导读：掌握外贸沟通全流程，用专业邮件赢得客户信任
在国际外贸业务中，一封得体、清晰且专业的英文邮件，往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终订单确认，每一个沟通环节都至关重要。本文精选6个关键阶段的英文邮件模板，完整覆盖外贸交易全流程，每封邮件均配有精准中文翻译，并附上【重点解析】与【学习点评】，帮助读者不仅学会“怎么写”，更理解“为什么这么写”，全面提升商务英语写作与跨文化沟通能力。
1. 回复客户初次询盘（Reply to Initial Inquiry）
📤Subject: Thank you for your inquiry – [Product Name] details and quotation
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. We appreciate the opportunity to assist you.
As requested, please find attached our product catalog and detailed quotation. The prices are based on FOB [Port Name], with a standard lead time of 15–20 days after order confirmation.
Should you have any questions or require samples, please don’t hesitate to let us know. We look forward to the possibility of working together.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：感谢您的咨询——关于[产品名称]的详细信息及报价如下
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们非常高兴有机会为您提供服务。
如您所要求，随信附上产品目录及详细报价单。报价基于[港口名称]离岸价（FOB），标准交货期为订单确认后15至20天。
如您有任何疑问或需要样品，请随时与我们联系。期待与您合作！
此致
敬礼！
[您的姓名]
[职位]
[公司名称]
💡【重点解析】
- “Thank you for your interest” 是标准开场，礼貌且专业。
- 使用“as requested”体现对客户需求的响应。
- 明确报价条款（FOB）和交货期，建立初步信任。
📌【学习点评】
这是建立第一印象的关键邮件。语言简洁、信息完整，避免冗长。附件提示清晰，为后续沟通埋下伏笔。
2. 发送样品及物流信息（Sending Sample Information）
📤Subject: Sample shipment details for your reference
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your requested samples have been shipped today via [Courier Name].
Tracking number: [Tracking Number]
Estimated delivery: [Date]
We hope the samples meet your expectations. Once you receive them, please let us know your feedback so we can proceed accordingly.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：供您参考的样品运输详情
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您所要求的样品已于今日通过[快递公司]寄出。
运单号码：[运单号]
预计送达时间：[日期]
希望样品能满足您的要求。收到后请告知您的反馈，以便我们进一步安排。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
💡【重点解析】
- “We are pleased to inform you” 表达积极情绪，增强客户体验。
- 提供完整物流信息，体现专业性。
- 主动请求反馈，推动流程进展。
📌【学习点评】
样品是成交前的重要环节。此邮件及时、透明，有助于建立客户信任，同时为下一步谈判创造机会。
3. 跟进样品反馈并报价（Follow-up & Quotation After Sample Feedback）
📤Subject: Revised quotation based on your feedback
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback on the samples. We’re glad to hear that you are satisfied with the quality.
Based on your requirements, we have prepared a revised quotation for 500 units, including customized packaging. The total amount is USD 5,000, with payment terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment.
Please find the updated quotation attached. We hope this meets your expectations and look forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：根据您的反馈对报价进行了修改
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品的反馈。我们很高兴得知您对质量表示满意。
根据您的需求，我们已准备了500件产品的修订报价，包含定制包装。总价为5000美元，付款方式为：30%预付电汇，70%发货前付清。
更新后的报价单已附上。希望此报价符合您的预期，期待您的确认。
此致
敬礼！
[您的姓名]
💡【重点解析】
- “We’re glad to hear…” 表达共情，拉近距离。
- 明确数量、价格、包装和付款方式，避免后续争议。
- 使用“revised quotation”体现灵活性与客户导向。
📌【学习点评】
此邮件是促成订单的关键一步。通过回应客户反馈并提供定制化方案，展示服务意识与专业度。
4. 确认订单并发送PI（Order Confirmation & Proforma Invoice）
📤Subject: Proforma Invoice for your order – [Order Number]
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming the order. We are excited to move forward with this collaboration.
Please find attached the Proforma Invoice (PI) for 500 units of [Product Name], total amount USD 5,000.
Payment terms: 30% T/T in advance (to be paid within 3 working days). The production will begin upon receipt of the deposit.
Should you have any questions regarding the PI, please let us know promptly.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：关于您的订单的格式发票——[订单编号]
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认订单。我们非常期待此次合作。
随信附上[产品名称]500件的商业发票（PI），总金额为5000美元。
付款方式：30%预付电汇（请在3个工作日内支付）。收到定金后即安排生产。
如对发票有任何疑问，请及时告知。
此致
敬礼！
[您的姓名]
【重点解析】
- “We are excited to move forward” 传递积极合作态度。
- 明确付款时间节点与生产启动条件，确保流程可控。
- 使用“Proforma Invoice (PI)”专业术语，体现规范操作。
📌【学习点评】
PI是交易正式化的标志。此邮件语气热情但不失严谨，有助于增强客户信心。
5. 通知生产完成并安排验货（Production Completion & Inspection Arrangement）
📤Subject: Production completed – Ready for inspection
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that the production of your order has been completed.
We have scheduled the inspection for [Date]. If you have a third-party inspector, please provide their contact details. Otherwise, we will conduct an internal quality check and share photos and videos for your review.
Once the inspection is approved, we will proceed with packaging and shipment preparation.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：生产已完成，可接受检验
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单已生产完成。
我们已安排[日期]进行验货。若您有第三方验货员，请提供其联系方式。否则，我们将进行内部质检，并提供照片和视频供您审核。
验货通过后，我们将安排包装和出货准备。
此致
敬礼！
[您的姓名]
💡【重点解析】
- “Production completed” 直接传达关键进展。
- 提供验货选项，体现灵活性与透明度。
- 明确下一步动作，保持流程连贯。
📌【学习点评】
生产完成是客户最关心的节点之一。此邮件主动通报进展，展现责任感与专业管理能力。
6. 发货通知及提单草本确认（Shipping Advice & Bill of Lading Draft）
📤Subject: Shipment dispatched – Tracking and BL draft attached
Dear [Customer's Name],
We would like to inform you that your order has been shipped as follows:
Vessel: [Vessel Name]
Departure: [Port of Loading] on [Date]
Destination: [Port of Discharge]
Estimated Arrival: [Date]
Please find the shipping documents, including the Bill of Lading draft, for your review. Kindly confirm the details within 24 hours to avoid any delay.
Thank you for your cooperation. We hope everything meets your satisfaction.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：货物已发出——附上追踪信息及提单副本
尊敬的[客户姓名]：
现通知您，您的订单已出货，详情如下：
船名：[船名]
启运港：[装运港]，日期：[日期]
目的港：[卸货港]
预计到达时间：[日期]
随信附上货运单据，包括提单草本，请您审阅。请在24小时内确认信息，以免延误。
感谢您的配合。希望一切顺利满意。
此致
敬礼！
[您的姓名]
💡【重点解析】
- 使用“Shipment dispatched”明确告知出货状态。
- 列出关键物流信息，便于客户追踪。
- 要求及时确认提单草本，避免清关问题。
📌【学习点评】
这是交易收尾阶段的重要邮件。信息全面、语气得体，有助于建立长期合作关系。
结语：用专业邮件打通外贸成交“最后一公里”
从询盘到发货，每一封邮件都是品牌形象的体现。掌握这6个模板，不仅能提升沟通效率，更能通过语言细节传递专业与诚意。建议读者收藏并模仿练习，结合自身产品特点灵活调整，真正将“英语写作”转化为“成交利器”。