导读：掌握商务邮件，赢在沟通起跑线
在国际贸易中，一封专业、得体的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，每一个环节的沟通都至关重要。本文精心整理了从询盘接收到成交确认的10个全流程英文邮件模板，每封邮件均配有精准中文翻译，并附有【重点提示】与【写作点评】，帮助你快速掌握商务英语邮件的写作技巧，提升客户转化率。
1. 回复客户初次询盘（Initial Inquiry Reply）
Dear Sir/Madam,
Thank you for your inquiry regarding our solar-powered LED lights. We appreciate your interest in our products.
We are pleased to provide you with our latest product catalog and price list, which are attached to this email. Should you have any specific requirements or need samples, please let us know. We look forward to the possibility of working with you.
Best regards,
John Smith
Sales Manager
✨中文翻译：
尊敬的先生/女士：
感谢您对我司太阳能LED灯产品的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上我司最新的产品目录和报价单。如您有任何具体需求或需要样品，请随时告知。我们期待与您合作的机会。
此致敬礼！
约翰·史密斯
销售经理
✅【重点提示】：“inquiry”是“询盘”的标准表达；“attached to this email”说明附件内容，清晰明了。
✅【写作点评】：开头致谢，体现礼貌；提供资料+主动询问需求，展现专业与积极态度。
2. 发送报价单（Quotation Email）
Dear Mr. Lee,
As requested, please find our quotation for 500 units of Model X200 Bluetooth speakers. The price is USD 12.50 per unit, FOB Shanghai, with a delivery time of 15 days after order confirmation.
Payment terms: 30% deposit, balance before shipment.
The quotation is valid for 14 days. Should you have any questions, feel free to contact us.
Best regards,
Lisa Wang
Sales Representative
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
应您的要求，随信附上500台X200型号蓝牙音箱的报价。单价为12.50美元，上海港离岸价，订单确认后15天内交货。
付款方式：30%预付款，余款发货前付清。
本报价有效期为14天。如有疑问，欢迎随时联系。
此致敬礼！
王莉
销售代表
✅【重点提示】：“FOB Shanghai”是常用贸易术语；“valid for 14 days”明确报价有效期。
✅【写作点评】：信息完整，条理清晰，关键条款（价格、交期、付款）一目了然。
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Dear Mr. Lee,
I hope this email finds you well. I'm writing to follow up on the quotation I sent last week for the Bluetooth speakers.
I understand you may be busy, but I would appreciate it if you could let me know your thoughts or if there are any concerns we can address.
We offer competitive pricing and reliable delivery. I’d be happy to provide more details or samples if needed.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送的蓝牙音箱报价单。
我理解您可能事务繁忙，但如能告知您的想法或任何顾虑，我们将非常感激。
我们提供有竞争力的价格和可靠的交货期。如需更多资料或样品，我很乐意提供。
期待您的回复。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“follow up on”表示“跟进某事”；“I would appreciate it if...”是礼貌请求的高级表达。
✅【写作点评】：语气友好不催促，体现理解与耐心，同时重申优势，激发客户回应。
4. 客户还价后的回复（Reply to Price Negotiation）
Dear Mr. Lee,
Thank you for your feedback. We understand your request for a lower price.
While our current quotation is already highly competitive, we value your potential partnership and are willing to offer a 3% discount for an order of 1,000 units or more.
We hope this adjustment meets your expectations. Please let us know your decision.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
感谢您的反馈。我们理解您希望降低价格的要求。
尽管当前报价已具高度竞争力，但我们重视与您的合作潜力，愿对1000台及以上订单提供3%的折扣。
希望此调整能满足您的期望。请告知您的决定。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“value your potential partnership”体现对客户的重视；“willing to offer”表达让步意愿。
✅【写作点评】：先肯定客户，再提出有条件让步，既保持利润又展现合作诚意。
5. 确认订单（Order Confirmation）
Dear Mr. Lee,
Thank you for your purchase order. We are pleased to confirm your order for 1,200 units of Model X200 Bluetooth speakers at USD 12.13 per unit (after 3% discount).
Total amount: USD 14,556.
Production will begin upon receipt of the 30% deposit. We will keep you updated on the progress.
