导读：掌握外贸沟通的关键节点，提升转化率
在国际贸易中，一封专业、得体的英文邮件往往是促成交易的第一步。从客户初次询盘到最终下单付款，整个流程通常包含7个关键阶段。本文将为你逐一解析每个阶段的英文邮件模板，提供精准中文翻译，并附上实用点评与重点标注，帮助你提升邮件沟通效率，增强客户信任，最终实现高转化率。
阶段一：客户初次询盘（Initial Inquiry）
Dear Sir/Madam,
I am writing to inquire about your [product name]. Could you please provide more details such as specifications, pricing, and available stock? Also, I would like to know your minimum order quantity (MOQ) and delivery time. Looking forward to your prompt reply.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨中文翻译：
尊敬的先生/女士：
我想咨询一下贵公司的[产品名称]。能否请您提供详细信息，例如规格、价格和库存情况？同时，我也想了解你们的最小起订量（MOQ）和交货时间。期待您的及时回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[公司名称]
📌点评与重点：
• 使用“inquire about”表达“咨询”，正式且准确。
• 明确列出所需信息：规格、价格、库存、MOQ、交货时间，体现专业性。
• “Looking forward to your prompt reply”礼貌催促，不显冒犯，适合初次联系。
阶段二：回复询盘并提供报价（Reply to Inquiry & Quotation）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [product name]. We are pleased to provide you with the following quotation:
- Product: [Product Name]
- Specification: [Details]
- Unit Price: USD [X] per unit (FOB [Port])
- MOQ: [Number] units
- Delivery Time: [X] days after order confirmation
- Payment Terms: T/T 30% in advance, 70% before shipment
Please note that the above prices are valid for 15 days. Should you have any questions or require samples, feel free to contact us. We look forward to your favorable reply.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
感谢您对我方[产品名称]的询价。我们很高兴为您提供以下报价：
- 产品：[产品名称]
- 规格：[详细信息]
- 单价：每件[金额]美元（离岸价，[港口]）
- 最小起订量：[数量]件
- 交货时间：订单确认后[X]天内
- 付款方式：30%预付，70%发货前付清
请注意，以上价格有效期为15天。如您有任何疑问或需要样品，请随时联系我们。期待您的积极回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[公司名称]
📌点评与重点：
• “We are pleased to…” 表达积极态度，增强客户好感。
• 报价信息清晰分项列出，便于阅读和比较。
• 注明价格有效期（valid for 15 days）可制造紧迫感，促进决策。
• 主动提出可寄样品，展现合作诚意。
阶段三：客户要求样品（Sample Request）
Dear [Your Name],
Thank you for your quotation. I would like to request samples of the [product name] to evaluate the quality. Could you please let me know the sample cost and shipping method? Also, do you offer free samples for potential bulk orders?
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Customer's Name]
✨中文翻译：
亲爱的[您的姓名]：
感谢您的报价。我想申请[产品名称]的样品以评估质量。请问样品费用和运输方式是怎样的？另外，对于潜在的大批量订单，你们是否提供免费样品？
期待您的回复。
此致
敬礼！
[客户姓名]
📌点评与重点：
• “evaluate the quality” 是客户评估质量的标准表达。
• 询问“free samples”是常见谈判策略，提前准备应对方案。
• 使用“potential bulk orders”暗示后续合作可能，提升谈判地位。
阶段四：发送样品并确认收货（Sending Sample & Confirmation）
Dear [Customer's Name],
We have dispatched your requested samples today via [Courier Name]. The tracking number is [Tracking Number]. You can check the delivery status online.
