导读：提升外贸沟通效率，从掌握邮件模板开始
在国际贸易中，英语邮件是与客户建立联系、促成合作的重要工具。一封专业、清晰、礼貌的邮件不仅能展现你的职业素养，还能有效提升客户信任度。本文精心整理了外贸人日常工作中最常用的10个高频英文邮件模板，涵盖询盘回复、报价、催款、订单确认等核心场景，每个模板均附带中文翻译、使用点评和重点词汇标注，帮助你快速掌握实用表达，提升沟通效率。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. Thank you for your inquiry regarding our solar panels. We appreciate your interest in our products.
Attached is our latest product catalog and price list for your reference. Should you have any specific requirements or need further technical details, please feel free to let us know.
We look forward to the opportunity to work with you.
Best regards,
Linda Wang
✨中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
您好！感谢您对我们太阳能板产品的询价，我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上我们最新的产品目录和价格表，供您参考。如您有具体需求或需进一步技术资料，请随时告知。
期待与您的合作！
此致敬礼，
王琳
📌点评与重点：
• 开头使用“I hope this email finds you well”是礼貌且常见的开场白。
• “Thank you for your inquiry” 是回应询盘的标准表达。
• “Attached is...” 结构简洁，适合说明附件内容。
• 重点词汇：inquiry（询盘）、catalog（目录）、technical details（技术细节）
2. 发送报价单（Sending a Quotation）
Dear Ms. Johnson,
Thank you for your request. Please find our quotation for 500 units of LED lights as follows:
Product: LED Bulb 10W
Unit Price: USD 2.80 FOB Shanghai
Delivery Time: Within 15 days after order confirmation
Validity: This quotation is valid for 14 days.
If you have any questions or would like to place an order, please don’t hesitate to contact me.
Best regards,
Tom Chen
✨中文翻译：
尊敬的约翰逊女士：
感谢您的询价。以下是500件LED灯的报价：
产品：10W LED灯泡
单价：上海离岸价 2.80美元
交货期：订单确认后15天内
有效期：本报价有效期为14天。
如有疑问或欲下单，请随时联系我。
此致敬礼，
陈涛
📌点评与重点：
• 报价邮件需清晰列出产品、价格、交货期和有效期。
• “FOB Shanghai” 是国际贸易术语，表示离岸价。
• “valid for 14 days” 明确报价时效，避免后续争议。
• 重点词汇：quotation（报价）、FOB（离岸价）、delivery time（交货期）
3. 确认订单（Order Confirmation）
Dear Mr. Brown,
Thank you for your order #12345 placed on June 10. We hereby confirm receipt of your order for 1,000 pieces of Bluetooth speakers.
Production will begin immediately, and we expect to ship the goods by July 5.
A proforma invoice has been attached for your records.
Should there be any changes, please inform us as soon as possible.
Sincerely,
Anna Li
✨中文翻译：
尊敬的布朗先生：
感谢您于6月10日下达的第12345号订单。我们确认已收到您订购的1000件蓝牙音箱。
生产将立即启动，预计于7月5日发货。
随附形式发票，请查收备案。
如有变更，请尽快通知我们。
此致，
李安
📌点评与重点：
• “hereby confirm” 表示正式确认，语气专业。
• 订单编号和日期需明确提及。
• “proforma invoice”（形式发票）常用于预付款或报关。
• 重点词汇：order confirmation（订单确认）、proforma invoice（形式发票）、production（生产）
4. 请求付款（Payment Reminder）
Dear Mr. Lee,
I hope you are doing well. This is a gentle reminder that payment for invoice #67890 (amount: USD 5,200) is due on June 20 and is now overdue.
We kindly request that you settle the payment at your earliest convenience to avoid any delay in future shipments.
Please let us know once the payment has been made so we can update our records.
Thank you for your attention.
Best regards,
David Wu
✨中文翻译：
尊敬的李先生：
您好！谨此提醒，发票号67890（金额：5200美元）应于6月20日付款，现已逾期。
为避免影响后续发货，恳请您尽快安排付款。
付款完成后请告知我们，以便更新账目。
感谢您的关注。
此致敬礼，
吴大为
📌点评与重点：
• 使用“gentle reminder”语气委婉，避免显得咄咄逼人。
• “is now overdue” 客观说明逾期状态。
• “settle the payment” 是“付款”的正式表达。
• 重点词汇：payment reminder（付款提醒）、overdue（逾期）、settle（结清）
5. 催促客户下单（Urging Order Placement）
Dear Ms. Taylor,
I hope you are satisfied with the samples we sent last week. Many of our clients have placed orders after testing them.
Due to high demand, our production schedule is filling up quickly. We recommend placing your order soon to secure your preferred delivery date.
Please let us know your decision by Friday so we can reserve capacity for you.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Sarah Zhang
✨中文翻译：
尊敬的泰勒女士：
希望您对我们上周寄出的样品感到满意。许多客户在试用后已下单。
由于需求旺盛，我们的生产排期正在迅速排满。建议您尽快下单，以确保理想的交货日期。
请在周五前告知决定，以便我们为您预留产能。
期待您的回复。
此致敬礼，
张莎拉
📌点评与重点：
• 利用“高需求”和“排期紧张”制造紧迫感，促进成交。
• “secure your preferred delivery date” 强调客户利益。
• “reserve capacity” 表示预留生产能力，专业表达。
• 重点词汇：high demand（需求旺盛）、secure（确保）、capacity（产能）
6. 通知发货（Shipping Notification）
Dear Mr. Kim,
We are pleased to inform you that your order #12345 has been shipped today via sea freight.
