导读：掌握样品沟通邮件，提升外贸成交率
在国际贸易中，样品是促成订单的关键一步。准确、专业、礼貌的英文邮件不仅能建立客户信任，还能有效推进合作进程。本文精选5个高频使用场景的英文样品沟通邮件模板，覆盖从客户索样到样品反馈的全流程，每封邮件均配有精准中文翻译、重点词汇标注和实用点评，帮助英语学习者和外贸从业者提升书面沟通能力。
1. 客户请求样品 — 请求寄送样品的回复邮件
📤Subject: Re: Sample Request for Product #1234
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your interest in our eco-friendly bamboo kitchenware. We’re pleased to inform you that we can provide one free sample of Product #1234.
Please confirm your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx). Once we receive your details, we’ll arrange shipment within 2 business days.
Kindly note that while the sample is complimentary, shipping costs will be at your expense.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Sales Team
📤主题：关于产品编号1234的样品申请事宜
尊敬的约翰逊先生：
感谢您对我们环保竹制厨具的关注。我们很高兴通知您，可以为您提供产品#1234的一个免费样品。
请确认您的完整收货地址和首选快递公司（如DHL、FedEx）。收到信息后，我们将在两个工作日内安排寄出。
请注意，样品免费，但运费需由您方承担。
期待您的回复。
此致敬礼！
销售团队
✍️点评与重点：
• “complimentary” 是“免费的”正式表达，比“free”更专业。
• 明确说明“shipping costs will be at your expense”避免后续争议。
• 使用“within 2 business days”体现效率和专业性。
2. 确认样品细节 — 客户提供信息后的确认邮件
📤Subject: Sample Details Confirmed – Shipment to Be Arranged
Dear Mr. Johnson,
Thank you for providing your shipping information. We have confirmed the following details:
Product: Bamboo Cutting Board (Model #1234)
Quantity: 1 sample
Shipping Address: 123 Main Street, Toronto, ON, Canada
Courier: DHL
We will dispatch the sample tomorrow and send you the tracking number once available. Should you have any special delivery instructions, please let us know by today.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Sales Team
📤主题：样品详情已确认，发货事宜将尽快安排
尊敬的约翰逊先生：
感谢您提供收货信息。我们已确认以下细节：
产品：竹制砧板（型号#1234）
数量：1个样品
收货地址：加拿大安大略省多伦多市主街123号
快递公司：DHL
我们将于明天寄出样品，并在运单号生成后立即发送给您。如您有特殊派送要求，请于今日告知。
感谢您的配合。
此致敬礼！
销售团队
✍️点评与重点：
• 使用“dispatch”表示“寄出”，比“send”更正式。
• 列出详细信息（产品、数量、地址等）体现专业和细致。
• “once available”用于表示“一旦有……就……”，是商务邮件常用结构。
3. 样品已寄出 — 发送物流信息的通知邮件
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear Mr. Johnson,
We are pleased to inform you that your sample has been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 5-7 business days
Tracking Link: [Tracking details will be provided upon request]
You can monitor the shipment status using the above tracking number. Should you have any questions, feel free to contact us.
We hope you are satisfied with the sample and look forward to your feedback.
Best regards,
Sales Team
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
尊敬的约翰逊先生：
我们很高兴通知您，您的样品已于今日通过DHL寄出。
运单号：1234567890
预计送达时间：5-7个工作日
查询链接：[根据请求提供物流信息]
您可使用上述运单号查询物流状态。如有任何问题，欢迎随时联系我们。
希望您对样品满意，期待您的反馈。
✍️点评与重点：
• “We are pleased to inform you” 是正式通知的常用开头。
• 提供“Estimated Delivery”帮助客户预估时间，提升服务体验。
• “look forward to your feedback” 为后续跟进埋下伏笔。
4. 物流异常更新 — 快递延迟时的通知邮件
📤Subject: Update on Sample Shipment – Slight Delay
Dear Mr. Johnson,
We would like to inform you that your sample shipment (DHL #1234567890) has experienced a slight delay due to customs inspection.
Current Status: Held at Toronto Customs
Expected Clearance: Within 48 hours
Revised Delivery Estimate: 3-5 business days after clearance
We are in contact with the courier and will provide another update once the package is released. We apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Best regards,
Sales Team
📤主题：样品运输情况更新——存在轻微延迟
尊敬的约翰逊先生：
我们想告知您，您的样品包裹（DHL #1234567890）因海关检查出现轻微延误。
当前状态：滞留于多伦多海关
预计清关时间：48小时内
更新后的预计送达时间：清关后3-5个工作日
我们正与快递公司保持联系，包裹放行后将第一时间通知您。对此造成的不便我们深表歉意，并感谢您的理解。
✍️点评与重点：
• “experienced a slight delay” 语气委婉，避免引发客户不满。
• 提供具体原因（customs inspection）和时间节点，增强可信度。
• “appreciate your understanding” 是处理问题时的标准礼貌表达。
5. 样品跟进反馈 — 寄出后一周的礼貌询问邮件
📤Subject: Follow-up on Sample Delivery – Your Feedback?
Dear Mr. Johnson,
I hope this email finds you well. We wanted to follow up regarding the sample of our bamboo cutting board, which was delivered last week.
Could you kindly share your thoughts on the product’s quality, design, and packaging? Your feedback is valuable to us and will help us better serve your needs.
If you have any questions or would like to discuss a potential order, we’d be happy to assist.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Sales Team
📤主题：关于样品送达情况的跟进事宜——欢迎您提供反馈意见
尊敬的约翰逊先生：
希望您一切安好。我们想就上周送达的竹制砧板样品进行一次跟进。
您能否分享一下对产品质量、设计和包装的看法？您的反馈对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的需求。
如果您有任何问题，或希望讨论潜在订单，我们很乐意为您提供帮助。
期待您的回复。
✍️点评与重点：
• “I hope this email finds you well” 是商务邮件中经典的开场白。
• 使用“Could you kindly”比“Can you”更礼貌，适合正式场合。
• 强调“Your feedback is valuable”让客户感到被重视，提高回复率。