导读：提升外贸成交率，从一封专业邮件开始
在国际贸易中，及时、专业且有温度的询盘回复是赢得客户信任、推动订单转化的关键一步。很多外贸人虽然产品优质，却因邮件表达不够精准而错失良机。本文精心整理了10个高转化率的英文询盘回复模板，涵盖初次回复、报价、样品、谈判等多个场景，每一封都配有中文翻译、使用技巧和重点标注，帮助你提升邮件沟通效率，增强客户好感，最终实现订单转化。
1. 初次询盘回复模板（通用型）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry. We appreciate your interest in our products and are happy to assist you.
Please find the product catalog and price list attached for your reference. If you have any specific requirements or need further information, feel free to let us know. We look forward to building a successful business relationship with you.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注，并乐意为您提供帮助。
随信附上产品目录和价格表供您参考。如果您有任何具体需求或需要进一步信息，请随时告知。我们期待与您建立成功的业务合作关系。
此致问候，
[您的姓名]
[您的职位]
[公司名称]
点评与重点：
✅ 开头致谢，体现尊重；
✅ 附件说明清晰，便于客户查阅；
✅ 结尾表达合作意愿，增强亲和力。
关键词句："We appreciate your interest"（表达重视）、"look forward to building a successful business relationship"（建立长期合作）。
2. 报价邮件模板（含有效期）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry dated [Date].
We are pleased to offer you the following quotation:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Quantity]
- Unit Price: USD [Price] per unit
- Delivery Time: [Timeframe]
- Payment Terms: [e.g., T/T 30% in advance, 70% before shipment]
This quotation is valid until [Valid Date]. Should you have any questions or wish to place an order, please don’t hesitate to contact us.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您于[日期]的询盘。
我们很高兴为您提供以下报价：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]
- 单价：每件[价格]美元
- 交货期：[时间范围]
- 付款方式：[例如：30%预付，70%发货前付清]
本报价有效期至[有效日期]。如您有任何问题或希望下单，请随时与我们联系。
期待您的回复。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 报价结构清晰，便于客户比对；
✅ 注明有效期，制造紧迫感；
✅ 使用"don’t hesitate to contact us"鼓励客户行动。
关键词句："This quotation is valid until..."（报价有效期）、"Looking forward to your reply"（期待回复）。
3. 样品申请回复模板
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name].
We can provide you with a free sample for quality evaluation. However, the shipping cost will be at your expense. Once we receive your courier account number (e.g., DHL, FedEx), we will arrange the shipment immediately.
Alternatively, we can send the sample via regular post at a lower cost if you prefer.
Please confirm your preferred method and provide the necessary details.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。
我们可以为您提供免费样品用于质量评估，但运费需由您承担。一旦我们收到您的快递账号（如DHL、FedEx），将立即安排寄出。
或者，如果您愿意，我们也可以通过普通邮寄方式以较低成本寄送。
请确认您偏好的方式并提供必要信息。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确样品免费但运费自理，避免误解；
✅ 提供多种寄送选项，体现灵活性；
✅ 要求客户提供信息，推动下一步沟通。
关键词句："free sample for quality evaluation"（免费样品用于质量评估）、"at your expense"（由您承担）。
4. 客户要求降价时的回应模板
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback.
We understand your concern about the price. Our pricing is based on high-quality materials, strict quality control, and reliable after-sales service. However, if you can increase the order quantity, we may offer a more competitive price.
For example, if the order quantity reaches [X] units, we can reduce the unit price to USD [Y].
Please let us know your target quantity so we can discuss further.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的反馈。
我们理解您对价格的关注。我们的定价基于优质材料、严格的质量控制和可靠的售后服务。然而，如果您能增加订单数量，我们可以提供更具竞争力的价格。
例如，若订单数量达到[X]件，我们可以将单价降至[Y]美元。
请告知您的目标数量，以便我们进一步商谈。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 不直接拒绝降价，而是引导客户增加订单量；
✅ 强调产品价值，而非单纯比价；
✅ 提供具体数字，增强说服力。
关键词句："based on high-quality materials"（基于优质材料）、"more competitive price"（更具竞争力的价格）。
5. 交期较长时的解释邮件
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry.
We would like to inform you that due to high demand, the current production lead time is approximately [X] weeks. We are doing our best to maintain quality while meeting delivery schedules.
If you confirm the order soon, we can prioritize your production and ensure timely shipment.