We hope the samples meet your expectations. Once you receive them, please let us know your feedback. We are confident that our product quality will support a long-term cooperation.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
我们已于今日通过[快递公司名称]寄出您所要求的样品。运单号为[运单号]，您可在线查询物流状态。
希望样品能满足您的期望。收到后请告知您的反馈意见。我们相信产品质量将有助于建立长期合作关系。
期待您的确认。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[公司名称]
📌点评与重点：
• “dispatched” 比“sent”更正式，常用于商业场景。
• 提供快递单号和查询方式，体现服务细致。
• 强调“long-term cooperation”，引导客户思考持续合作。
阶段五：客户确认样品并议价（Sample Confirmation & Price Negotiation）
Dear [Your Name],
We have received the samples and the quality is acceptable. However, your price seems a bit high compared to other suppliers. Could you offer a better price for an order of [X] units? Also, can you include shipping costs in the quote?
We are ready to proceed if the terms are favorable.
Best regards,
[Customer's Name]
✨中文翻译：
亲爱的[您的姓名]：
我们已收到样品，质量可以接受。但相比其他供应商，你们的价格略高。如果订购[X]件，能否提供更优惠的价格？另外，能否在报价中包含运费？
如果条款合适，我们准备下单。
此致
敬礼！
[客户姓名]
📌点评与重点：
• “quality is acceptable” 是温和肯定，留有议价空间。
• 客户提出“better price”和“include shipping costs”，属于典型议价策略。
• “We are ready to proceed” 表明客户有成交意向，是关键谈判窗口。
阶段六：调整报价并促成订单（Revised Quotation & Order Confirmation）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback. Based on your order quantity of [X] units, we can offer a discounted unit price of USD [Y]. Regarding shipping, we can provide a CIF [Destination Port] quotation at USD [Z] per unit, which includes freight and insurance.
Updated quotation:
- Unit Price: USD [Y] (CIF [Destination Port])
- Total Amount: USD [Total]
- Delivery Time: [X] days
- Payment Terms: 30% advance, 70% before shipment
We hope this revised offer meets your requirements. Please confirm the order at your earliest convenience so we can arrange production.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
感谢您的反馈。根据您[X]件的订购数量，我们可以提供每件[金额]美元的优惠价格。关于运输，我们可以提供到[目的港]的到岸价（CIF）报价，每件[金额]美元，包含运费和保险。
更新报价如下：
- 单价：[金额]美元（CIF [目的港]）
- 总金额：[总金额]美元
- 交货时间：[X]天
- 付款方式：30%预付，70%发货前付清
希望此次调整后的报价能满足您的需求。请尽快确认订单，以便我们安排生产。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[公司名称]
📌点评与重点：
• 使用“discounted unit price”和“CIF quotation”展示灵活性和专业性。
• 明确列出更新后的所有条款，避免后续争议。
• “at your earliest convenience” 礼貌催促，不显急躁，促进成交。
阶段七：确认订单并发送合同（Order Confirmation & Contract）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to confirm your order for [Product Name], Quantity: [X] units, Unit Price: USD [Y], Total: USD [Z].
Please find the Proforma Invoice (PI) attached for your review and signature. Kindly return the signed copy and arrange the 30% advance payment to proceed with production.
We will begin production immediately upon receipt of payment and keep you updated on the progress. Thank you for your trust in our company.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
我们很高兴确认您订购的[产品名称]，数量：[X]件，单价：[金额]美元，总计：[金额]美元。
随信附上形式发票（PI），请查阅并签字。烦请返回签字件并安排30%的预付款，以便我们启动生产。
收到付款后，我们将立即开始生产，并及时向您汇报进度。感谢贵司对我们的信任。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[公司名称]
📌点评与重点：
• “We are pleased to confirm” 表达积极态度，增强客户信心。
• 明确提及“Proforma Invoice (PI)”和“advance payment”，规范流程。
• 承诺“keep you updated”，提升客户体验，建立信任。
结语：善用模板，灵活应对
以上7个阶段的英文邮件模板覆盖了从询盘到成交的核心沟通场景。建议读者在实际使用中根据客户背景和谈判进展灵活调整语气与内容。同时，注意邮件格式规范、语法准确、用词得体，是赢得国际客户信任的关键。坚持练习，你也能写出专业高效的外贸邮件！