Thank you for your trust in our company.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
感谢您的采购订单。我们确认您订购1200台X200型号蓝牙音箱，单价12.13美元（3%折扣后）。
总金额：14,556美元。
收到30%预付款后即安排生产。我们将持续向您汇报生产进度。
感谢贵司对我们的信任。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“purchase order”即“采购订单”；“upon receipt of”表示“一收到……就……”。
✅【写作点评】：确认关键信息，表达合作喜悦，并承诺后续沟通，增强客户信心。
6. 通知生产进度（Production Update）
Dear Mr. Lee,
This is to inform you that the production of your order (PO#20240518) is 70% complete and on schedule.
Quality inspection has been conducted, and all products meet our standard requirements.
We expect to finish production by June 10 and will arrange shipping shortly after.
We will send you photos and the packing list for your review before shipment.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
特此通知，您的订单（采购单号#20240518）生产进度已达70%，按计划进行。
已进行质量检验，所有产品均符合我司标准。
预计6月10日完成生产，之后将安排发货。
发货前我们将发送产品照片和装箱单供您审核。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“on schedule”表示“按计划”；“quality inspection”是“质检”标准说法。
✅【写作点评】：主动通报进度，体现责任感；提供审核机会，增强客户参与感与信任。
7. 发货通知（Shipping Notification）
Dear Mr. Lee,
We are pleased to inform you that your order has been shipped today via sea freight.
Shipping details:
Container No.: ABCU1234567
Bill of Lading No.: HLC20240612
ETD: June 12, 2024
ETA: July 5, 2024
The tracking link is provided in the attachment. Please check with your forwarder for customs clearance.
Thank you for your business.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
我们很高兴通知您，您的订单已于今日通过海运发出。
发货详情如下：
集装箱号：ABCU1234567
提单号：HLC20240612
预计离港日：2024年6月12日
预计到港日：2024年7月5日
追踪链接见附件。请与您的货运代理联系办理清关手续。
感谢您的合作。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“ETD”=Estimated Time of Departure，“ETA”=Estimated Time of Arrival；“tracking link”便于客户查货。
✅【写作点评】：信息全面，格式清晰，附件提供追踪链接，服务周到。
8. 请求客户确认收货（Request for Delivery Confirmation）
Dear Mr. Lee,
I hope you have received your shipment safely.
Could you please confirm the delivery and let us know if everything is in order? Your feedback is highly valued.
If you have any issues or suggestions, we are here to assist.
We look forward to serving you again in the future.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
希望您已安全收到货物。
请您确认收货，并告知我们一切是否正常？我们非常重视您的反馈。
如有任何问题或建议，我们随时为您提供帮助。
期待未来再次为您服务。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“in order”表示“正常，无问题”；“highly valued”体现对客户意见的尊重。
✅【写作点评】：语气亲切，体现售后服务意识，为长期合作铺路。
9. 请求客户好评或推荐（Request for Review or Referral）
Dear Mr. Lee,
Thank you for your recent order. We hope our products and service met your expectations.
If you are satisfied, we would be grateful if you could share your experience with others or provide a brief review.
Positive feedback helps us grow and serve more customers better.
Thank you once again for your support.
Best regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
感谢您最近的订单。希望我们的产品与服务符合您的期望。
如您满意，恳请您与他人分享您的体验，或留下简短评价。
正面反馈有助于我们成长，并更好地服务更多客户。
再次感谢您的支持。
此致敬礼！
王莉
✅【重点提示】：“met your expectations”是“符合期望”的地道表达；“we would be grateful if...”礼貌请求。
✅【写作点评】：不强求，用“grateful”表达感激，降低客户心理负担，提高响应率。
10. 成交后维护客户关系（Post-Sale Relationship Building）
Dear Mr. Lee,
It has been a pleasure working with you on your recent order.
We are constantly launching new products and improving our services. I will keep you updated on any items that may interest you.
If you have upcoming projects, please feel free to reach out. We’re always here to support you.
Wishing you continued success.
Warm regards,
Lisa Wang
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
很高兴与您顺利完成本次订单合作。
我们不断推出新产品并优化服务。如有适合您的产品，我将及时与您分享。
如您有新项目需求，欢迎随时联系。我们始终为您提供支持。
祝您事业蒸蒸日上。
此致
丽莎·王
✅【重点提示】：“It has been a pleasure”表达合作愉快；“keep you updated”体现主动服务意识。
✅【写作点评】：情感真挚，不急于推销，重在建立长期关系，提升客户忠诚度。