导读：用专业邮件赢得客户信任
在国际商务沟通中，一封清晰、礼貌且结构完整的英文邮件，不仅能有效传达信息，更能展现你的专业素养与职业形象。尤其是在报价和合同确认阶段，准确表达价格、条款和附件内容，是促成合作的关键。
本文为你整理了10个高频使用场景下的英文报价与合同确认邮件模板，每个模板均配有精准中文翻译，并附有【点评】与【重点提示】，帮助你在实际工作中快速套用，提升沟通效率与客户满意度。
1. 初次报价邮件（含附件报价单）
Dear [Client's Name],
I hope this message finds you well. Thank you for your inquiry regarding our [product/service].
Please find attached our detailed quotation (Quotation No.: QT-2024-001) for your review. The document includes pricing, specifications, delivery terms, and validity period.
Should you have any questions or require further information, please feel free to contact me.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
您好！感谢您对我们[产品/服务]的咨询。
随信附上详细报价单（报价单编号：QT-2024-001），供您查阅。文件中包含价格、规格、交货条款及有效期。
如有任何疑问或需要进一步信息，请随时与我联系。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 这是一封标准的初次报价邮件，语气礼貌，结构清晰。
✅【重点提示】 “Please find attached…” 是正式邮件中“附上…”的常用表达；“validity period” 指报价有效期，务必注明。
2. 更新报价邮件（价格调整）
Dear [Client's Name],
Following our previous quotation, we would like to inform you of a minor update to the pricing due to recent market changes.
Please see the revised quotation attached (Quotation No.: QT-2024-001 Rev.1). All other terms remain unchanged.
We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
Please let us know if you would like to proceed.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
继上次报价后，由于近期市场变动，我们需对价格进行小幅调整。
更新后的报价单已附上（报价单编号：QT-2024-001 Rev.1），其余条款保持不变。
对此造成的不便，我们深表歉意，并感谢您的理解。
如您希望继续推进，请告知我们。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 价格变动需谨慎沟通，使用“minor update”弱化影响，体现专业与尊重。
✅【重点提示】 “revised quotation” 表示“修订后的报价”；“Rev.1” 是版本号，便于追踪修改记录。
3. 报价确认后发送合同
Dear [Client's Name],
Thank you for confirming the quotation. We are pleased to move forward with the next step.
Please find the formal contract attached for your review and signature. The document includes all agreed terms, payment schedule, and delivery details.
Kindly return the signed copy by [date] so we can proceed with the order.
Should you have any comments, please let us know.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认报价。我们很高兴进入下一步。
随函附上正式合同，供您审阅并签署。文件包含所有已商定的条款、付款计划及交货细节。
请于[日期]前返回签署版，以便我们启动订单流程。
如有任何意见，请告知我们。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 此邮件用于报价确认后的合同推进，强调“agreed terms”体现一致性。
✅【重点提示】 “move forward with the next step” 是推进流程的常用表达；“return the signed copy” 指返回签字文件。
4. 合同条款说明邮件
Dear [Client's Name],
As requested, here is a brief explanation of the key clauses in the attached contract:
- Clause 5: Payment Terms – 50% deposit upon signing, 50% before delivery.
- Clause 8: Delivery – Estimated within 4 weeks after order confirmation.
- Clause 12: Termination – Either party may terminate with 14 days’ written notice.
Please let us know if you need further clarification.
Thank you for your attention.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
应您的要求，现对附件合同中的关键条款简要说明如下：
- 第5条：付款条款——签约时支付50%定金，交货前支付剩余50%。
- 第8条：交货——订单确认后预计4周内完成。
- 第12条：终止条款——任一方可提前14天书面通知终止合同。
如需进一步解释，请告知我们。
感谢您的关注。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 条款解释邮件有助于客户快速理解合同重点，提升签署效率。
✅【重点提示】 使用“as requested”表明响应客户需求；“key clauses”指“关键条款”，专业且简洁。
5. 客户确认合同后的回复邮件
Dear [Client's Name],
Thank you for returning the signed contract. We have received it and filed a copy for our records.
We confirm that the project will commence on [start date] as agreed.