Vessel Name: Ocean Star V.108
ETD: June 25, 2024
ETA: July 15, 2024
The bill of lading and tracking number are attached. Please check with your local agent upon arrival.
Thank you for your business.
Sincerely,
Michael Zhao
✨中文翻译：
尊敬的金先生：
很高兴通知您，您的第12345号订单已于今日通过海运发出。
船名：海洋之星 V.108
启运日：2024年6月25日
预计到港日：2024年7月15日
提单和追踪号码已附上。货物到港后请与当地代理联系。
感谢您的合作。
此致，
赵明凯
📌点评与重点：
• “We are pleased to inform you” 表达积极情绪。
• 明确列出船名、ETD（预计离港）、ETA（预计到港）等关键信息。
• “bill of lading”（提单）是重要运输单据。
• 重点词汇：shipping notification（发货通知）、ETD/ETA（离港/到港时间）、bill of lading（提单）
7. 处理客户投诉（Handling Customer Complaint）
Dear Ms. Garcia,
Thank you for bringing the issue with the damaged goods to our attention. We sincerely apologize for the inconvenience caused.
We have investigated the matter and found that the packaging was compromised during transit. We will improve our packing process to prevent future incidents.
As a solution, we will send a replacement batch at no cost and offer a 10% discount on your next order.
We value your feedback and hope to continue our partnership.
Best regards,
Lily Huang
✨中文翻译：
尊敬的加西亚女士：
感谢您反馈货物破损问题。对此给您带来的不便，我们深表歉意。
经调查，货物在运输途中包装受损。我们将改进包装流程，避免类似情况再次发生。
作为解决方案，我们将免费补发一批货物，并为您提供下一次订单10%的折扣。
我们重视您的反馈，期待继续合作。
此致敬礼，
黄莉
📌点评与重点：
• 首先道歉并表达重视，建立信任。
• 说明调查结果和改进措施，展现责任感。
• 提供补偿方案（replacement + discount）体现诚意。
• 重点词汇：complaint（投诉）、damaged goods（破损货物）、replacement（补发）、discount（折扣）
8. 跟进未回复客户（Follow-up on No Response）
Dear Mr. Patel,
I hope this message finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent on June 1.
We haven’t heard back from you and would like to know if you have any questions or need further assistance.
Our current production slots are limited, and we’d be happy to reserve one for you if you’re ready to proceed.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Jason Liu
✨中文翻译：
尊敬的帕特尔先生：
您好！此邮件是跟进我们6月1日发送的报价。
我们尚未收到您的回复，想了解您是否有疑问或需要进一步协助。
目前我们的生产档期有限，若您准备下单，我们可为您预留名额。
期待您的回复。
此致敬礼，
刘杰森
📌点评与重点：
• 跟进邮件应礼貌且不显催促。
• “follow up on” 是“跟进”的标准表达。
• 提供“预留档期”作为激励，促进客户回应。
• 重点词汇：follow-up（跟进）、production slots（生产档期）、proceed（推进）
9. 感谢客户订单（Thank You for Order）
Dear Ms. White,
Thank you very much for your order #67890. We truly appreciate your trust in our products and services.
Your order is now in production and will be completed on schedule.
We will keep you updated on the progress and shipment details.
Should you need anything, please don’t hesitate to contact us.
Warm regards,
Emily Zhou
✨中文翻译：
尊敬的怀特女士：
非常感谢您下达第67890号订单。我们非常感谢您对我们产品和服务的信任。
您的订单已进入生产阶段，将按时完成。
我们将持续向您更新生产进度和发货详情。
如有需要，请随时联系我们。
此致问候，
周艾米丽
📌点评与重点：
• 表达感谢和信任，增强客户关系。
• “in production” 表示生产中，状态明确。
• “keep you updated” 是常用表达，体现服务意识。
• 重点词汇：appreciate（感谢）、in production（生产中）、update（更新）
10. 请求客户评价（Request for Feedback）
Dear Mr. Carter,
I hope you are satisfied with the recent delivery of your order. We would greatly appreciate it if you could share your feedback on the product quality and service.
Your opinion helps us improve and serve you better in the future.
If you have a moment, please reply to this email with your thoughts.
Thank you in advance for your support.
Best wishes,
Rachel Wang
✨中文翻译：
尊敬的卡特先生：
希望您对最近的订单交付感到满意。如能分享您对产品质量和服务的反馈，我们将不胜感激。
您的意见有助于我们改进，以便未来更好地为您服务。
若您有时间，请回复此邮件告知您的想法。
提前感谢您的支持。
此致问候，
王瑞秋
📌点评与重点：
• 请求反馈时语气要真诚、不强求。
• “greatly appreciate” 表达高度重视。
• 强调反馈对改进服务的价值，提升客户参与感。
• 重点词汇：feedback（反馈）、product quality（产品质量）、improve（改进）