导读：轻松应对国际物流沟通
在国际贸易和跨境合作中，准确、专业的英文邮件沟通是确保货物顺利运输的关键。无论是通知发货、查询物流状态，还是处理延误或清关问题，使用清晰规范的英文邮件模板，不仅能提升沟通效率，还能展现你的专业形象。本文精选8个实用英文货运邮件模板，涵盖常见物流场景，每一封都附有精准中文翻译、重点解析与学习提示，帮助你在实际工作中轻松应对各种货运沟通挑战。
1. 通知发货（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Dispatched – Tracking Number Attached
Dear [Recipient's Name],
This is to inform you that your order has been dispatched today. Below are the shipment details:
• Tracking Number: 1Z999AA1234567890
• Carrier: UPS
• Estimated Delivery Date: May 15, 2024
• Shipment Weight: 5.2 kg
The tracking link is: https:// ups.com/track
Please let us know once the goods are received. Should you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
📤主题：货物已发出——附上追踪编号
尊敬的[收件人姓名]：
特此通知您，您的订单已于今日发货。发货详情如下：
• 运单号：1Z999AA1234567890
• 承运公司：UPS
• 预计送达日期：2024年5月15日
• 货物重量：5.2公斤
追踪链接：https:// ups.com/track
收货后请告知我们。如有任何问题，欢迎随时联系。
此致问候，
[你的姓名]
[你的职位]
✍️点评与重点：
• 使用“This is to inform you”正式通知，适合商务场景。
• 列点呈现关键信息，清晰易读。
• 包含追踪链接和预计送达时间，提升客户体验。
• 学习重点：“dispatched”表示“已发货”，比“sent”更专业。
2. 查询货物状态（Inquiry About Shipment Status）
📤Subject: Inquiry Regarding Shipment Status – Order #12345
Dear [Carrier/Supplier Name],
I hope this message finds you well. I am writing to inquire about the current status of our shipment (Order #12345), which was scheduled to be delivered by May 10, 2024.
According to the tracking information, the package has not moved for the past three days. Could you please provide an update on its location and estimated delivery time?
We appreciate your prompt assistance in resolving this matter.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
📤主题：关于货物运输状态的咨询——订单编号#12345
尊敬的[承运方/供应商名称]：
您好！我想查询我们订单#12345的货物当前状态，该订单原定于2024年5月10日送达。
根据物流追踪信息，包裹已连续三天未更新位置。能否请您提供最新位置及预计送达时间？
感谢您及时协助处理此事。
此致问候，
[你的姓名]
[你的公司]
✍️点评与重点：
• 使用“I hope this message finds you well”作为礼貌开场。
• 明确指出问题（包裹停滞）并请求具体信息。
• 语气礼貌但坚定，适合催促类邮件。
• 学习重点：“inquire about”是“查询”的正式表达，常用于商务邮件。
3. 货物延误通知（Shipment Delay Notification）
📤Subject: Important: Shipment Delay for Order #67890
Dear [Customer's Name],
We regret to inform you that your shipment (Order #67890) has been delayed due to unexpected customs clearance issues.
The new estimated delivery date is May 20, 2024. We are working closely with the carrier to resolve this as quickly as possible.
We sincerely apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Should you have any concerns, please do not hesitate to contact us.
Best regards,
[Your Name]
Customer Service Team
📤主题：重要通知：订单编号#67890的货物运输出现了延迟
尊敬的[客户姓名]：
很抱歉通知您，由于海关清关出现意外问题，您的货物（订单#67890）将延迟送达。
新的预计送达日期为2024年5月20日。我们正与承运方密切合作，尽快解决问题。
对此造成的不便我们深表歉意，并感谢您的理解。
如有任何疑问，欢迎随时联系我们。
此致问候，
[你的姓名]
客户服务团队
✍️点评与重点：
• 使用“regret to inform”表达遗憾，体现专业态度。
• 明确说明延误原因和新时间，增强透明度。
• 表达歉意并提供后续支持，维护客户关系。
• 学习重点：“due to”用于说明原因，比“because of”更正式。
4. 要求提供提单副本（Request for Bill of Lading Copy）
📤Subject: Request for Copy of Bill of Lading – Shipment on May 5
Dear [Shipping Agent],
Could you please provide a scanned copy of the Bill of Lading for the shipment that departed on May 5, 2024? We need it for our internal records and customs documentation.
Please send it in PDF format to this email address. If there are any issues, feel free to let us know.
Thank you for your support.