A detailed timeline and contact person will be sent to you separately.
We appreciate your trust and look forward to a successful collaboration.
Warm regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您返回已签署的合同。我们已收到并归档备案。
我们确认项目将于[开始日期]按约定启动。
详细的进度安排及对接人信息将另行发送。
感谢您的信任，期待成功合作。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 此邮件体现及时反馈与专业流程管理，增强客户信心。
✅【重点提示】 “filed a copy for our records” 表示“归档留存”；“commence” 是“开始”的正式用语。
6. 附件说明邮件（解释文件内容）
Dear [Client's Name],
For your reference, the attachment includes the following documents:
1. Quotation – Itemized pricing and service details.
2. Contract – Full terms and conditions.
3. Technical Specification Sheet – Product dimensions and requirements.
Each file is clearly labeled. Please review them carefully before signing.
Let us know if you cannot open any of the files.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
供您参考，附件包含以下文件：
1. 报价单——分项价格及服务详情。
2. 合同——完整条款与条件。
3. 技术规格表——产品尺寸与要求。
每个文件均已清晰标注。请在签署前仔细审阅。
如无法打开任一文件，请告知我们。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 多附件时务必说明内容，避免客户混淆。
✅【重点提示】 “for your reference” 表示“供您参考”；“clearly labeled” 强调文件命名清晰。
7. 合同延期确认邮件
Dear [Client's Name],
We acknowledge your request to extend the contract deadline.
After internal review, we confirm that the delivery date can be extended to [new date].
Please find the amended contract (Annex A) attached for your approval.
Once signed, please return it by [response deadline].
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们已收到您关于延长合同截止日期的请求。
经内部审核，我们确认可将交货日期延至[新日期]。
随附修订合同（附件A），请确认批准。
签署后请于[回复截止日]前返回。
感谢您的配合。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 延期需正式确认，使用“amended contract”体现法律严谨性。
✅【重点提示】 “acknowledge your request” 表示“已收到并知悉请求”；“Annex A” 是附件标准写法。
8. 报价过期后重新发送
Dear [Client's Name],
We noticed that our previous quotation (QT-2024-001) has expired as of [date].
However, we are still able to offer the same terms if you confirm within 7 days.
Please find the renewed quotation attached. Valid until [new expiry date].
We hope to hear from you soon.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们注意到之前的报价单（QT-2024-001）已于[日期]过期。
但若您能在7天内确认，我们仍可按原条款执行。
随附更新后的报价单，有效期至[新到期日]。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 报价过期后保留合作机会，语气积极但有时间限制。
✅【重点提示】 “expired” 表示“已过期”；“renewed quotation” 指“更新有效期的报价”。
9. 合同签署提醒邮件
Dear [Client's Name],
This is a friendly reminder that we have not yet received the signed contract.
To avoid delays in project initiation, we kindly ask you to return the signed copy by [deadline].
If you have already sent it, please ignore this message.
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
此为友好提醒，我们尚未收到您签署的合同。
为避免项目启动延误，敬请于[截止日期]前返回签字文件。
如已寄出，请忽略此邮件。
感谢您的及时处理。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 提醒邮件需礼貌且明确，避免让客户感到压力。
✅【重点提示】 “friendly reminder” 是“友好提醒”的标准表达；“prompt attention” 强调及时性。
10. 合同归档确认邮件
Dear [Client's Name],
This email confirms that both parties have signed the agreement dated [contract date].
A fully executed copy is attached for your records.
All project activities will now proceed according to the agreed schedule.
Should you need any documentation in the future, feel free to contact us.
Thank you once again for your partnership.
Warm regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
此邮件确认双方已签署日期为[合同日期]的协议。
随附完整签署版合同，供您存档。
所有项目活动将按约定时间表推进。
如将来需要任何文件资料，欢迎随时联系我们。
再次感谢您的合作。
此致
敬礼！
[你的名字]
✅【点评】 合同完成后的归档确认，体现流程闭环与专业管理。
✅【重点提示】 “fully executed copy” 指“双方均已签署的合同”；“according to the agreed schedule” 强调按计划执行。