导读：为什么样品沟通如此重要？
在外贸业务中，样品是建立客户信任的第一步。一封专业、清晰的英文邮件不仅能提升客户体验，还能展现你的服务态度和专业素养。本文精选样品寄送全流程中的6个关键场景，提供完整英文邮件模板、中文翻译，并附上【重点点评】帮助你理解语言要点和沟通策略，适合英语学习者和外贸从业者收藏使用。
1. 请求客户确认样品收件信息
Dear Valued Customer,
Thank you for your interest in our products. Before we proceed with the sample shipment, could you please confirm your full shipping address, contact person, and phone number? Additionally, if you have a preferred courier (e.g., DHL, FedEx), kindly let us know so we can arrange the delivery accordingly.
We look forward to your confirmation so we can send the samples promptly.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的客户：
感谢您对我们产品的关注。在安排样品寄送前，能否请您确认完整的收件地址、联系人及电话号码？此外，若您有偏好的快递公司（如DHL、FedEx），也请告知，以便我们妥善安排寄送。
期待您的确认，以便我们尽快发出样品。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• "Valued Customer" 比 "Dear Sir/Madam" 更显尊重。
• "could you please" 语气礼貌，适合请求类邮件。
• 明确列出所需信息（address, contact, phone, courier），避免遗漏。
2. 确认样品已准备就绪并告知寄送时间
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your requested samples are now ready.
We will ship them out tomorrow via DHL, and the tracking number will be sent to you once available. The estimated delivery time is 3–5 business days.
Should you have any special delivery instructions, please let us know as soon as possible.
Thank you for your trust in our products.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
很高兴通知您，您所申请的样品现已准备就绪。
我们将于明天通过DHL寄出，运单号将在可查后第一时间发送给您。预计送达时间为3至5个工作日。
如您有特殊派送要求，请尽快告知。
感谢您对我们产品的信任。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• "We are pleased to inform you" 是正式通知的常用句式。
• 提供预计送达时间（estimated delivery time）增强客户预期管理。
• 主动询问特殊要求，体现服务周到。
3. 发货后发送运单号及物流信息
Dear [Customer's Name],
Your samples have been shipped today under DHL tracking number: 1234567890.
You can track the shipment at: www.dhl.com (please enter the tracking number on the website).
If you do not receive the samples within 7 business days, please contact us immediately.
We hope you will be satisfied with the quality and look forward to your feedback.
Warm regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
您的样品已于今日通过DHL寄出，运单号为：1234567890。
您可通过 www.dhl.com 查询物流状态（请在网站输入运单号）。
若7个工作日内未收到样品，请立即与我们联系。
希望您对样品质量满意，期待您的反馈。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• 提供具体运单号和查询方式，方便客户操作。
• 设定反馈时限（7个工作日），有助于及时发现问题。
• "look forward to your feedback" 自然引导客户回复。
4. 样品送达后跟进客户反馈
Dear [Customer's Name],
We hope your week is going well.
We noticed that your sample shipment was delivered on [Date]. We would love to hear your thoughts on the product quality, packaging, and overall satisfaction.
Your feedback is highly valuable to us and will help us better serve your needs.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
祝您本周愉快！
我们注意到您的样品已于[日期]签收。想了解您对产品质量、包装及整体满意度的看法。
您的反馈对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的需求。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• 开头问候语（hope your week is going well）拉近距离。
• 使用“we noticed”表明你关注物流动态，体现专业。
• 强调反馈的价值，鼓励客户回复。
5. 客户未回复时的温和提醒邮件
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well.
I’m following up regarding the samples we sent on [Date]. We would greatly appreciate it if you could share your initial impressions.
Even a brief comment would be very helpful for us to move forward.
Please don’t hesitate to let us know if you have any questions or need additional information.
Thank you for your time.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
希望您一切安好。
我在此跟进我们于[日期]寄出的样品，诚挚希望您能分享初步看法。
即使简短的反馈，对我们后续推进也大有帮助。
若您有任何疑问或需要更多信息，请随时告知。
感谢您的时间。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• "I hope this message finds you well" 是经典开场白，礼貌得体。
• "following up" 表示跟进，不显催促。
• “Even a brief comment” 降低客户回复压力，提高回复率。
6. 客户确认样品满意后的下一步推进
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming that the samples meet your expectations — we’re delighted to hear that!
As the next step, we can now proceed with a formal quotation based on your required quantity. Please let us know the order volume you’re considering, and we’ll prepare a detailed offer for you.
We’re ready to support you with any further assistance.
Looking forward to building a successful partnership.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]：
感谢您确认样品符合您的期望——我们非常高兴听到这个好消息！
接下来，我们可以根据您所需的数量提供正式报价。请告知您考虑的订单数量，我们将为您准备详细报价单。
我们随时准备为您提供进一步支持。
期待与您建立成功的合作关系。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌【重点点评】
• "meet your expectations" 是表达客户满意的常用搭配。
• 主动提出下一步（quotation），推动订单进程。
• 结尾表达合作愿景，增强信任感。