导读：提升外贸沟通效率，从掌握邮件模板开始
在国际贸易中，英文邮件是与客户建立联系、推进合作的核心工具。一封结构清晰、用语得体的邮件不仅能展现专业形象，还能显著提高成交率。本文精选10个外贸人日常高频使用的英文邮件模板，涵盖客户开发、报价、跟进、催款等典型场景，每封邮件均提供准确中文翻译，并附上【点评】与【重点提示】，帮助你快速掌握商务英语写作技巧，轻松应对各种沟通挑战。
1. 初次询盘回复邮件（Reply to Initial Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our LED lighting products. We appreciate your interest and are pleased to provide you with the requested information.
Attached is our latest product catalog and price list. Should you have any specific requirements, please feel free to let us know. We can also provide samples upon request.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
Lucy Chen
✨中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我司LED照明产品的询盘。我们非常感谢您的关注，并很高兴为您提供所需资料。
附件为我司最新产品目录及报价单。若您有具体需求，欢迎随时告知。我们也可根据要求提供样品。
期待您的回复。
此致
敬礼！
陈露
✅【点评】：这是一封标准的询盘回复，语气礼貌、信息完整。
✅【重点提示】：
• "Thank you for your inquiry" 是标准开场白；
• "Attached is..." 简洁说明附件内容；
• "Looking forward to your feedback" 表达期待，促进客户回复。
2. 报价邮件（Quotation Email）
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our quotation for 500 units of stainless steel water bottles (Model No. WB-2024).
Unit Price: USD 8.50 FOB Shanghai
Total Amount: USD 4,250
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
Delivery Time: Within 20 days after order confirmation
This quotation is valid for 15 days. Should you have any questions, please don’t hesitate to contact us.
Best regards,
David Wang
✨中文翻译：
尊敬的约翰逊女士：
根据您的要求，现提供500个不锈钢水杯（型号WB-2024）的报价如下：
单价：8.50美元，上海离岸价
总金额：4,250美元
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
交货时间：订单确认后20天内
报价有效期：15天
如有疑问，欢迎随时联系。
此致
敬礼！
王大卫
✅【点评】：报价邮件需清晰列出关键交易条款，避免后续误解。
✅【重点提示】：
• 使用 "As requested" 显示响应及时；
• 各项条款分行列出，便于阅读；
• 明确报价有效期，增加紧迫感。
3. 样品申请回复邮件（Sample Request Response）
Dear Mr. Brown,
Thank you for your sample request. We are happy to send you one free sample of our eco-friendly shopping bags.
Please provide your full shipping address and courier account number (DHL/FEDEX) so we can arrange shipment promptly.
We hope the sample meets your expectations and look forward to your potential order.
Best regards,
Susan Li
✨中文翻译：
尊敬的布朗先生：
感谢您的样品申请。我们很乐意免费寄送一个环保购物袋样品给您。
请提供完整的收货地址及快递账号（DHL/FEDEX），以便我们尽快安排寄送。
希望样品能满足您的要求，期待您的潜在订单。
此致
敬礼！
李珊
✅【点评】：免费样品是促成合作的重要手段，邮件应体现配合意愿。
✅【重点提示】：
• "free sample" 明确免费，增强吸引力；
• 要求提供快递账号，避免运费纠纷；
• "look forward to your potential order" 委婉引导下单。
4. 订单确认邮件（Order Confirmation）
Dear Ms. Taylor,
We hereby confirm receipt of your purchase order No. PO20240415 for 1,000 pieces of silicone phone cases.
We have scheduled production and will keep you updated on the progress. The estimated shipment date is May 10, 2024.
Please find the Proforma Invoice attached for your payment processing.
Thank you for your business.
Sincerely,
Michael Zhang
✨中文翻译：
尊敬的泰勒女士：
我们已收到您编号为PO20240415的采购订单，订购1000个硅胶手机壳。
生产已安排，我们将持续向您汇报进度。预计发货日期为2024年5月10日。
随附形式发票，请安排付款事宜。
感谢您的合作。
此致
敬礼！
张明
✅【点评】：订单确认邮件是正式合作的开始，需体现专业与可靠性。
✅【重点提示】：
• "We hereby confirm receipt of..." 是正式确认句式；
• 提供预计发货时间，建立客户预期；
• 附上形式发票，推动付款流程。
5. 付款提醒邮件（Payment Reminder）
Dear Mr. Lee,
We noticed that the payment for Invoice No. INV8892 (USD 6,800) is now overdue by 5 days.
Kindly arrange the payment at your earliest convenience to avoid any delay in shipment.
If you have already made the payment, please ignore this email and send us the bank slip for our record.
Thank you for your attention.