Best regards,
[Your Name]
[Your Department]
📤主题：请求提供提单副本——货物于5月5日发货
尊敬的[货运代理]：
能否请您提供2024年5月5日发货的提单扫描件？我们需要用于内部存档和报关文件。
请以PDF格式发送至本邮箱。如有问题，欢迎告知。
感谢您的支持！
此致问候，
[你的姓名]
[你的部门]
✍️点评与重点：
• “Could you please”是礼貌请求的标准句式。
• 明确说明用途（internal records, customs documentation），增加合理性。
• 指定文件格式（PDF），避免后续沟通成本。
• 学习重点：“Bill of Lading”是“提单”的标准术语，缩写为B/L。
5. 通知货物已清关（Customs Clearance Notification）
📤Subject: Customs Clearance Completed – Delivery Expected Tomorrow
Dear [Recipient],
We are pleased to inform you that your shipment has successfully cleared customs as of today.
The carrier has resumed delivery, and the goods are expected to arrive at your address tomorrow, May 14, 2024.
No further action is required from your side. Should the delivery not arrive as scheduled, please contact the carrier directly using the tracking number provided earlier.
Thank you for your patience.
Best regards,
[Your Name]
Logistics Coordinator
📤主题：海关清关手续已完成，预计明天可以交货
尊敬的[收件人]：
很高兴通知您，您的货物已于今日顺利完成清关手续。
承运方已恢复派送，预计货物将于明日（2024年5月14日）送达您处。
您无需采取任何操作。若未如期送达，请使用此前提供的运单号直接联系承运方。
感谢您的耐心等待。
此致问候，
[你的姓名]
物流协调员
✍️点评与重点：
• “We are pleased to inform you”用于传达好消息，语气积极。
• 明确说明“无需收件人操作”，减少客户焦虑。
• 提供后续应对建议，体现服务周到。
• 学习重点：“cleared customs”是“完成清关”的固定搭配。
6. 货物签收确认请求（Request for Proof of Delivery）
📤Subject: Request for Proof of Delivery – Order #54321
Dear [Carrier/Recipient],
Our tracking system shows that the package was delivered on May 12, 2024. However, we have not yet received confirmation from the recipient.
Could you please provide a signed Proof of Delivery (POD) document? This is required for our audit and record-keeping purposes.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company]
📤主题：请求提供交货证明——订单编号#54321
尊敬的[承运方/收件人]：
我们的追踪系统显示包裹已于2024年5月12日送达，但尚未收到收件人确认。
能否请您提供一份已签收的交货证明（POD）文件？此文件用于我们的审计和存档。
感谢您的配合！
此致问候，
[你的姓名]
[你的公司]
✍️点评与重点：
• “Proof of Delivery (POD)”是物流行业标准术语，需掌握。
• 说明用途（audit and record-keeping），增强请求合理性。
• 语气礼貌，避免让对方感到被质疑。
• 学习重点：“have not yet received”表示“尚未收到”，常用于催促类邮件。
7. 更改收货地址请求（Request to Change Delivery Address）
📤Subject: Urgent: Request to Change Delivery Address – Order #98765
Dear [Shipping Company],
I am writing to request an urgent change of delivery address for order #98765, which is currently in transit.
Current Address: 123 Main St, City A
New Address: 456 Oak Ave, City B
Please confirm if this change is possible and let us know of any additional fees or delays that may apply.
Thank you for your prompt attention to this matter.
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
📤主题：紧急事项：请求更改交货地址——订单编号#98765
尊敬的[货运公司]：
我写信请求紧急更改订单#98765的收货地址，该订单目前正处于运输途中。
原地址：123 Main St, City A
新地址：456 Oak Ave, City B
请确认是否可以更改，并告知可能产生的额外费用或延误情况。
感谢您对此事的及时处理。
此致问候，
[你的姓名]
[你的联系方式]
✍️点评与重点：
• 使用“Urgent”强调紧急性，适合标题和正文开头。
• 清晰列出新旧地址，避免混淆。
• 主动询问可能影响（费用、延误），体现周全考虑。
• 学习重点：“currently in transit”表示“正在运输中”，是物流常用表达。
8. 货物损坏报告（Report of Damaged Goods）
📤Subject: Report of Damaged Shipment – Order #11223
Dear [Supplier/Carrier],
We regret to inform you that the goods received on May 13, 2024 (Order #11223) were damaged upon arrival.
The outer packaging was torn, and two items inside were broken. We have attached photos for your reference.
We request a replacement or compensation as per your policy. Please advise on the next steps.
We look forward to your prompt response.
Best regards,
[Your Name]
Quality Control Department
📤主题：关于货物损坏情况的报告 – 订单编号#11223
尊敬的[供应商/承运方]：
很遗憾通知您，我们于2024年5月13日收到的货物（订单#11223）在送达时已损坏。
外包装破损，内部两件商品断裂。我们已附上照片供您参考。
根据贵方政策，我们要求更换或赔偿，请告知后续处理流程。
期待您尽快回复。
此致问候，
[你的姓名]
质检部门
✍️点评与重点：
• 使用“regret to inform”表达负面消息，保持专业。
• 提供证据（照片），增强说服力。
• 明确诉求（replacement or compensation），便于对方处理。
• 学习重点：“damaged upon arrival”表示“到货时已损坏”，是标准表达。