with the next steps” 是推动合作进展的委婉表达。
4. 样品包装与内容说明（Sample Packaging & Contents Note）
Dear [Client's Name],
Your samples have been carefully packaged to ensure safe delivery. The package includes:
- Sample A – 2 pcs
- Sample B – 1 pc
- Product Specification Sheet (English)
- Company Brochure
Please inspect the items upon arrival. We hope you find them satisfactory.
Warm regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
您的样品已妥善包装，确保运输安全。包裹内含：
• 样品A – 2件
• 样品B – 1件
• 产品规格说明书（英文版）
• 公司宣传册
收货后请检查物品。希望您对样品满意。
此致敬意，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• 使用
- 列出内容，清晰易读。
- • “carefully packaged” 强调对客户的重视。
- • “inspect the items upon arrival” 提醒客户验货，体现专业服务意识。
5. 样品签收确认请求（Request for Sample Receipt Confirmation）
Dear [Client's Name],
Hope this email finds you well.
We would like to confirm whether you have received the samples we sent on [Date] via DHL (Tracking No.: 1234567890). Could you please confirm receipt at your earliest convenience?
Your feedback on the samples is highly appreciated.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
希望您一切顺利。
我们想确认您是否已收到我们于[日期]通过DHL寄出的样品（单号：1234567890）。请您在方便时尽快确认收货。
非常期待您对样品的反馈意见。
此致问候，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• “Hope this email finds you well” 是英文邮件中常用的友好开场白。
• “at your earliest convenience” 礼貌催促，不显强硬。
• “Your feedback is highly appreciated” 表达对客户意见的重视，促进互动。
6. 样品反馈跟进邮件（Follow-up on Sample Feedback）
Dear [Client's Name],
Thank you for confirming the receipt of the samples.
We would appreciate it if you could share your evaluation or any questions regarding the quality, packaging, or functionality. This will help us better meet your requirements.
We look forward to your feedback and hope to move forward with a formal order soon.
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
感谢您确认收到样品。
如能分享您对样品质量、包装或功能的评估意见或疑问，我们将不胜感激。这将帮助我们更好地满足您的需求。
期待您的反馈，也希望尽快推进正式订单合作。
此致问候，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• “We would appreciate it if…” 是请求反馈的礼貌句型。
• 明确列出反馈维度：quality, packaging, functionality，引导客户具体回复。
• “move forward with a formal order” 暗示合作升级，推动成交。
7. 样品寄送完成感谢信（Thank You Email After Sample Process）
Dear [Client's Name],
Thank you for your time and attention throughout the sample process. We truly value your interest in our products.
Should you need additional samples or further information, please don’t hesitate to reach out. We are ready to support your decision-making.
Wishing you a great day!
Best regards,
[Your Name]
✨ 中文翻译：
尊敬的[客户姓名]，
感谢您在整个样品流程中的耐心与关注。我们非常重视您对我们产品的兴趣。
如需更多样品或进一步资料，欢迎随时联系。我们将全力支持您的决策过程。
祝您有美好的一天！
此致问候，
[您的姓名]
📌点评与重点：
• “throughout the sample process” 强调全程服务，体现专业性。
• “We truly value your interest” 表达真诚感谢，增强客户好感。
• “don’t hesitate to reach out” 是鼓励沟通的常用表达，拉近距离。