We appreciate your understanding and look forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询盘。
由于需求旺盛，目前生产周期约为[X]周。我们正努力在保证质量的同时按时交货。
如您能尽快确认订单，我们将优先安排生产，确保及时出货。
感谢您的理解，期待您的确认。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 说明延迟原因，体现透明度；
✅ 强调“优先安排”激励客户尽快下单；
✅ 使用"appreciate your understanding"缓和语气。
关键词句："production lead time"（生产周期）、"prioritize your production"（优先安排生产）。
6. 客户长时间未回复的跟进邮件
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well.
I’m following up on the quotation we sent on [Date]. We haven’t heard back from you and would like to know if you have any questions or need further assistance.
We’re still offering the same favorable terms, and your order will be processed promptly upon confirmation.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切安好。
我在此跟进我们于[日期]发送的报价。我们尚未收到您的回复，想了解您是否有任何疑问或需要进一步帮助。
我们仍提供相同的优惠条款，一旦确认订单，将立即安排处理。
期待您的回复。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 语气友好，避免催促感；
✅ 提醒“优惠条款仍有效”，制造机会感；
✅ 使用"I hope this email finds you well"提升亲和力。
关键词句："following up on the quotation"（跟进报价）、"processed promptly"（立即处理）。
7. 接受客户还价后的确认邮件
Dear [Customer's Name],
Thank you for your counter-offer.
After careful consideration, we agree to your proposed price of USD [X] per unit for an order of [Y] units. We believe this is a fair and mutually beneficial arrangement.
Please confirm the order details (quantity, specifications, delivery address) so we can proceed with the production process.
We look forward to a successful cooperation.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的还价。
经慎重考虑，我们同意您提出的每件[X]美元的价格，订单数量为[Y]件。我们认为这是一个公平且互利的安排。
请确认订单详情（数量、规格、收货地址），以便我们启动生产流程。
期待成功合作。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确接受条件，避免歧义；
✅ 强调“互利”，增强信任；
✅ 要求确认细节，推动流程。
关键词句："mutually beneficial arrangement"（互利安排）、"proceed with the production process"（启动生产流程）。
8. 无法满足客户要求的婉拒邮件
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry.
After reviewing your requirements, we regret to inform you that we are currently unable to meet your specifications for [Product/Requirement].
However, we do offer similar products that may suit your needs. I’ve attached the catalog for your reference.
We hope to have the opportunity to work with you in the future.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询盘。
在审阅您的需求后，我们很遗憾地通知您，目前我们无法满足您对[产品/要求]的规格需求。
不过，我们提供类似产品，可能符合您的需求。我已附上目录供您参考。
希望未来有机会与您合作。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用"regret to inform"表达遗憾，体现专业；
✅ 提供替代方案，保留合作可能；
✅ 结尾保持开放态度。
关键词句："regret to inform"（遗憾通知）、"similar products"（类似产品）。
9. 订单确认后的感谢邮件
Dear [Customer's Name],
Thank you for placing the order with us.
We have received your order for [Product Name], Quantity: [Quantity], and will begin production immediately.
We will keep you updated on the production progress and shipment details. Should you have any questions, please feel free to contact us.
We truly appreciate your trust and look forward to a long-term partnership.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您向我们下单。
我们已收到您关于[产品名称]、数量：[数量]的订单，并将立即启动生产。
我们将持续向您更新生产进度和发货详情。如有任何问题，请随时与我们联系。
我们非常感谢您的信任，期待长期合作。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 及时确认订单，增强客户安全感；
✅ 承诺进度更新，体现服务意识；
✅ 表达感谢与长期合作意愿。
关键词句："begin production immediately"（立即启动生产）、"keep you updated"（持续更新）。
10. 售后服务跟进邮件
Dear [Customer's Name],
I hope you have received the goods safely.
We would like to follow up on your recent order to ensure everything meets your expectations. If you have any feedback or need support, please let us know.
Your satisfaction is our top priority, and we value your opinion.
Looking forward to hearing from you and serving you again in the future.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您已安全收到货物。
我们想对您最近的订单进行跟进，以确保一切符合您的期望。如有任何反馈或需要支持，请随时告知。
您的满意是我们的首要任务，我们重视您的意见。
期待您的回复，并希望未来再次为您服务。
此致问候，
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 主动跟进，体现责任心；
✅ 强调客户满意度，提升品牌形象；
✅ 为复购埋下伏笔。
关键词句："follow up on your recent order"（跟进最近订单）、"Your satisfaction is our top priority"（您的满意是首要任务）。