Best regards,
Emily Zhou
✨中文翻译：
尊敬的李先生：
我们注意到发票号INV8892（金额6,800美元）的款项已逾期5天。
烦请尽快安排付款，以免影响发货进度。
如您已付款，请忽略此邮件，并将银行水单发送给我们存档。
感谢您的关注。
此致
敬礼！
周敏
✅【点评】：催款邮件需礼貌但明确，避免伤害客户关系。
✅【重点提示】：
• "is now overdue by..." 客观陈述事实；
• "at your earliest convenience" 礼貌催促；
• 提供已付款处理方式，体现专业性。
6. 出货通知邮件（Shipping Notification）
Dear Ms. White,
We are pleased to inform you that your order (PO# WH20240501) has been shipped today via sea freight.
Vessel Name: Ocean Star V.123
ETD: May 12, 2024
ETA: June 3, 2024
Attached are the Bill of Lading, Packing List, and Commercial Invoice for your customs clearance.
Should you need any further assistance, please let us know.
Best regards,
Tom Liu
✨中文翻译：
尊敬的怀特女士：
很高兴通知您，您的订单（PO# WH20240501）已于今日通过海运发出。
船名：Ocean Star V.123
启运港离港时间：2024年5月12日
预计到达时间：2024年6月3日
随附提单、装箱单和商业发票，供您清关使用。
如需进一步协助，请随时告知。
此致
敬礼！
刘涛
✅【点评】：出货通知是客户最关心的节点之一，信息必须准确完整。
✅【重点提示】：
• "We are pleased to inform you" 传递积极情绪；
• 列出关键物流信息，便于客户跟踪；
• 附上清关文件，体现服务周到。
7. 客户跟进邮件（Follow-up Email）
Dear Mr. Clark,
I hope this email finds you well. I’m following up on the quotation we sent last week for solar chargers.
Have you had a chance to review it? We’d be happy to answer any questions or adjust the offer based on your needs.
We currently have special pricing for orders placed before June 30.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Xu
✨中文翻译：
尊敬的克拉克先生：
希望您一切安好。我在此跟进上周发送的太阳能充电器报价单。
您是否已有机会查阅？我们很乐意解答任何疑问，或根据您的需求调整报价。
目前，6月30日前下单可享特别优惠。
期待您的回复。
此致
敬礼！
徐琳
✅【点评】：跟进邮件是促成订单的关键，需温和且有推动力。
✅【重点提示】：
• "I hope this email finds you well" 是经典开场；
• 使用问句引导客户回复；
• 加入限时优惠，制造紧迫感。
8. 产品缺货通知邮件（Out of Stock Notification）
Dear Ms. Green,
Thank you for your order. We regret to inform you that the requested item (Wireless Earbuds Model X1) is currently out of stock.
We expect to restock by June 10, 2024. Would you like to wait for the new shipment, or shall we suggest an alternative model?
We apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Best regards,
Jack Chen
✨中文翻译：
尊敬的格林女士：
感谢您的订单。很抱歉通知您，您订购的产品（无线耳机X1型号）目前缺货。
预计2024年6月10日可补货。您是否愿意等待新货到仓，或需要我们推荐替代型号？
对此造成的不便深表歉意，感谢您的理解。
此致
敬礼！
陈杰
✅【点评】：缺货通知需表达歉意并提供解决方案，维护客户关系。
✅【重点提示】：
• "We regret to inform you" 是正式表达遗憾的句式；
• 提供两种选择，体现灵活性；
• 主动道歉，展现服务态度。
9. 售后服务邮件（After-sales Service Email）
Dear Mr. King,
We hope you are satisfied with the recent delivery of your order.
If you have any questions about the product usage or need technical support, please feel free to contact us.
We also welcome your feedback to help us improve our service.
Thank you for choosing our products.
Best regards,
Grace Wang
✨中文翻译：
尊敬的金先生：
希望您对最近的订单交付感到满意。
如对产品使用有任何疑问或需要技术支持，欢迎随时联系我们。
我们也非常欢迎您的反馈，以帮助我们改进服务。
感谢您选择我们的产品。
此致
敬礼！
王雅
✅【点评】：售后服务邮件有助于建立长期客户关系。
✅【重点提示】：
• "We hope you are satisfied" 表达关怀；
• 主动提供技术支持，增强信任；
• 鼓励反馈，体现重视客户意见。
10. 节日问候邮件（Festival Greeting Email）
Dear Valued Customer,
On the occasion of Christmas, we would like to extend our warmest greetings to you and your team.
Thank you for your continued trust and support throughout the year.
We look forward to strengthening our partnership in the coming year.
Wishing you a joyful holiday season and a prosperous New Year!
Best regards,
The Sales Team
✨中文翻译：
尊敬的客户：
值此圣诞节来临之际，谨向您及您的团队致以最诚挚的问候。
感谢您一年来对我们的信任与支持。
期待在新的一年里进一步深化合作。
祝您节日愉快，新年兴旺！
此致
敬礼！
销售团队
✅【点评】：节日问候是维系客户情感的有效方式，简短而真诚。
✅【重点提示】：
• "On the occasion of..." 是正式节日表达；
• 感谢支持，强化客户价值感；
• 祝福语简洁有力，传递美好祝愿。